综合档案馆必须发挥其面向社会的服务功能

摘要：综合档案馆具有广泛的社会功能，它即有保存和积累国家档案财富的功能，还有向社会传播档案信息、承担宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。本文主要对新时期如何发挥国家综合档案馆社会功能的问题加以探究。
关键词：综合档案馆；社会服务功能
        一、综合档案馆的建设要科学规划，投资到位，设计到位，加大力度
        综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。目前，我国各级各类档案馆有3574个，保存着整个国家各种门类各种载体的档案，总馆藏量176亿多卷件。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与当地的经济发展相适应，一味地强调档案馆要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对综合档案馆的进一步发展构成威协，同时也会影响其他各级各类档案馆的发展，其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。
        传统管理模式上追求档案馆小而全的观念，造成布局不合理，投资分散的现象，使资源得不到优化配置，尽管基层档案工作者付出了很多辛劳，却难以发挥它的社会功能，也很难长久立足于社会。对于一些部门档案馆、专业档案馆、或产生档案数量不多、结构单一的地区应少设，或不设档案馆。避免出现争相设立部门和专业档案馆的倾向。过于庞大、过于分散的布局，一方面使资金使用分散，造成人、财、物浪费，另一方面将使一地区形成的有价值的档案保存过于分散，不利于档案信息资源的合理流向；也会使综合档案馆馆藏内容仍局限于“党政档案”，造成结构单一，与综合档案馆名实不符，难以发挥其社会功能。因此，国家档案行政管理部门要充分认识这一点，同时要争取国家在政策导向，资金投入上向综合档案馆倾斜，以保证档案事业的持续发展。
        二、加强综合档案馆馆际之间的横向联合，形成合力
        加强综合档案馆的横向联合，形成规模效应，将丰富的档案信息，以整体优势向社会提供服务，将更显综合档案馆的实力。
        我国不同档案馆的档案信息资源的构成状态，无论是数量上，或是质量上都存在很大差异，但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最太流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展，那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、或以档案信息服务集团的方式，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为加入社会的信息网络打下基础。
        三、优化馆藏档案结构，提高馆藏档案质量
        目前各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着精芜混杂，结构不合理的问题。尽管在上世纪80年代国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围，但实际上，馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多，科技档案、专门档案极少。使其名为综合性档案馆，实为党政机关档案馆。加之，还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。
        虽然政府的档案可以看作不只是政府机构的历史记录，而且是一种重大的文化和科学的信息资源，在国家信息系统中，机构成了其中一个有意义的、基本的和对各方面都有用的要素具有广泛的利用价值，但是，档案作为人类社会历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括国家历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。为此，综合档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精炼的关系，拓宽收集面，从不同的方面反映一个国家、地区发展变化的全过程，同时从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，以丰富优质的馆藏资源为社会服务。