公共图书馆工具类文献利用状况分析
[关键词]工具书 检索 用户分析
[论文摘要]工具类文献如同打开知识宝库的钥匙。通过对浙江图书馆工具书、文献检索阅览室文献分布、利用状况和存在问题的分析,提出个人看法,以提高文献利用率。
随着全球信息化的和信息产业的兴起,图书馆作为从事文献信息收集、整理、储存的专门机构,处于文献信息服务的前沿,理应成为信息服务的主体。如何在浩如烟海的文献中,准确、快捷、有针对性地捕捉信息,全方位地满足用户需求,利用检索工具是一种简洁、高效的重要手段。为此,我们对浙江图书馆工具书、文献检索阅览室的文献利用现状进行了分析,以便充分发挥该阅览室所藏文献的特色,更好地服务于地方建设。
1现状分析
1.1工具书、文献检索阅览室概况
1998年浙江图书馆新馆落成并对外开放,文献检索室在原有基础上进行了扩建,新设了拥有750平方米空间,能容纳近5万册文献的工具书、文献检索阅览室。扩大了藏书容量,调整了藏书结构,使多年来分散在各库室的工具书集于一室,实行全面开架阅览,融藏用为一体,极大地方便了读者的全方位浏览,增强了读者的阅读兴趣,满足了读者广泛而多样的需求。
1.2文献分布状况
工具书、文献检索阅览室收藏文献的类型包括字典、词典、类书、政书、百科全书、年鉴、手册、各种名录、指南、大全、汇编、标准、专利公报、文摘、目录、索引、图谱等,可谓门类齐全。而文种则是中外文并举。藏书量约3万余册。现陈列的中外文工具书涵盖《中图法》中的22个大类,15000多册;检索期刊183种,约14000多册。
1.3文献利用现状
表1是抽取该阅览室一个月中读者复印资料的统计,读者对该阅览室文献的利用概况,通过此表可见一斑。其中,年鉴的利用率最高,占27%;接下来依次为标准占18%;专利公报占16%;辞典占14%;CA占8%;手册占6%。
2存在的问题
2.1文献配置不够合理
①部分文献比较陈旧。工具书、文献检索阅览室收藏的部分工具书版本较陈旧,已无法满足读者日益求新的意愿,利用率低下,有的甚至无人问津,既占空间又浪费人力物力。
②文献分布失衡。字典、词典、辞典类工具书中,专业性强的少,综合性的多。一些英汉字典、辞典相对而言,有多而无用之感,而其他专业性英汉词典,如医学、生物、贸易、机等类却较少。此外,其他小语种的外文词典相对于大语种的外文词典而言显得较少,如韩文词典。又如芬兰、波兰语没有入藏,却常有读者需求。
③文献查阅不便。信息随着网络技术的应用和普及而发展迅猛,网上电子文献内容更加丰富多样,检索更加快捷方便。为此,我馆单独开设了一个电子阅览室,集中存放各种电子文献和网上查阅,但部分读者仍感到跑来跑去甚为不便,经常会有读者询问:能否在工具书、文献检索阅览室的电脑上直接调阅,是否有光盘版的数据库。
④藏书不配套。藏书配套,即指、系统、合理地组织相关书籍。年鉴汇辑一年内重要信息和统计资料,反映各学科领域内的年度进展情况和学术新成就,其较高的使用价值日渐凸显。阅览室收录的年鉴往往品种不全,缺乏连续性,读者不能及时、系统、全面地获取所需信息,使其重要的、统计意义,较强的实用性和连续的价值大打折扣。如:《经济统计年鉴》,我馆从1988年入藏至2002年,其中1996、1997、1999、2000年度缺藏,使读者无法获得系统、全面、可靠的数据,给读者带来诸多不便。藏书不配套还表现为:多卷册不配套,其中缺卷或册;时间不配套,在检索时间段上不衔接,出现遗漏现象等;目录和全文不配套,如许多读者在查阅专利公报后,都想找专利全文,而阅览室却没有相应的资料。
2.2工具书划分界限不够明确
一些明显属于工具类的文献,理应纳入工具书、文献检索阅览室收藏范围,由于划分界限的不确定性,却划归在各阅览室,造成工具类文献的相对分散,易形成缺藏的假象,不便查找,影响利用。如:《中国古代书画图目》,入藏于中外图像阅览室。部分《国家标准》及其修订本,散藏于各类书库。浙江、杭州的统计年鉴,入藏于地方文献部,工具书、文献检索阅览室仅入藏零星的几本,读者查找极其不便。
2.3工具类文献总体利用率不高
工具类文献总体利用率可通过读者流量统计加以分析(见表2)。
由表2可以看出,本阅览室年读者流量仅占全馆读者总流量的1%。
3改进的思考
3.1建立颇具个性化的工具类文献体系
随着科学技术的迅猛发展,知识信息量剧增,工具类文献层出不穷,任何一所图书馆都不能也无必要搜罗无遗。应根据本馆的性质、任务、服务对象,文献的质量和系统原则,有计划、有目的、有侧重地补充新的文献,形成鲜明的本馆特色。
3.1.1注重工具类的合理配套。配套意味着齐全、完整和有机组合,能有效地提高文献资料的检索效率。要不断地剔旧补新,及时补充一些新兴学科的工具类文献,以填补空白;及时补充新版的工具类文献,以使之完善;及时补充读者迫切需要的高质量工具类文献,以满足读者日益增长的需求。完善年鉴、标准、CA、专利公报的同时,适当减少一些诸如英汉、汉英辞典之类的采购,转而增加一些专业辞典,如生物、化工、人物辞典等。大型的工具书,讲究权威性、实用性、资料性。本着求新、求精、求专、求博的原则,精选价值高、用途广的必备工具书,如《大百科全书》之类。各类百科全书,随着、社会的不断,需要充实新的内容,一年一本的百科年鉴是补充百科全书内容的最佳途径,与之相匹配,显得尤其重要,不可轻而视之。就犹如《中国百科年鉴》对于《中国大百科全书》,《中国标准化年鉴》之于《中国国家标准汇编》,两者相辅相成,相得益彰,缺一不可。连续性出版的工具类文献,要保持其完整性。尤其是一些实用性的、综合性的年鉴,检索类的目录、文摘、索引,应系统地配套,连续采购,不缺漏。3.1.2增强工具类文献的入藏。电子文献具有信息储存量大、体积小、检索快、保存时间长;图文声像并茂、交互性强;出版周期短、不受印数束缚、修订再版容易、信息更新快、获取快;可通过高速传播;成本低廉等优越性。充分利用网上电子文献资源,为读者提供多种检索途径、检索方法和多个检索点,实现资源互补。在不断丰富馆藏电子文献的同时,有选择性、针对性地入藏一些工具类电子文献、专题性光盘数据库、检索数据库,既是对印刷型工具类文献的补充和发展,又能迎合读者日益多样化、专业化的需求,还在很大程度上解决了手工检索耗时费力的困难,可谓一举多得。
3.2加大文献的宣传力度
文献的价值是通过使用得以实现的。工具类文献能否被充分利用,将其价值发挥尽致,除其本身价值外,更主要的取决于能否被人们发现和认知。利用一切可以利用的形式进行宣传,以扩大工具类文献的影响,是一种行之有效的方法。
3.2.1加强宣传。编印新书介绍,将新入藏的或不为人知的工具类文献及时地推荐给读者。设立新书架,专门推荐,沟通读者与文献之间的联系,使馆藏工具类文献被读者早发现、早利用。
3.2.2加强辅导。开设工具类文献使用系列讲座,可以按一种类型、一个专题为单位进行讲解,教会读者如何利用工具类文献及工具类文献的使用方法。向读者传授工具类文献的性能,讲授文献检索知识,使其全面掌握检索途径,增强检索能力。鼓励读者通过工具类文献查找所需信息,从实践中体会工具类文献的益处。
3.2.3编制二三次文献。根据服务对象、重点课题、科研项目等,有的放矢地编制一些诸如“专题文献索引”之类的二三次文献,以改进工作,方便利用,深化服务,力争在较短的时间内,获得较多的有效信息。建立咨询档案,对带有性的专题或相关学科门类进行分析,编制一些如“专题目录”之类的二三次文献。坚持在服务中宣传,在宣传中服务,让工具类文献最大限度地被利用。
3.3重视管理人员的培养
文献是服务的物质基础,人是服务的主体,资源结构配置合理与否会影响服务质量,而人员素质的优劣、能力的高低同样会直接影响工作质量。图书馆犹如一座知识宝库,工具类文献如同打开宝库的钥匙,管理人员就是凭借手中钥匙,帮助读者对号开锁之人。管理人员的培养不容忽视。
3.3.1更新观念,强化服务意识。管理人员要有信息观念,必须改变传统的工作思路,树立强烈的信息意识。图书馆应调整传统的服务岗位,增加信息服务岗位,如增设咨询员、知识导航员等,将具有学科专长及文献目录学知识,又具备全心全意为读者服务的满腔热情,并能熟练掌握一定程度的外语和文献检索方法,机操作运用自如,善于思索、善于发掘的优秀人才,充实到参考咨询的一线服务岗位。突破历来被动地等客上门、守摊式的陈旧服务模式,建立立体的、多层次的服务体系,深化服务,变低层次服务为高层次服务,变低质服务为优质服务,变被动服务为主动服务,树立以读者为中心的服务理念。
3.3.2注重学习,增强综合能力。工具书、文献检索阅览室的工作人员具有双重身分,他们既是管理员,担负着对室内文献的管理工作,同时又是参考咨询员,承担着文献检索、阅读辅导、参考咨询的任务。相对而言,对工作人员的综合素质提出了更高的要求。
科学技术日新月异,知识更新频率越来越快,图书馆要重视人才的培养,譬如有组织、有目的地开设专业培训,也可以采取请进来或派出去学习的多种方法,鼓励自学成才,以提高工作人员的综合素质。当然,工具书、文献检索阅览室的工作人员自身也要注重学习,可利用工作之便向专家学习,向读者学习,努力熟悉各种类型的工具书,熟练地掌握和运用各种检索手段,注意平时工作经验的积累,使自己具有娴熟的业务知识和技能。只有对馆藏文献了如指掌,工作起来方能得心应手,才能提高文献的利用率,更好地满足读者的多元化知识信息需求。
