关于我国企业内控制度的若干思考
摘要:目前,我国的内部控制还只局限于控制或财务报告内部控制范围,我们应走出只关注会计控制､会计系统或与财务报告相关的内部控制的误区｡基于我们目前在内部控制的理论与实践中存在的诸多问题,建议加强如下工作:提升基于风险的内部控制理论体系;确立基于我国国情的一般性内部控制框架;设计基于业务循环的一般性内部控制模式;完成强制性建立､评价､报告内部控制的立法｡
关键词:企业;内部控制;要素
一、内部控制的必要性
长期以来,尤其是安然公司等一系列企业丑闻和失败事件爆发后,关于内部控制的研究和立法深受国际社会的重视和关注,我国也不例外,财政部､国资委､证监会等部门先后通过的法规或制度规范都要求企业建立健全内部控制制度｡可以说,企业内部控制的缺失或失效是导致企业经营失败,会计信息失真及不守法经营的主要原因,企业的领导要想把企业搞好,如果不能建立健全完善的内控系统,不能充分利用企业有效的内控机制,那就很可能一两个员工出事,而导致“辛辛苦苦好几年,一夜回到解放前”的局面｡因此,在企业建立健全的内控制度非常关键｡首先,建立健全有效的内部控制制度,不断提高企业营运活动的盈利能力和管理效率｡其次,具备了健全有效的内控制度,能保证信息报告为单位管理层提供适合其既定目的的准确而完整的信息,支持管理层的决策和对营运活动的监控,也能保证企业对外披露信息报告的真实完整,有利于提升企业的诚信度和公信力,维护单位良好的声誉和形象｡再次,良好的内部控制,可为保护单位资产的安全完整提供扎实的制度保障｡最后,内部控制的终极目标,是实现企业的战略,能够不断提升单位的可持续发展能力和创造长久价值的能力｡
在市场条件下,许多公司､企业不仅在完成了他们的原始积累,使自己初具规模,同时,也建立了初步的内部控制制度来防止单位的资金被贪污挪用,保护资产的安全完整｡比如,为防止用车太乱,就定了一个车费报销制度;为防止手机费无法控制,就定一个话费定额报销制度;为控制办公费用支出,就定一个财务负责人一支笔签批制度等｡这些制度和流程克服了过去已经发生的问题却未能对从未碰到过的问题防患于未然,而这恰恰可能使公司利益遭遇灾难性事件｡如刚曝光不久的江苏仪征化纤有限公司财务科的钟某,在从1999年开始的六年内,利用职务之便,贪污公司巨款5 000万元,查获归案时,其中的4 000万元早已损失殆尽,一个亏损企业,面对如此重创,更是雪上加霜｡在市场竞争激烈的今天,企业的平均利润率只有5%左右,舞弊者每贪污公司5元钱,公司就需要加工销售100元,试想一下,几千万元资金,公司全体员工要努力工作多少天､多少年才能挽回这样的损失｡当前,许多公司都把主要精力放在资本运作,放在税收筹划上,这些诚然对于公司提高经济效益,实现公司价值最大化非常关键,可是,如果没有良好的内部控制制度来保护公司的资金安全与资产完整,公司的经济利益又怎能有充分的保障呢?因此,我认为对现阶段的财务主管来说,最重要的职能,不是理财,不是资本运作,更不是税务筹划,最重要的职能应该是内部控制｡
二、内部控制的五要素
内部控制主要包括控制环境､风险评估､控制活动､信息传递和监控五要素,我们可以从这五要素入手,对症下药,提高企业的控制水平｡
1.控制环境｡控制环境规定单位的纪律与架构,影响经营管理目标的制定｡塑造单位的文化氛围并影响员工的控制意识,是其他内部控制组成要素的基础,控制环境就是讲单位中从高层领导到员工对于控制有没有充分的认识,有没有理念,单位中有没有氛围｡如果高层管理者没有控制意识,自己品行不端,认人唯亲,偷税漏税,那么上梁不正下梁歪,公司必然成为舞弊者的乐园｡
2.风险评估｡是指分析和辨认实现有关目标可能发生的负面风险,以便确定如何对他们进行管理的依据｡风险与被影响的目标,如资产目标､营运目标､战略目标等相关联｡首先,要了解企业有哪些风险,确定几个关键控制点,如财务､基建､采购､销售等｡其次,企业的资产被挪用,是企业的最大风险,因此,要设专人经常进行盘点与函证,防止企业的资金被挪用,资产被侵占｡最后,要防止负债被低估,如有关人员向银行借款却没有入账,对于这样的风险,企业只需定期与银行对账,就能防范｡
3.信息与沟通｡企业的总经理等高层管理人员不可能参与所有重大活动,他们经常要靠信息传递来了解情况,作出正确的决策,而信息不对称则容易产生舞弊,所以,应消除信息传递中的信息不对称问题｡
4.控制活动｡常见的控制活动有授权批准,职责分离,预算控制,会计系统控制,信息系统控制｡企业应尽量避免一支笔,企业到了一定规模,一个人的能力和精力是有限的,由一个人管理最后的结果很可能是什么都管理不好｡
5.监督｡必须对公司内部控制实施的过程和结果施以恰当的监督,并在必要时加以修正｡一个公司要有一个监督部门,层次越高越好｡监督内控的权力不应在总经理手上,这样会使监督失去效力,该职权一般应属于董事会的内部审计部门｡
三、内部控制的方法
内部控制的方法很多,主要包括不相容职务相互分离控制,授权批准控制,会计系统控制,预算控制,财产保全控制,风险防范控制,内部报告控制及信息技术控制等八种,此外,常用的控制方法还有内部审计控制,组织规划控制,人员素质控制等｡
2.授权批准控制,是指单位在办理各项业务时,必须经过规定程序的授权批准｡授权批准形式通常有一般授权和特别授权之分｡比如在采购活动中,经办人应该在职责范围内,按照审批人的批准意见办理采购与付款业务,对于重要和技术性较强的采购业务,应当组织专家进行可行性论证,并实行集体决策和审批,防止因决策失误而造成严重损失｡单位应当按照请购､审批､采购､验收､付款等规定的程序办理采购业务,并在采购各环节设置相关记录,填制相应凭证,建立完整的采购登记制度,加强各程序相关文件和凭证的相互核对工作｡
3.会计系统控制,主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录､归集､整理､报送等而进行的控制｡通过这种控制,对内能向管理层提供经营管理的诸多信息,对外可以向投资者､债权人提供用于投资等决策的信息｡
4.预算控制,是指单位通过预算的编制和检查预算的执行情况｡可以比较分析各单位未完成预算的原因,并对未完成预算的不良后果采取改进措施,确保各项预算指标严格执行｡
四、内部控制的制定与有效实施
能否充分利用各种有效的内控方法形成一整套行之有效的内部控制制度,能否把科学有效的内部控制制度充分地､准确地付诸实施,关键取决于中从管理层到普通员工对这件事的认识和态度,一句话,关键取决于人｡在一个公司中,董事会直接影响内部环境这一控制基础,对建立健全和有效执行内部控制制度起着决定性作用｡以总经理为首的管理层在内部控制中承担着重要责任｡此外,财务负责人,内部审计人员都在内控活动中担当着重要角色｡
过去很多企业的老总在录用关键岗位的人员时,如财务总监､销售总监､采购总监等,都是自己的亲戚､朋友,所谓“打虎亲兄弟,上阵父子兵”｡但随着企业规模的扩大,业务量的增多,“家庭式”管理的弊端就显现出来｡
随着企业规模的扩大,确实需要社会招聘来广纳贤才,这样可以让更多的有才学之人为企业所用,帮助企业做好经营管理,但我们有很多企业的招聘程序很简单:报纸登一个广告,应聘者投档应聘,人力资源部先笔试后面试,然后试用,最后转正｡这个程序中少了一个环节,就是关键岗位的录用一定要有背景调查,如果不做适当的背景调查,招聘的人可能就有很多隐患,可能会给企业带来潜在危机｡《刘老根》中刘老根充分认识到摆脱家庭式管理,招纳贤才辅助自己的重要,可是他忽视了一点,没有对自己招募的总经理作充分的背景调查和了解,以至被假冒大学生的骗子骗走巨款,使山庄蒙受巨额损失｡
当然,内部控制不是唯一控制手段,有时激励也是一种控制,适当采用员工激励也很重要｡在我国许多创业型企业,管理人员从创业之初到现在,一直是管理者,这不利于提高管理人员的积极性｡在国外,如微软在创业之初创业者就是股东,待企业做大后,再请人管理,这样,企业的价值与管理者的利益密切关联,能激发管理者的才智和积极性｡
