浅谈档案信息化管理的探讨与研究

　　 论文关键词：档案管理信息化　问题　原则　策略

　　 论文摘 要：档案管理是一门完善的、体系严密的科学。档案管理信息化——新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。
　　
　　 一、当前档案信息化管理面临的问题
　　 电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。
　　 （一）面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。
　　 （二）面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。
　　 （三）技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
　　 （四）人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。
　　 二、档案信息化应遵循的原则
　　 （一）规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
　　 （二）安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。
　　 （三）效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。
　　 三、推进档案信息化的策略
　　 （一）建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。