开发环保科技档案信息的一些对策

  摘　要:从目前环保科技档案的管理现状、环保科技档案信息资源开发存在的问题、环保科技档案信息资源开发的对策等三个方面论述了在新形势下如何做好环保科技档案工作。

    关键词:环保档案信息;开发;对策

 Abstract:The existing problems on developing documentary information of environmental documents are disclosedbased on presentmanagement situation ofdocumental and filemanagemen.t Three aspects on countermeasures areput forward to improving the level of filemanagementundernew situation.

Key words:environmental documentary information; developmen;t countermeasure

   　1环保科技档案管理的现状科技档案本身是科技知识的载体,它蕴藏着大量的科技成果、科技专利和高新技术等科技信息,是一种丰富的信息资源。环保科技档案是在环境科学研究和环保科技开发以及应用推广过程中形成的,是环保科技事业发展水平的具体体现,是继续为环保科技服务的可靠依据和必要条件。随着环保科技的不断发展,环保科技档案的存储利用以及现代化管理越来越引起各级领导和广大科技人员的高度重视。近年来,作为云南省最大的综合性环保科研机构—云南省环境科学研究院对本院科技档案进行了一次全面清理、整顿,将过去分散管理的科技档案统一集中管理,整理并新建科技档案1000多卷,完成了建院30a来科技档案卷壳的更换。并着手进行现代化基础设施建设,装修了90多m2的档案管理专用库房,使办公用房和库房分开,投入10多万元购置了自动化程度较高的新型密集架以及计算机,建立健全了科技档案归档、接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等规章制度。在部分业务内容和环节上开始使用计算机管理,如标题著录、编目、编研、办公事物管理等。据了解,云南省环境科学研究院科技档案管理硬件设施以及现代化管理程度在云南省环保系统内处于领先水平。

    2　环保科技档案信息资源开发存在的问题(1)思想观念守旧,科技成果档案在管理利用上存在着重保密、轻利用的现象。有不少领导干部认为档案工作很简单,只要保管好档案实体则行,无需开发;还有不少科技档案工作者观念保守,安于现状,认为“科学技术是第一生产力”是生产部门的事情,没有认识到科技档案信息也是“重要的战略资源”,在现代化建设中有着不可替代的作用。

    (2)开发手段落后,新型技术应用不到位。

    档案室的服务方式没有发生根本性的变化,传统的你来我往的室内阅览服务仍是环保科技档案信息资源的利用与开发的主要形式,虽然编制了开放目录、专题目录、专题卡片和其它检索工具,但这些检索工具一般都是内部使用或者使用者上门使用,使用范围较小,利用效率低。多数档案室的编研工作没有提高到突出地位,重保管而不重开发,档案部门提供的信息仍存在分散、零乱、缺乏系统性等问题,经过系统加工的信息产品数量极其有限,其提供方式单一、透明度低,开发信息资源的手段不能满足现代化的需要和档案利用者的需求。

    (3)环保科技档案人员业务水平不高也制约着环保科技档案信息的开发。有些同志是半路出家转行搞档案工作,对科技档案工作一知半解;有些档案工作人员信息闭塞,对社会建设需求认识不清;有些同志可能精通档案工作,但对科技档案工作不太熟悉;有些同志有丰富的科技档案工作经验却缺乏相关理论知识;更多同志则是缺乏科技档案编研知识和编辑能力,难以及时推出适应社会需要的科技档案编研产品,造成环保科技档案信息与社会需求衔接不好。

    3　环保科技档案信息资源开发的对策(1)提高环保科技档案工作者素质。环保科技档案工作者要树立信息意识。所谓信息意识,是指对信息及信息需求的自觉认识。科技档案是一种宝贵的信息资源,档案工作者不仅要有档案的意识,还要有信息意识;不仅要重视维护档案及载体的完整与安全,还要关注档案的信息内容及价值。