试论当今社会中档案工作者角色的转变

　　论文摘要：文章列举知识爆炸、社会转型时期档案工作者所面临的尴尬，从档案视角探讨知识社会档案工作者角色转换。当原有工作流程发生结构性的变革的时候，尽管其旧有的职责仍将继续，并未变成一个全新的角色，档案工作者已无法单独承担本专业的所有职责和义务。面对专业范围的扩展，一个积极的档案工作者必须找到应对的方法。一如既往地保管古老的文化遗产。作者认为，当前，档案工作者应以更开放和积极的姿态介入社会的其他方面，从三方面树立新的角色定位：积极参与新信息系统的设计；对档案文件的形成者进行培训和指导；特别强调以某种方式记录档案中没有反映的信息。
　　引言
　　当前我们生活在知识或者说信息时代。的确，当前所产生的信息量是史无前例的。但当今真的是一种新的社会形态吗?假如是，它对档案工作者及档案工作的角色带来了哪些影响呢?
　　1789年的法国大革命标志着古老的封建社会向新型资本主义社会的转变。封建社会是封闭的社会，不允许人们对档案的利用。而资本主义时代开放了档案，历史学家和其他学者得以利用原始的资料。为满足利用者的需求，档案工作者按照档案的真实内容加以重新整理，即遵循的是“事由原则”。l9世纪末工业社会的大发展导致公共和私人管理机构大量增长，相应使档案数量不断膨胀，也使档案工作者无法沿用事由原则整理档案。来源原则应运而生，并由此决定了档案工作者的角色定位。当前的问题是，面对社会转型与档案工作者角色的相互关系，从档案视角看知识社会能构成一种新的社会形态吗?这些变化足以改变档案工作者的角色吗?
　　知识社会
　　许多评论家曾试图给知识社会下定义，我不想这样做。我将着重阐述知识社会对档案工作的影响，以及它对档案工作者角色和教育的影响。需要强调的是，知识社会并不仅仅是信息和通讯技术发展的产物，技术只是原因之一。当然，知识社会主要与技术的发展密不可分。
　　数据库
　　问题之一是数据库。关于如何确定适当的结构如何收集和保管必要的证据资料，以及电子文件的真实性问题，已有很多论述。
　　电子邮件
　　电子邮件是另一主要问题。由于现在越来越多的公函都是电子邮件的形式，因此很多档案无法进馆。电子邮件承载的信息已被视为档案，对它们的鉴定也可照搬其他类型文件的鉴定方法。但仍然存在两个问题：一是这些邮件通常是由政府部门的某一雇员直接发给另一雇员；二是涉及这些邮件的内容。
　　是否将邮件传送到档案馆取决于雇员本人，但不传送的情况时有发生。从此意义上讲，电子邮件是现代文档处理中的普遍难题。现代技术的应用和组织机构的调整导致秘书和助理的人数大大减少，他们以前主要负责文件的打印和分发。这些岗位上的员工有一种把工作做好的职业自豪感，现在员工和领导往往亲自处理上述事务，他们工作很忙，而且也不懂或没兴趣按规定处理文件。
　　将电子邮件归档的方法之一是建立一套自动归档程序，正如有些发言者提到的，可以建立大型数据库来存储所有的电子邮件，而这只是计算机内存和资金的问题。不过，由于大量电子邮件都带有私人性质，而且大多无关紧要，因此易造成数据冗余。
　　即使有足够的资金建立起这样一个大型数据库也会存在另外一个问题，即许多邮件的内容只有接收者和作者才能读懂。当你给同事写邮件时，可能只需首字母或一个单词就足够了。从我看到的邮件发现人们都是先写后想。不仅结构、语法以及遣词造句有欠考虑，而且官方信息与街闻巷议往往搅和在一起。我十分理解那些认为档案是官方文件集合的同行们他们不会愿意把自己造出来的“杂烩”作为官方文件的一部分。
　　也许现在下结论还为时过早。我的假设是，我们正见证着原有工作流程发生结构性的变革。也许这一点在决策部门尤为突出。但这种趋势随处可见。当每个人都能直接与其他人联系时，旧有的决策等级就被打破了。以后不会再有那么多正式的备忘录或关于战略问题的文件了，取而代之的是不断的提问、答复、批示和新的提问。在这一过程中，决定可随时做出，形式也不太正式。

　　字处理
　　字处理技术同样也产生了深远的影响。过去，重新抄写文件很不方便。纸张也很贵，因此，从档案中你可以看出决策的形成过程。评论性的建议和在空白处所作的修改，然后产生修改后的新版本。而使用字处理技术，你可以打印出每一次修改后的全新文件，要想保存所有的草稿显然不切实际，而且也很难准确地选择保存哪一个修改稿。结果，今天典型文件往往只是最初的那份文件和一份决定。
　　人们通常使用字处理技术在电子图书馆中保存战略性文件。当作为会议的基本文件时，人们通常要对其内容不断地修改，最终才会形成一个新的战略，新的文件。将所有修改稿都保存下来显然多余，但哪一份修改稿可称得上是新文件呢?
　　开放
　　当今社会最基本的发展趋势之一是公共管理变得更加透明。这是一种良性而且必要的发展方向。之所以说它是良性的，是因为每个人都可接触到同样的事实，并在此基础上展开公开、民主的有效辩论。这促使公务员们更加遵纪守法、提高效率。这种变化也使档案工作者以更高的姿态成为民主的支撑者。当然再好的东西也会有缺陷。有人曾经指出，当政治家及其他决策者意识到这些文件将被公开时，他们就会有意不去记录那些不想让人知道的协商和交易。当然我们无法知道这种隐瞒的程度。昔日的政治家还有日记和信件之类的私人档案，它们是公共档案的重要补充，可以披露那些被隐瞒的信息。而今天的政治家没有时间也没有必要用那样的方式来记录事实。
　　上述事实表明档案工作的环境正在发生变化。如今的发展趋势很明显：信息总量在爆炸性增长，而由档案工作者掌控的信息却在明显减少。因此，我们必须找到应对的方法。档案工作者在当今社会应从三方面树立新的角色定位：1)积极参与新信息系统的设计；2)对档案文件的形成者进行培训和指导；3)以某种方式记录档案中没有反映的信息。
　　积极的档案工作者
　　组织和系统开发
　　当今社会，信息和通讯技术对档案工作者的角色既提出了挑战，又带来了相应的解决方案。我们可利用现有条件设计一套让文件一旦产生就自动归档的程序。几十年来，我们一直在探讨把档案管理纳入信息系统的必要性。对于旧系统，档案工作者必须确保它建立了将应保存的数据以恰当的结构提取出来的流程，并附带所需的文档资料。这些流程必须在系统开发之初就加以考虑。如今．系统的建设、重建和发展是个连续不断的过程，档案工作者必须始终保持积极参与的态度。
　　需要强调的是，档案工作者在文件形成中的积极作用不应局限于数据库及其他正式系统的建设。当今的技术为我们提供了许多不同传递和处理文件的方法。一旦在机构重组中信息流发生了变化，档案工作者必须认清变化的本质，及其对文件生成的影响，然后制定新的工作程序。必要时，还得保管好相关文件。
　　对于档案工作者来说，积极介入信息流程的设计已不是什么新鲜事。回顾一下历史，你会发现许多机构的档案工作者在文件形成之初积极参与了文件流程和管理系统的设计。今天不同的是，档案工作者积极介入的迫切性日益明显，控制文件流的方式也日新月异。
　　档案工作者非常有必要与工作人员积极参与机构的其他工作。这意味着档案工作者需要充分掌握计算机和网络技术知识，特别是系统设计知识。但这并不要求他们自己创建系统，有其他专家来做这种事。不过，档案工作者应能听懂rr人员的话，假如后者的想法不够完善，档案工作者可以提出建设性意见。
　　教师和指导者
　　
　　如上所述，当今机构中的任何人——领导、公务员和其他人，都在产生和处理文件。他们都应了解如何保存那些需要进馆的文件，如何删除其余的文件。档案工作者应作相应的信息准备并接受此类培训，这是档案工作者的战略新角色。这意味着档案工作者需要学会如何交流信息。许多人认为档案工作枯燥而且复杂，因此我们应使用现代的教学和演示方法使听众乐于接受这些信息。

　　文献记录活动
　　从上述事实中我们可以越来越清楚地看到，档案馆保存的文件并非包括形成机关的所有信息。那我们该怎么做呢?我认为，让档案工作者决定文件记录哪些内容是没有用的。我并不关心文件的结构和生成，所指的是文件的实际内容。弥补现有体系不足的一个办法就是专门为档案馆而造文件。具体讲，就是对那些未被移交到档案馆的文件中的内容进行总结和归纳，并把它作为例行公文。这种办法也有争议。许多档案工作者认为其职责是收集和整理形成者生成的文件。但我认为，其他人员乃至领导并不愿意制造这种文件。
　　口述史是解决这个问题的途径之一。这种方法近几年有复兴的迹象。但口述史也不无争议，开展口述史项目需要很多知识、经验、时间和精力。并且问题是：谁有资格进行访问呢?因为口述史具有很强的专业性。例如，西班牙和其他国家外交部的档案人员曾经访问过一些老外交家来收集欧洲合并过程的信息。这表明在有些情况下有必要让本单位的档案人员来做访问，利于被访问者建立信任和信心。但现代史、政治和其他社会学的专家在这方面更有技巧和经验。因此，理想的模式应是档案工作者与学者们合作完成。
　　档案人员的工作重点应集中在形成者生成的文件上。口述史只是填补现有档案“黑洞”的补充资料。但由于现实原因，它只能涉及一些战略信息，这些信息对理解档案内容与形成者活动非常必要。
　　专业化的档案工作者
　　需要强调的是，以上我描述的并不是一种全新职业的特征。我们的原有职责——保存历史遗产、传承文明，并未改变。因此，我们现在看到的是档案工作者角色和专业范围的扩展。我认为，档案工作者已无法单独承担本专业的所有职责和义务。在国家档案馆这种大机构，档案人员已经有分工。而在小档案馆，档案人员则要承担绝大多数的专业职责。