谈专科医院等级评审中的档案工作

　　摘要：国家卫生部在制定《分级管理办法》中，规定将档案管理晋级达标作为医院等级评审申报的必要条件，因而确立了档案工作在医院管理中的地位和作用。本文围绕创建浙江省三级甲等精神病专科医院的过程中，如何发挥档案工作的作用，谈一点体会，仅供。
　　2006年底，湖州市第三人民医院经浙江省卫生厅专家评定，成为浙江省三级甲等精神病专科医院。此次是浙江省卫生厅依据《浙江省医疗机构等级评审管理办法》的有关规定，首次对精神病专科医院进行等级评审。该院在创建“三甲”整个过程，着力加强软件建设与硬件建设。从创建资料的准备工作中，可以看出档案工作在专科医院等级评审中的作用。作者认为，有了充分的资料准备及档案工作规范化、标准化的管理，是有利于为等级医院评审打下坚实的基础。
　　1确立档案工作在医院管理中的地位和作用
　　医院档案是集于医疗、教学、科研等各项工作活动中形成的各种载体和门类齐全的档案。它反映了医院整个的全过程，它是医院的宝贵财富。众所周知，在以医疗为中心的医院管理中，“重业务，轻档案”的思想长期存在，认为档案工作可有可无，档案意识淡薄，乃是社会上普遍存在的现象，也是影响医院提高档案管理利用水平的关键问题。针对这一情况，医院历来通过学习、宣传等多种方式和多种渠道，广泛宣传党和国家有关档案工作的、法规和制度，强化全院职工的档案意识，改变全院干部、职工的思想观念。尤其是在力争创建“三甲”过程中，发挥医院档案工作的作用。具体做法：一是领导高度重视档案管理工作，认识到档案工作是等级医院评审标准管理的基础之一，是医疗业务建设重要的信息资源。医院领导把档案管理工作提到重要议事Et程，由院领导分管负责，并纳入科主任年度考核目标责任书中。二是要求档案管理人员充分认识岗位工作的重要性，增强使命感与责任感。在完善档案人员配备上，要求大专以上学历达到100％。进一步明确档案人员在创建工作中具有全程负责资料的收集、整理、分类、编目、保管、利用及档案指导工作，兼职档案员协助建档工作。三是提高医院职工的档案意识和法制观念。院长逢会必讲，档案工作在医院管理中的重要性。历来强调先进的医疗技术水严往往与的管理制度是密不可分的。每年，医院将一些滞后的管理制度内容进行不断地修订与充实，经办公室主任把关，综合档案室负责将新汇编的《医院管理制度》发放到每位员工手中，让他们提建议、出点子，参与医院管理，使他们能认识到档案的潜在价值，及其所带来的社会效益和效益。在院领导的重视下，档案业务建设和经费投入给予支持，确立了档案在医院管理中的地位和作用。
　　2做好档案工作是等级医院评审成功与否的重要依据
　　等级医院评审是依据《医疗机构管理条例》、《浙江省医疗机构等级评审管理办法》的有关规定，由省卫生厅组织专家评审，并提请省医疗机构评审委员会审议通过的。自2005年以来，医院领导以“三甲”医院的评审标准为目标。一方面着力于注重科学管理、不断提高医疗服务质量和服务水平上，发动全院职工进行充分准备和求真务实。另一方面始终把做好档案服务工作作为永恒的追求，不断地付诸实践。医院领导特别强调档案工作人员必须要有充分的思想准备，在其位谋其职，在管理上，应拓宽工作思路，创新服务工作机制，切实为配合等级医院评审发挥档案工作的实际效能。
　　2．1理清思路、突出重点为了确保等级医院评审工作的顺利展开，医院成立了争级甲等医院工作领导小组，领导小组成员由院长、党委书记、各职能部门负责人组成。领导小组分设行政、临床、医技、综合、资料等五个工作小组。档案人员编入资料小组，参与负责资料的收集、整理、分类、编目、保管、利用及档案的指导工作。依据等级医院评审标准内容分析，资料准备是一套比较全面、系统、标准、规范的整理方法，资料来源是否准确、完整、真实可靠，实际上是对医院档案工作的鉴定。作者认为，医院档案管理好坏是一个单位管理水平和文明程度的具体体现。有了正确的思想指导，为配合等级医院评审工作要求，档案部门调整工作重心，做好资料的准备工作。
　　2．2资料的收集针对《浙江省精神病专科评审标准》，在一、二类指标取得评审通过的基础上再进行三类指标的评审，因此资料准备要求做精做细。一是将近两年来医疗执业许可证、院务会会议记录、中层干部例会记录及总值班记录、各类组织活动记录、业务报表、科室设置、职工名单、人员配置、行风建设等相关资料，利用室藏档案资料，逐一进行复印加盖公章后，交由资料小组整理装盒。二是有些参与政府部门和上级业务主管部门的指令性工作任务，需出具的证明材料，及时向有关职能部门提取证明。把资料收集工作的个体优势化作资源整合后的综合优势，促进了收集工作的齐全完善，医院档案管理有效服务于等级评审工作。
　　2．3资料的整理资料整理工作取及于资料收集工作，是将汇集的资料按评审要求进行规范化、标准化的整理，才能确保等级医院评审是否顺利通过的关键所在。一是从准备文件材料形成开始，就按照档案管理要求去做，确保档案质量、门类和内容齐全完整。二是为了有效地提高案卷质量，我们对资料用纸作了统一要求，一律使用标准型A4纸，盒面及盒脊背同样提出统一的字体要求。三是卷内材料根据盒面所注内容进行依次排列，要求分类、组卷合理、标题简明、整齐美观，从而保证了档案材料的完整性和系统性。在检查中，资料的准备得到了评审领导和专家的一致好评。
　　3以创建为契机，促进档案工作
　　对于已建院55周年的湖州市第三人民医院来说，取得“三甲”这样的辉煌业绩所付出的努力是可想而知的，成功绝非偶然。一直以来，医院注重不断提升医院管理水平、医疗技术、服务质量等等，吸引了湖州本地、周边地区乃至外省的患者前来就诊，门诊和住院人次逐年增长，取得了社会效益和效益的双赢。这次评审为我们提供了学习的契机。在检查中，评审领导和专家为我们提出了许多宝贵的意见。对此，我们要认真地加于分析和改进，把完善医院管理落到实处，使等级医院评审工作成为推动医院工作进步的契机。作为医院档案工作者，更应把创建“三甲”成果作为自己今后工作新的起点，新的动力，要把档案工作成为加快医院管理、加快改革步伐、加快提高人员素质、提升预测服务与咨询服务能力的动力，加强机在档案管理工作中的应用能力，脚踏实地地为逐步实现医院档案管理化而努力。