文秘英语文函写作错误分析与启示
来源：岁月联盟
时间：2010-08-19
[关键词]文秘英语文函写作 错误分析 学生 启示
一、引言
近年来，内部对于懂得化办公手段、精通内部事务的文秘人才的需求日益增加。为了适应这一需求，许多高职院校相继开设了文秘专业。文秘英语文函写作作为该专业的一门核心课程，对于培养学生的应用写作能力起着重大作用。
根据笔者的教学经验，在英语学习中，大部分学生只注重英语听说能力的培养，而忽略了写作训练，结果很多阅读水平好、会话能力强的学生写作时错误频频。另外，很多同学抱怨对于应用写作不知如何下手，久而久之，对写作失去了兴趣。针对这种情况，只有了解学生的问题所在，才能从根本上提高学生的写作水平。
二、学生习作常见错误分析
1.资料的收集
以错误分析法为指导，本研究的资料收集来自广东外语职业学院中文系中秘专业2个年级（2005级、2006级）的学生平时习作共732篇（表1），写作内容为教材《文秘英语文函》（西安大学出版社）中的练习，包含社交信、商务信及日常事务应用文。
2.错误分析
通过批改学生的作文，笔者发现学生所犯错误主要集中在三个方面：语言错误、语篇错误以及专业知识错误。下面就对这些错误进行分析。
（1）语言错误。根据错误的不同特点，可以从形式错误、词汇错误以及语法错误三方面对语言错误进行分析。形式错误包括单词拼写、名词单复数、单词的大小写以及标点符号使用、动词过去式、过去分词、现在分词的拼写等错误。词汇错误是指在选择用词时经常犯的错误，如词性的选择、词组搭配、近义词的区分等。语法错误则是从英语句法角度对错误进行的判定，一切不符合英语语言构成规则的错误都划分到此项中，如句子时态、语态、非谓语动词的使用、特殊句式以及介词、连词运用错误等。根据以上语言错误类型对学生的习作进行统计，统计结果如下表（表2、表3）：
表三显示，学生在写作过程中，最容易犯语法错误，错误比例占51%。在汉语语法中，表达不同时间的动作状态并不需要对动词进行变化。受母语影响，学生在写作时，常常对时态掌握不熟练，运用出错误。从表中可以发现，句子时态方面的错误比较突出，占24%。动词的非谓语形式是英语语法学习的难点，很多学生对于不定式、现在分词和过去分词的区别模棱两可，针对句子的逻辑主语选择非谓语时，经常犯下错误。学生错误较多的是介词错误。在英语中，介词是最活跃的虚词之一，经常用来表示语义关系，而这在汉语中是很难表达出来的。在统计中，笔者发现，对于一些介词的基本用法，很多学生能够掌握。然而，在一些文秘书信的特殊表达法中，学生难以判断。如在表示收到对方来信的短语，表示“另外邮寄”时,采用under separatecover的表达，学生却很难想到用under，三思之后通常会用with。
（注：合计错误数508个）
词汇错误在语言错误中排在第二位，其中以词性选择错误为首（43%），次之是近义词的选择与区分（30%）。在汉语中，很多词在使用时是“兼容”的，即一词含有多个词性，如“增长”一词既可以做动词又可以做名词；而在英语中则要根据不同的语法成分选择相应的词性。另外，在英语中存在很多同义词与近义词，表达同一个意思时，往往可以有两个以上的词汇。如表示“增长”，英语中可以用rise, raise, grow, increase, go up, leap, rocket等。写作时，学生需要根据不同的语境选择合适的词汇。许多学生平时不注意近义词的区分，使用时出现混淆与乱用。如有些学生在习作中写过：“My English is poor and I really want to change it.”的句子。这里动词change另人迷惑。根据场合，improve才能准确表达意思。
单词拼写、大小写、标点等错误在写作中也比较常见。学生粗心大意，不注意语言的准确性，又没有养成检查的好习惯。这类错误是完全可以通过努力来避免的。
（2）语篇错误。与语言错误相比，语篇错误是从宏观角度对错误进行的判断。一篇优秀的文函除了语言上准确无误外，更要讲究篇章布局，要做到格式准确、结构清晰、统一连贯，具有逻辑性。语篇错误暴露的是学生思维习惯的问题。许多教师在批改学生习作时，将语言错误放在首位，语篇错误只是轻描淡写地带过。这是远远不够的。“只从微观上来找原因，指出学生用词不恰当、句型不正确等问题不足以解决他们在表达上的症结。我们有必要从宏观上使学生意识到中西思维的不同及其在语言表达上的差异”。表4是对学生习作中语篇错误的统计结果：
(注：错误数为91个)
从表4中可以看出，由流水句和结构顺序颠倒造成的语篇错误占了?2/3。流水句是指意义上有关联，但形式上又不符合英语表达规则的一连串句子。汉语句子的特点是“意合”，而英语讲究的是“形合”，因此在习作上，流水句频频出现。如：
（1）If you have any question let me know.I regret tell you I can't go to the evening party. Because I will be on business in Beijing.
（2）We write to you in order to know more about your company, please offer your illustrated catalogue and sample to us.
卡普兰(Robert Kaplan)的调查分析表明：人的思维方式是曲线式的，以英语为母语的人思维方式是直线式的。在写作中，这种区别主要体现为英语国家的人开门见山交代主要事件，而中国学生则喜欢进行铺垫，再进行点题。例如，在写道歉信时，学生往往先陈述造成错误的原因，然后进行道歉。这样做冲淡了文函的真正意图，令人费解。而最好的办法应该是首先对于给对方造成的不便或损失表示道歉，再具体阐述原因，以对方利益为出发点。 此外，在刚刚接触文秘文函时，学生对于信函的格式和语言风格把握不好，经常犯下格式错误，使用口语化的语言，经过一个阶段的训练，此类错误大大减少。
（3）专业知识错误。文秘英语文函写作与秘书实务课程密切相关。秘书实务讲授办公室工作文秘工作的操作流程、规范礼仪等；文秘文函是这些环节的书面表达。由于学生在学习此门课程前，并无先修其它相关课程，笔者发现，在教学过程中，对于相对复杂的文函，学生常常因缺乏实务知识而感到吃力，写作过程中出错较多。
会议记录是文秘人员必需掌握的一种文函。需要秘书对会议期间记录下的情况，进行整理加工，具有篇幅较长，格式特殊，语言专业，语体正式的特点。由于缺少实践经验，学生在处理文字材料时经常出现错误。现以ABC有限公司的年会会议记录为例来分析学生的错误：
（1）姓名、头衔使用错误。在会议记录中，当第一次提及某人时，其姓名和头衔应一并使用，如Mr. Manny Gomes from Sales Audit.根据以往的写作经验，称谓直接采用Mr.或Mrs.加上姓的方式，很多学生便写出了Mr. Gomes的称呼，忽略了名字与头衔。
（2）直接引语变间接引语错误。会议记录的一个要求是将直接引语变为间接引语。在教学中，笔者告诉学生，间接引语应客观、清楚、简明、完整。给出下面的句子进行练习，要求学生将直接引语转化成记录语言。
a .“Good afternoon. I am Mr. Z, one of the auditors of the company. I am going to talk about our company’s Accounts and Balance Sheet. As we know…”
b.Mr. X says, “Why not join me in giving our thanks to Mr. Y!”
c.The secretary says,“Morning everyone. First, I am going to read the notice dated 20 May.”
在转换过程中,大多数学生直接将引号去掉，人称由第一人称变为第三人称。变换结果如下：
例1.Mr. Z, one of the auditors of the company is going to talk about our company’s Accounts and Balance Sheet.
例2.Mr. X asked the others to join him in giving their thanks to Mr. Y.
例3.The secretary greeted everyone and was going to read the notice dated 20 May.
例1中，学生没有注意使用过去式。例2与例3中，口语化语言现象严重，不符合会议记录正式的语言要求。 这样的会议记录让人读起来，觉得不够准确与客观。
（3）专业词汇使用错误。会议记录涉及很多专业词汇，如提议的提出，要用made a motion that…；由…附说,要用seconded by…；会议召开用convene或call to order；休会用adjourn等等。学生经常忽略这些词汇的使用，而往往采用一些普通词汇，如：suggest, support, disagree, begin, end等。显得不够专业。
三、错误原因分析
学生在文秘文函写作中犯错的原因很多，归纳起来主要有两个方面。
1.母语干扰
英国语言学家艾得斯认为母语干扰是导致第二门语言学习者出现大多数错误的原因。母语干扰主要表现为负向迁移，即学习者在母语语境中所学知识对另一种语言的学习产生干扰。英语与汉语属于两种完全不同的语系，有着不同的文化背景、表达方式、语言结构，等等。许多学生在用英语进行表达时，受汉语的影响，写出很多“中国式英语”。
（1）“中国式”英语表达法。“中国式”表达法体现在形态、词汇、语法错误等方面。这种来自汉语的干扰主要有两种情况：
第一种干扰是学生在“被逼无奈”的情况下，根据汉语拼凑出来的英语。根据丰国欣（2001）的研究，他认为在跨文化的英语写作中，母语为汉语的中国学习者在写作的过程中总是会利用汉语为中介来进行“心译”活动。在教学过程中，笔者发现，学生的“心理”词汇出现空白时，他们通常会采取两种方式：一是求助于随身携带的字典，当面对众多近义词汇，学生不知该如何区分，便盲目选择，导致错误。二是借助汉语，将句子按单词拼凑而成，忽略了英语句法。
第二种干扰是由于母语习惯而不自觉地产生的干扰。笔者曾经针对学生的语言错误做过一个实验。当把语法变成选择题时，80%学生都能做出正确的选择，在写作中却会出现错误。这表明，学生了解英语规则，但在写作这样一个复杂的过程中，往往注意其他而不能兼顾表达，受汉语影响，产生错误。
（2）“中国式”篇章结构。受汉语思维方式的影响，中国学生写出的作文通常采取归纳式，即先交代具体细节，然后一步步导向结论。而英语的写作习惯恰恰相反，往往先讲结论（即重点），再阐述具体细节。反映到文秘文函写作中，中国学生的篇章结构总是与标准相反或者不一致。这类文函经常令使用英语的人费解。
2.专业知识积累不够，实践经验不足
与普通应用文不同，文秘文函写作具有专业性。它要求学生对于文秘甚至商务的实务知识有一定的掌握。然而，在教学中，笔者发现，学生对于该领域的知识盲点很多，实践经验明显不足，导致很多知识性的错误。习作体现不出专业性，不能很好地服务于文秘文函的功能。
四、教学启示
根据以上错误分析，教师在教学过程中，需要根据学生的特点，遵循教学，采取合理的教学策略与方法，最大程度上帮助学生减少错误，提高文秘写作能力。为此，我们应该不断探索切实可行的新方法、新思路，促进高职高专学生特别是文秘写作质量的提高。
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