新时期高校教学秘书工作初探
【摘要】高校教学秘书有着一般企事业单位秘书工作的共性,也有着自身工作的个性。高校教学秘书作为院系领导的助手,直接参与教学管理工作,在高校教学管理队伍中起着不可或缺的作用。本文通过对高校教学秘书的角色定位、工作任务、工作方法及其在实际工作中遇到的问题和困难进行阐述分析,结合笔者的工作经验,做了几点理性的思考。
【关键词】教学秘书 教学管理 辅助决策 服务意识
1 教学秘书的角色定位和工作职能
“秘书”一词在《辞海》中的意思是:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。该解释明确了“秘书”的工作职责,同时又认定了“秘书”在社会各级机关中所充当的角色和应具备的角色意识。
教学秘书具有区别于一般秘书的特性。作为基层的教学管理人员,一方面,他们要协助院系分管领导管理教学方面的常规事务,有力地保证教学工作的正常运转;另一方面,他们将教师、教研室、实验室的工作情况、教学成果等资料统计汇总、归纳分析向领导汇报,为领导决策提供信息,起到参谋、助手的作用,成为领导总体职能的有机补充。
教学秘书是服务者,为教学、教师、学生服务,为院系领导决策服务。工作的服务性决定了其工作的非主导性,即辅助性。教学秘书在系部年度教学计划的制定,各项教学管理措施的出台等方面当好领导参谋和助手,及时提供教学工作所需的部分资料和设备,办理停、调课手续等为教师的授课和学生的学习提供支持性保障。
教学秘书的工作决定了他们必须具备三重角色:管理者、服务者和沟通者,且这三种角色是有机统一的。作为教学秘书,必须要树立服务意识,因为管理和沟通的最终归属就是服务,而且服务意识体现得更具体、更直接,只有真正树立服务意识才能使工作有的放矢,才能真正体现教学秘书这一职业的特殊魅力和重要性,才会让人觉得秘书工作也是伟大、神圣、受人尊敬的,而不是可有可无的。
2 如何做好教学秘书工作
2.1 思想上重视工作
教学秘书的三重角色及其工作职能充分说明了他们工作的重要性,他们是整个院系常规教学活动正常开展所必不可少的环节,工作稍有疏忽可能直接导致一系列教学事故的发生,这就要求他们时刻保持严谨的作风。因此,作为教学秘书自身而言,必须要从思想上加强认识,明确自己任务的重大和自身岗位的重要性,树立责任意识。
2.2 注重自身能力的培养
教学秘书必须要提升综合能力才能满足其工作复杂性和多样性的需要,才能适应教学管理的新变化,提高工作效率。教学秘书要成为多技能高素质的管理人才,必须具备以下多种综合能力。
首先,教学秘书要具备机操作和应用能力,利用计算机在日常教务管理中对各类教学信息进行自动处理,通过信息交换、资源共享等技术,使各项教学管理工作快速、方便、准确、规范、安全地得到实现。
其次,教学秘书要具备相当强的沟通和协调能力,妥善解决和处理各种关系。如处理好教务处与所在院系之间的关系,处理好院系与教研室、实验室及班级之间的关系,处理好教师与学生之间的关系等。
再次,教学秘书要具备综合分析能力,利用各种信息及时纠正教学过程中执行的偏差,反馈计划实施过程中出现的问题,使有关部门领导对客观变化做出迅速反应,提出应对措施。
最后,教学秘书在履行岗位职责时,还要具备统筹兼顾的能力,明确自己所处的位置。做一个好的教学秘书不仅仅要帮助上级领导处理各种具体的繁琐事务,而且完全可以在自己力所能及的范围内为领导出谋划策,充当领导的智囊。
2.3 提高综合素质
教学秘书基本素质是多方面的,除了素质和道德素质外,还要掌握教育基本理论,如秘书学、教育学、心、高校管理学和人际关系学等。除此之外,亦要熟悉学生管理和教务管理的有关规定,具备与工作相适应的管理才能、写作能力、组织协调能力,具备相应的学历、职称等。
随着高校招生规模不断扩大,教学改革持续深入,教学管理向信息化、化,给教学管理工作带来新的机遇和挑战。当前高校教学秘书岗位存在一些问题,这些问题会直接影响教学秘书的工作,必须加以改进。
3.1 教学秘书的理论水平有待提高
知识结构单一,技术职称偏低。资料显示,绝大多数教学秘书所学专业与从事的工作不相一致,技术职称在中初级,甚至没有技术职称。由于工作责任重,压力大,而待遇相对低,造成部分教学秘书心理失衡,对工作没有热情,不能积极主动地投入到管理事业中去。
3.2 教学秘书的工作程序有待规范
工作程序是按一定顺序和方法工作的规则。规范工作程序是提高工作效率的关键。教学秘书在行政上属于二级院系,在业务上却从属于教务处,很多工作都直接接受教务处安排。为此,教学秘书经常处于办公室事务和教务事务的“两难”境地,职、责、权分离。在组织活动中,职务、责任、权力三者互为条件,且必须相称和平衡。如有责无权,则无法尽其责;如有权无责,就会滥用权力。教学秘书是基层的教学管理人员,有一定的管理权限,事实上,教学秘书通常是有责而无权,职责权无法统一,充当的是“救火队员”这一尴尬的角色,整个工作的重心偏向于“干事”而不是“管理”。
教学秘书岗位存在的这一系列问题已经影响或将要影响教学管理的质量。要解决这些问题,笔者认为,首要的是解决观念问题。要改善高校教学管理队伍建设的现状,必须从根本上转变思想观念,从管理体制和运行机制上加以革新。
3.1.1 改变指导思想
学校要强化激励措施,培养教学秘书爱岗敬业的精神,保证教学管理质量。此外,还应在职称评定、分配制度和教学管理工作等方面予以有效的政策保障。
3.1.2 积极开展教学研究,提升质量内涵
要提高教学秘书的理论水平,就必须结合学校的工作实际,开展教学研究。譬如,可由教务处牵头,组织教学秘书参加相关的教育教学管理方面的专业技术培训,对教学过程中带有共性的问题进行有计划、有目的、有重点地探索和试验,建立教学管理研究立项制度。
3.1.3 提倡深入教学第一线
教学秘书决不能热衷于办公室单纯的“上传下达”,也不能经常隐于众多行政事务工作和会议、文件之中难以自拔。要善于根据轻重缓急有计划有条理的安排工作,抽出时间深入教学第一线,积极开展调查研究。要从办公室走进课堂听课,要定期开展师生座谈会,听取教师和学生对教学工作的意见和建议。教学秘书要善于发现并解决教学工作中出现的问题,做好教与学的协调工作。
随着高等教育的飞速发展、高等学校办学规模的不断扩大,教学秘书工作迎来了前所未有的巨大挑战。广大教学秘书只有首先从提高自身综合素质下手,才能适应日新月异的高校教育教学改革。虽然系级秘书这一职业并未走到高校教改的前沿,但随着改革的不断深化,必将波及到我们的身上,只有早作准备,顺应发展趋势,才能真正成为一名优秀的教学秘书。
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