高校合同管理的路径探析

来源:岁月联盟 作者:史为业 时间:2014-05-28
  1.合同订立方式的设定 
  笔者认为应根据合同的金额、性质,分别采取会签批准、会审批准、校务会批准三种合同订立方式。 
  (1)会签:金额在5万元以下(含5万元)的合同,采取会签办法,会签部门主要包括:业务主管部门、审计处、招投标办、计财处、校办。会签结果报分管业务校领导审批。办理会签程序由计财处专人负责,原则上一周内办结,将会签意见作为签订合同的依据。 
  (2)会审:金额在5万元以上的合同,由合同管理工作领导小组召开专门会议集中会审。对会审过程中存在的不确定事项或有争议的合同应发回合同经办部门重新与对方单位进行洽商。将商谈结果再次提交合同管理工作领导小组进行重新会审,然后将会审结果报分管业务校领导审批。将会审的意见作为签订正式合同的依据,会审一般每两周一次,如有紧急事项可随时召集。 
  (3)校务会审批:事项特别重要、金额特别巨大的合同(具体金额可根据学校的不同情况自行制定),由合同管理工作领导小组会审后,并征询学校法律顾问的意见,报校务会进行审批,将校务会议的审批意见作为签订正式合同的依据。 
  2.合同签署权限的设定 
  笔者认为对通过会鉴、会审、校务会审批通过的合同,由承办单位凭《合同审批表》送交校办转呈法人校长签署,或由法人校长授权委托相关负责人签署,并由校办加盖合同专用章。为了减少合同签署的时间,简化合同签署的过程,提高合同工作效率,笔者认为签署权限应作相应的授权和下放,不必事无大小都有法人校长亲力亲为。 
  (1)金额在5万元以下(含5万元)的合同,可由学校法人授权由承办部门、单位负责人签署。 
  (2)金额在5万元以上、100万元以下(含100万元)的合同,可由法人授权分管业务的校领导签署。 
  (3)金额在100万元以上的合同,必须由法人校长亲自签署。 
  3.合同变更权限的设定 
  合同在执行过程中,往往会因为当时考虑不周,或因客观形势发生了变化,双方在协商一致的情况下可以对原合同的部分条款进行变更,但必须慎重处理。特别是对方提出的变更请求,必须要慎之又慎,以防止个别单位别有用心,在采取低价中标后,通过不断变更合同要求从中套取利润,因此对合同的变更的签字权限需加以限定,一般来讲变更金额不得超过原合同金额的15%左右,且必须经过校合同领导小组会签或会审,变更金额较大时要经过校务会议研究通过,以防个别人说了算。若变更金额超过原合同金额20%以上时原则上必须重新进行招投标,重新签订新的合同。 
  总之,合同的管理措施和手段即要满足合同管理的需要,又要方便易行,便于经办人员操作,这样一方面可以简化一些工作程序,另一方面可以提高合同的签订效率,这是做好合同管理的根本措施。 
  (四)监督体系上要完善到位 
  合同监督体系是一种系统的、全过程的、动态的跟踪监督管理体系。因此高校要建立和完善合同的财务监督和审计监督体系,财务部门不仅要加强对合同的事前监督,既重视对合同签订过程的监督,同时还要加强对合同的事中、事后监督,即合同是否按约定的条款执行,执行的结果如何。审计部门要重点审查合同内容的合法性、合规性、合理性、严密性、可行性,审查其条款和内容是否完备、意思表达是否严谨清楚、措词有无模棱两可、前后有无冲突矛盾。如当事人的名称和住所、合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、收款或付款的具体时间方式、质保金收取与退付、尾款的支付、免费维保的期限,质保期后维保、升级收费标准、解决争议的方法等都是否在合同中具体载明清楚,合同实施过程中的变更、调整、补充等程序和依据是否合理充分,合同变更、调整、补充金额是否超出规定的标准等。同时建立合同的责任追究制度,对经济业务往来不签订合同,或先斩后奏,事先签订合同,再进行会签、会审的行为,要根据学校领导干部责任制的管理要求追究其责任,这是做好合同管理工作的内控机制。 
  (五)资料保管上要及时完整 
  高校要建立和完善合同档案管理制度。学校财务要安排专人对合同的档案进行整理、加工,将合同会签、会审过程中提出的修改意见、每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管,按照学校经济合同的类别,全部登记造册,建立合同登记台账,分类进行整理编号,并注明学校收款或付款会计凭证号。同时按合同档案的内容、时间、档案价值等方面,确定各类合同档案的保管期限,编制成表,对确因工作需要调阅合同档案,须填写“合同档案查阅单”,经相关负责人签批后方能查阅,建立合同资料年度归档制度,对当年形成的合同文本及附件、合同台账、合同纠纷处理等资料等及时整理归档,为以后各方查阅使用提供方便。 
  总之,高校的合同管理涉及学校管理工作的方方面面,决不能单纯依靠一个部门或几个部门就能把该项工作做好,必须全校上下统一认识,领导高度重视,部门共同努力,形成齐抓共管的良好的工作局面。只有这样,高校才可以在激烈的市场竞争中,提高自身参与经济社会生活的能力和水平。● 
   
  【参考文献】 
  [1] 冉福松.浅析新时期高校合同管理存在的问题与对策[J].经济师,2008(8). 
  [2] 刘立霞,孙玉荣. 高校合同管理工作探析[J].中国电力教育,2009(7). 
  [3] 程秋梅 .论法制视域下高校经济合同管理[J].教育财会研究,2009(2).