“五常法”在护理部档案管理中的应用

                           作者：徐媛媛 赵生秀 李月美 杨凤英 

【摘要】目的 探讨五常法在护理部档案管理中应用效果。方法 将五常法应用于护理部档案管理中,按照五常法原理,对护理部人、物、环境进行规范性改进,从形式化、行事化向习惯化推进。并建立五常法审核表,定期对现场检查评估,持续不断改进。结果 通过对五常法实施前后的对比，工作效率、质量及人员满意度明显提高。 结论 通过五常法的实施既可以提高了工作效率、提高护理部档案管理质量,又可以改善思考过程，对维护部门环境品质,提升管理形象起着重要的作用。
【关键词】五常法   护理档案   管理 
        “五常法”是常组织、常整顿、常清洁、常规范、常自律，它起源于日本，是现代管理的重要新理论、新方法，主要用于改善环境，提高工作效率，是实现全面品质环境的关键[1]。护理部是医院护理管理中心，在长期的护理管理中存放了大量的文件资料及技术档案，这些档案在一定程度上反映了护理部护理管理的整体水平，在护理管理发展日新月异的今天，护理部档案管理的要求更要精、细、齐、准，采用先进的管理方法势在必行。我院护理部自2008年6月将“五常法”应用于档案管理中，节省时间、提高工作效率，充分发挥档案作用，取得了良好的效果。并且实现了全面办公品质环境，改善了工作环境，提升了办公形象，取得了满意的效果，现介绍如下：
        1 一般情况  
        我院为三级甲等医院,共有在职护士827名，除人员的基本信息实行计算机管理外，需要建立的档案还有：护理行政档案、护理业务工作档案、护理业务技术档案等。其中包括医院各种规章制度、人力资源管理、下发的文件、各种会议记录、奖罚工作、计划总结、质检资料、护研档案、成绩档案等几十种。各种档案保管期为2年～永久不等。
        2  实施方法
        根据我院护理档案实际情况制定五常法管理计划。
        2.1 常组织：首先是分类管理，对现有的护理档案总体进行综合分析，判断文件、资料的重要性，存档与不存档的信息，将相同的文件归类，再将文件档案分类、分柜，然后依数字顺序标示并排列的方式，保证每一类文件有一个名字，每一类文件有一个有效地点，并为使档案容易辨认，使文件易于取放。如:将护理部组织、人力资源、教学科研、护理质量、等护理行政、业务、业务技术档案实行统一管理、统一标准、统一分类、统一编号,建立严格的分类放置目录。其次是决定如何处理不重要或使用频次少的资料。我们采用抛弃不需要保存的文件，保留需要保存的文件，如：使用频次高的或重要的文件复制或拷贝一份放在离工作人员较近的地方；使用频次低的放在较远的区域；每日使用的文件或物品随时携带。再次，牢记“单一就是最好的原则”[2]。有一套工具、一页表格、一个文件存放处。
        2.2 常整顿：我院护理部采用先并不定期抽查归档的档案文件或音像档案,发现有纸张破损、卷皮、图像不清的档案及时修补、复印、重新刻录、更换卷皮、重新装钉。同时查看档案柜里没有不必要的物品，每天的文件处理须当天完成。
        2.3 常清洁：定期对档案盒、档案柜进行清洁工作，做好防尘、防虫工作;定期对周围环境进行清洁,将档案文件使用的工具如:订书机、剪刀、铁夹子、胶水等放在固定的地点供大家方便使用;坚持每日清洁桌面,每周清洁文件柜,每月大扫除一次，清除卫生死角。
        2.4常规范：应用视觉管理，例如做出标识标签，我们采用透明玻璃文件储放柜，采用同一规格同一颜色文件盒里放置，做到“视察监督”。每天还需进行五常法活动一次，检查案卷是否整齐、牢固、美观；检查封面、卷内目录、备考表是否规范。
        2.5常自律：常自律是履行个人职责,是办公室的每一个人员都要执行文件归类放置原则,不乱扔乱放文件,养成随手归类文件的习惯;每人下班前都应该整理办公桌上的文件,分类放置。对于保密性的文件,应严格执行保密制度。时刻不忘记5S，相互提醒，持之以恒。日常工作的连续性，我们强调的是创造一个良好环境，抛弃坏习惯，养成好习惯，可保持办公场所清洁和秩序井然，护理部运用五常法管理文件档案，也是来访者对护理部及我院工作形象的一种认可。