高校基建档案信息化管理工作探析

　　摘要:通过对高校基建档案的特点、问题以及管理现状的分析,明确了基建档案信息化管理的必要性,并为此提出了相应的运行方式。
　　关键词:高校 基建档案 信息化
　　
　　高校基本建设项目档案是在基本建设工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。基建档案作为一个独立的高校档案管理门类,随着高校基础设施建设的蓬勃发展,也越来越为高校的管理部门所重视和利用。其档案价值主要体现在学校基础设施的新建、扩建;学校基建处对基础设施的维护和修理以及房屋的翻新改造;后勤服务公司对公房的出售,还有工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面。随着学校建设规模的不断扩大,产生了大量的基建档案,这些基建档案资料是学校档案的重要组成部分,不仅记录了学校建设发展的历史轨迹,更是筹划未来发展规划的可靠依据。
　　
　　一、抓住高校基建档案的特点
　　是提高其档案信息化管理工作的核心
　　
　　档案的利用日益频繁,基建档案的作用也越来越重要。这就同时要求基建档案管理也应跟上形势,因为高校投资主体的多元化和管理的多重性增添了档案管理工作的复杂化和社会化,对于高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性等都提出了更高的要求,所以基建档案管理要进行现代化方向的改进。基建档案管理现代化,是应用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法管理档案信息资源,是全方位、多形式地提供高质量、高效率的档案信息服务的一个综合性的系统工程。抓住基建档案特点,是基建档案管理现代化的关键所在①。构成基建档案的载体材料主要有文字、图表、声像等,基建档案是随着基本建设工程的进展陆续产生的,其特点表现为:
　　1.基本建设项目档案材料来源的广泛性
　　基本建设项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收,基建档案的材料来源涉及到政府部门审批、设计部门的论证设计、施工单位建设、监理单位监理、质检部门质量评定过程,以及材料、设备供货单位等,使基建档案的材料来源具有广泛性。
　　2.基本建设项目全过程的完整性
　　基建档案在基建项目建设过程中,包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、设计招标、签订有关合同、工程施工、竣工验收等全过程形成的文件、资料,以把整个工程的来龙去脉清楚地显现出来。
　　3.基本建设项目档案数量的庞大性
　　基本建设项目由于投资规模大,参与单位多,涉及专业广,以及项目归档文件套数多等因素,使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案多。如我校新校园建设、体育馆建设等工程所形成的基建档案数量就有300余卷。
　　4.基本建设项目专业内容的复杂性
　　基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容,这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。
　　5.基本建设项目档案形成相对于工程进度的滞后性
　　基建档案是在基建活动中产生的,它真实地反映基建工程内容、过程和特征,相对于所反映的基建项目有着一种必然的滞后关系。同时,作为基建档案的特殊性,一般建设项目在竣工验收时,多数只按竣工检查整理好的资料用于验收,当验收工作完成后,经过整改,还需按高校档案管理细则对基建项目的归档要求进行进一步的整理,因此,这也反映出档案的全部形成与工程完成相对滞后。
　　6.基本建设项目档案的长久性和不可替代性
　　一份完整的基本建设工程(项目)档案,是建设工程(项目)使用、维护、管理、改建、扩建必不可少的依据,因此它可以在很长一段时间内发挥作用。又由于基建档案中存有大量的图纸,可以更为直观地反映建筑物的内部构造,所以在利用时是其他文件所无法替代的。