新时期高校办公室工作人员基本素质探微
【关键词】高等学校 办公室工作人员 基本素质
我国高等教育已进入大众化的新时期,各类高校办公室是在校(院)长直接领导下,协助高校领导总揽全局、沟通上下、联系内外、协调各方,推动各职能部门、教学单位有序运转以保证人才培养质量的综合办事机构和重要服务部门,通常被称之为高校的窗口和纽带。高校办公室自动化程序的提高,为办公室工作提供了更多的便捷,但也对办公室工作人员素质提出了新的更高的要求。笔者认为,办公室工作人员的质素是多方面的,但其基本素质应该是思想品质和业务能力两个方面。
1 思想品质是办公室工作人员基本素质的核心
思想品质是由信念、思想观念、道德修养组成的。高尚思想品质的养成是个体与环境积极协调的互动过程,是自我更新与外部因素综合影响并发挥作用的过程。笔者以多年高校办公室工作经历谈谈自己的体会,以引起同行的讨论。
1.1 要有较好的发展观理论修养
科学发展观是马克思主义关于发展的世界观和方法论的集中体现,是同马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想既一脉相承又与时俱进的科学理论。身为高校办公室这个特殊管理机构中的一员必须坚持党性原则,严守政治纪律,切实树立和落实科学发展观,以科学发展的世界观和方法论指导实践,妥善处理工作中遇到的各种问题。
办公室的很多工作有很强的政策性,例如拟定党政工作计划、起草领导讲话、撰写年度、收发各类文件等,都必须体现科学发展观理念,依据中央和地方政府文件精神,符合高等教育,坚持社会主义办学方向。如果科学发展观的理论修养浅薄,那就是盲目的实践,就会偏离党的路线、方针和政策。一旦工作出偏差,对人才培养的影响将是难以估计的。在高校办公室的大量工作中,笔者切身体验到,对一件事件提出自己的看法,处理一个碰到的实际问题,其正确与否,效果如何,都可以从中反映出一个人科学发展观的理论水平和政治思想水准的高低。因此,科学发展观理论修养如何,就成了衡量办公室人员基本素质高低的一个重要的标准。
1.2 要坚持实事求是的工作作风
实事求是做好高校办公室各项工作的前提。办公室工作人员在参政议政、发挥参谋助手作用过程中,无论是向领导汇报情况,还是拟制文件、处理各种问题,都必须坚持实事求是的原则,具有求真务实的科学态度,一切从客观实际出发,决不能掺有个人的私心杂念,更不能弄虚作假、颠倒是非。
办公室人员由于本职的工作特点,较学校其他职能部门更多的接近上下级领导,在按领导指示意图办事时,对符合实际情况的,应坚决执行,切实办好;对不符合实际情况的,应及时地向领导建议,要求改变;对于涉及到领导并将影响全局的意见,要原原本本地如实反映。要敢于讲真话,善于说实话,既不能夸大也不能缩小,丁是丁卯是卯。一切依据事物的本来面目,一切从实际出发,断不能对上唯唯诺诺,投其所好,对下蛮横骄纵、盛气凌人。高校是教书育人的圣地,是人才培养的殿堂,办公室工作人员要做坚持原则、求真务实的模范,要做谦虚谨慎、正直廉洁的典范,用优良的思想品质和高尚的道德风范确立自身的形象。只有这样,才能赢得领导和师生员工的信任,领导就会放心地使用,师生也会毫无保留地反映情况,我们就能进一步做好综合协调工作,使办公室的各项工作不断向前推进。
1.3 要有强烈的事业心和奉献精神
高校办公室的工作纷繁复杂,千头万绪,涉及面广,任务艰巨。有人形容是“每天这里门庭若市,办事人员络绎不绝”,实属如此。办公室电话多、文件多、信访多、接待多、协调会议多、工作时间长,许多工作白天干不完,晚上还得加班加点,有时节假日也不得休息。其中之辛劳、甘苦,唯自己最知。
正因为办公室在高校管理中的这种特殊地位及其固有的工作性质,需要工作人员具有强烈的事业心和奉献精神。事业心和奉献精神看不见、摸不着,但却时时处处体现在日常工作、举止言谈之中,它最能反映出办公室工作人员的思想品质的优劣。例如,由我承担的每年度《高等教育基层统计报表》填报是一项艰辛、复杂的工作,数据收集涉及众多的职能部门和教学单位,信息准确性关系到办学“规模、结构、质量、效益”的协同发展和领导决策,信息数据上报时间(每年10月15日前)要求严格更加重了工作负担。每年的国庆黄金周,我不得不放弃长假的休息加班审核每一个数据、填写每一条信息,当长假过后将三十余页的《统计报表》送交校领导审阅并报送上级教育行政管理部门而得到肯定时,多日的疲劳随之化为乌有。
强烈的事业心、无私的奉献精神,反映了办公室整体及其工作人员的一种思想的境界,代表着一种信念的力量。正是这种境界和力量,使高校办公室工作在人才培养、科学研究和服务社会建设中发挥着不可替代的作用。
2 业务能力是办公室工作人员基本素质的关键
业务能力是衡量高校办公室工作人员管理水平和服务意识的水准仪。以往在看待办公室人员形象时,常常定位于“跑跑腿”的“协调员”角色,办公室人员的业务能力往往被忽视。其实不然,办公室工作是一项专业性很强的工作,办好一所高等学校,不仅取决于办学硬件实施,也取决于科学的管理,办公室工作人员业务能力的高低,将直接影响到科学管理水平的提升和人才培养目标的实现。
2.1 要有一定的化管理能力
在社会现代化水平很高的今天,办公室人员在高校这样一个高科技和知识密集型组织中,管理方法和手段也在不断更新,只有不断地吸取新知识、新科技的营养,做到知识新、头脑灵、思路清、业务精、手脚勤,才能充分发挥办公室的功能和作用。如果不注重现代管理知识的积累,而是闭目塞听,或者浅尝辄止,甚至闹出一些笑话,必导致工作失误。
现代管认为,管理是通过计划、组织、领导、控制等手段的发挥来分配、协调一切可用资源(包括人力资源),以达到既定目标和责任的动态创造性活动。办公室主要是运用管理职能达到最终目标的。以一次学术会议的举办为例,具体看看管理的过程:计划——会议的筹划,包括会议名称,议程,礼仪、接待等工作培训,会议通知邮发,经费预算,会标设计,会议发言稿等文件起草,预先要制定详细的计划。组织——包括确定具体会场,购买或借用会议用品,会议接待和住宿服务,代表签到和文件发放,会议过程的组织实施。领导——管理者利用职责和威信施展影响,指导和监督各类人员的工作状态和进展。控制——确定控制标准,及时发现问题并采取处理措施,包括场内调控、场外服务,会议结束后的财务结帐、文书归档、会议总结等。一场学术会议的举办过程就是一项系统工程,办公室人员如果具有系统工程方面的知识和现代化管理能力,就能把会议办得隆重精彩,就能让参会者留下“今世难忘”的印象。
2.2 要有良好的分析综合能力
深入基层,到教学第一线广泛调查研究是高校办公室工作的一项重要内容。通过调研可以获取大量的教与学、管理与服务、教书与育人等全方位的信息,积累丰富的原始资料。这些信息是否真实可靠,这些资料是否准确完整,还需要我们认真地核实、筛选、分析与综合,进行去伪存真、去粗取精的初步处理;即把握信息资料的时效性、准确性和实用性,尽可能地向领导提供有价值的新情况、新问题、新动向、总趋势、新经验。
如果说,接收和传输信息资料,主要是靠办公室工作人员的主动和勤奋,这是工作态度问题;那么对信息资料的加工处理,不仅要求办公室工作人员的积极工作态度,更要求他们必须具备相应的分析综合能力。有没有这种能力,是考核办公室工作人员称职与否的重要依据。要提高分析综合能力,主要是树立终生学习的理念,认识到这是办公室工作性质的客观要求,关键取决于内在进取、自我更新意识;其次是勤于动手、敢于实践,在实际工作中积累知识,增长智慧、提高能力。
2.3 要有较强的文字和口头表达能力
一个合格的高校办公室工作人员(特别是秘书人员)必须熟悉不同类型的公文格式,掌握公文写作技巧,了解公文处理程序。办公室可称为各类文件的集散地,经常收到上级行政管理部门的文件和校内各职能部门、教学单位送来的请示、汇报、报告以及他们要求学校转发和上报的公文、函件等,如此频繁的文书处理工作要求办公室人员应具有较强的文字表达能力,这是职业的需要,人俗称为“看家本领”。
公文写作与一般文章写作有相同之处,掌握写作基本功很重要,但也有其特殊要求:强调准确性,须恰如其分地反映实际情况,观点要鲜明,不能含糊其辞,模棱两可;文件要忠实表达领导或领导集体思想,绝不允许擅自将未经领导认可的不同意见塞进文件里。此外,公文写作更要求格式正确、文理通畅、脉络清晰。办公室工作人员需有遣词造句、删繁就简的功夫,如果文字表达能力较差,写出的公文思路不清或其内容空泛,不能真实地反映领导的指示和客观实际,其结果势必贻误工作,造成损失。
所谓口头表达能力,是指说话口齿伶俐、简明流畅、态度谦和,能准确地表达自己的思想和意愿。办公室工作人员由于在校领导身边工作,经常联系上下左右、接待四方来宾、回答电话咨询、处理师生来访,同时还要组织群众、宣传群众。因此,没有较强的口头表达能力是不能胜任的。
总之,在我国高等教育进入大众化阶段的今天,对高校办公室人员综合素质的要求越来越高,因此,研究办公室人员素质的培养,是办公室工作人员自身的需要,是人力资源开发的需要,也是提高高校管理水平和人才培养质量的需要,理应引起各高校管理者和办公室工作人员的共同关注。笔者仅就思想品质和业务能力两方面的素质做了一些肤浅的论述,旨在不断适应高等教育改革和发展的新形势,不辱使命地服务教学中心工作。
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