高等院校档案的网络化管理

　　二、切实加强档案网络化管理的措施
　　
　　在高等院校档案管理部门制定档案网络化管理的规划时，既要实事求是，循序渐进，又要考虑到现有的人力、财力情况。无论在计算机软件与硬件设备的购置，还是在人员配备、场馆设施安排等方面，都要使计算机网络系统不仅能满足目前网络化初始阶段的要求，也要为今后高质量、高要求的学生档案网络化管理打下必要的基础。
　　1、解放思想，更新观念，制定管理制度
　　实行网络化管理，广泛运用计算机和网络技术，给高校档案工作提出了更新、更高的要求，高校档案界必须解放思想，更新观念，树立并强化与知识经济相适应的思想观念和意识形态②。一是要树立资源共享意识。为解决档案信息资源的分散性和利用者对档案信息需求的综合性矛盾，高校的档案管理工作必须树立为整个社会服务的意识和分工协作、资源共享的新观念。为满足各个行业、各种层次的刊用需求，要提倡和鼓励档案系统内外部之间的相互信息交流与合作，逐步做到在信息资源服务整体化。二是强化服务意识，制定管理制度。高校档案管理工作是一项保管和提供档案为社会服务的工作，高校如果能够紧紧围绕着为学校发展和学生成长服务，为社会服务这一主题来开展工作，同时建立健全档案管理制度，明确岗位责任，确定专人负责、明确到位的档案管理制度。
　　2、运用新技术处理电子文件归档与泄密问题
　　电子文件日益增加，电子文件与纸质文件的归档问题已不容忽视。《电子公文量档管理暂行办法》第七 条中规定：“具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档”。为防止电子文件的失真，清除安全隐患，如非法增加、删除、修改等，电子文件与纸质文件应按时归档，对重要文件要及时打印。电子文件寿命的短暂性及对环境的依赖性决定其不能轻易取代纸质文件。重要的电子文件需要同时量档保存纸质备份。同时，应注意网络化后电子文件的保密问题。传统的纸质文件在固定的阅览用户被提供利用，专人负责接待，更宜于做到保密。电子文件因空间和技术范畴，则不宜做到保密。当电子文件在网上运行时，档案的内容易被第三者了解，第三者可在短时间内查到。为此，高校档案在网上运行时易泄密。这要求我们加强对信息防范技术增加投入，不断完善技术保障。
　　3、培养档案业务和计算机管理专用人才
　　高校档案管理工作者除了有强烈的事业心和历史责任感外，还要不断进行理论和实践探索，要成为既懂档案业务，又懂现代化科技知识的新型档案管理人员。要彻底改革学生档案工作的程序，敢冒风险，推陈出新，加速学生档案实现网络化管理的进程以适应高校发展的需要。
　　
　　注 释：
　　[1] 陶红宇：《计算机网络技术与档案管理》，《湘潭师范学院学报（社会科学版）》，2005年第三期。
　　[2]邓绍兴、陈智为：《档案管理学》，中国人民大学出版社，2001年版。