高校后勤内部控制的思路及办法研究
摘要:随着近年来高等规模快速扩张,高校案件也频繁出现。在高校筹资源和投资控制乏力的情况下,探讨其内部控制理论与实务有着重要的现实意义。本文介绍了高校后勤内部控制的内涵,分析了高校后勤基本建设存在的具体问题,在此基础上提出其内部控制优化的思路与方法。
关键词:内部控制;高校后勤;思路与方法
1高校后勤内部控制概述
1.1高校后勤内部控制的内涵
高校后勤是指为高校学校教学、科研、师生提供各种保障、供给及相关支持的服务性工作。包括:学校物资供给、资通、基本建设、校办、校内绿化、校内食(宿)等。高校后勤为高校的也做出了应有的贡献。随着近年来高等教育规模快速扩张,高校经费来源及使用的市场行为逐渐增多的背景下,权力集中、资金流量大的领域,基建、采购、等财权部门成了高校后勤内部控制“重灾区”。对于高校后勤来说,其内部控制内涵是:高校后勤为确保后勤工作质量而有意识设置的一系列相互联系、相互制约的制度、方法等。后勤内部控制的范围广泛,其主要内容涉及高校后勤的相关经济业务,如高校教学及科研设备的购置、使用、保管,高校筹资与投资活动、基本建设、后勤保障等方面的问题。本文重点探讨高校后勤基本建设方面的内部控制问题。
1.2高校后勤内部控制的构成要素
高校后勤内部控制的主体,即内部控制设计、执行和考核评价的主体,是学校内部的党政领导、职能部门及其有关工作人员。内部控制的客体是学校内部的经济、业务管理活动。为了控制客体,即控制学校后勤内部的经济活动,就必须针对其具体环节,建立内部控制制度,制定一套相互联系、相互制约的程序和方法,使之能严格按照计划规定的预期目标,有秩序、有效率地进行。
1.3高校后勤内部控制的目的
高校后勤内部控制的目的,是为了对我国教育资源进行优化配置,充分利用教育资源。达到、保证有效的贯彻执行教育事业目标和政策,确保国家有关法规和高校内部规章制度的贯彻执行。堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护学校国有资产的安全和完整。确保信息的真实性和准确性,保持管理工作的高效率。
2高校基本建设内部控制存在的问题
2.1重视不够,内部控制制度不完善
由于高校基本建设项目为非经营性项目,投资大,专业性强,管理要求高。以前主要靠国家投入,资金筹集相对来说有保障,导致高校对基本建设管理工作重视不够。有的单位表面上重视十分重视基建工作,但缺少具体的管理措施,管理效果不显着。
2.2招投标中存在的问题
高校在招投标中存在的主要问题有:在工程这块采用了招投标制度,但是对勘探、设计、监理以及重要设备和甲供材料大部分没有进行招投标制度,从而导致施工过程变更较多违反规定,对必须进行招标的项目不招标将必须进行招标的项目采取少计工程量的办法压低造价或者化整为零等方式规避招标借口项目工期紧,改公开招标为“议标”、“邀标”、“指定招标”,将工程发包给关系施工单位,从中谋取好处或收受贿赂,搞假招标为了使意向单位中标,招标方表面上对拟参加投标的单位进行考察,有的高校和承包单位采用单价确定,按实际完成工程量最终结算的单价承包方式,高校再指定或伙同承包单位将工程分成若干块,以远远低于原承包单价的单价承包方式分包给施工单位,获取高额利润,或者承包方采用挂靠、授权等种种手段,将工程非法转包给没有资质的施工单位。
2.3工程监理及合同条款不完善
合同管理是工程项目管理的核心,贯穿与工程实施的全过程和各个方面。由于工程合同周期长,工程价值量大,工程变更、干扰事件多,合同管理是工程项目全过程造价管理的核心和提高管理水平、经济效益的关键。但是目前施工合同普遍存在内容不完善、合同条款违法的现象,施工单位算计建设单位的问题较为普遍。
2.4财务管理人员队伍素质不高
有的高校基本建设财务人员对基本建设方面的知识掌握的较少,主要是根据财务制度办事,不熟悉工程知识,也不是很了解工程进度中的各种关系和问题,单纯从财务制度上审核各项开支,难以有效控制工程造价。
3 高校后勤在内部控制方面的思路及办法
高校应制订严格的行为准则,防止招标机构及工作人员腐败建立相关机制以鼓励检举腐败行为并保护检举人的利益。采取一定方式保证公共合同的公开竟标、开支的公开审核、公众监督,及将违规公司列入黑名单等,具体方式如下:
3.1加强管理和监督、强化内部控制意识
高校应强化单位法人的管理意识和内部控制的意识,积极组织实施工程项目内部控制,建立严格的经济责任制,落实到每个部门、每个岗位,实行责、权、利相结合,建立有效的奖惩措施,对因个人失职、失误、以权谋私而给学校带来重大损失的,给予行政处罚,违反法律的,交有关部门处理。
3.2实施对项目投资的全过程的系统控制
1、加强可行性研究,决策,减少投资决策失误
可行性研究,就是建设单位为了取得最佳经济效果,对建设项目的技术先进性和经济合理性进行全面系统的分析和科学论证,可行性研究的目的就是避免工程建设中的盲目性和风险性,避免资金的浪费,提高工程建设投资的经济效果,保证投资的正确合理。
2、实行设计招标、优化设计方案
高校应优化设计单位及设计方案,采取设计招标或方案设计竞选,通过竞争,选择最优的设计单位和设计方案,促使设计单位改进管理,采用先进技术,降低工程造价,缩短工期,提高投资效益。在设计招标或竞选的招标方案中,可采用成本效益法,在设计中认真进行各种方案的经济评选,以选择在满足工程项目功能需要的前提下,依靠经济指标选择设计方案降低造价。要及时组织施工图汇审,防止设计失误造成损失。要在设计合同中明确因重大设计错误进行经济处罚的条款,促进设计人员树立经济的观念,优化设计方案,使建设项目投资能够严格控制在概算之内。同时积极推行限额设计,严格控制决算超预算、预算超概算、概算超计划的“三超”现象。
3、把好招标文件制定关、严格招投标程序
招标文件是招标人根据招标项目的特点和需要编制的文件,它包括招标人对招标项目的投标报价要求和评标标准等所有实质性的要求和条件。招标文件制定是基建管理特别是工程成本管理过程中最为重要的环节,它应由招标人自主编制或由招标人委托的招标代理机构编制,是工程建设单位和施工单位双方签订合同、进行工程结算的主要依据。高校应把好招标文件制定关。在把好招标文件制定关的基础上严格按照《中华人民共和国招投标法》的要求,按公开、公平、公正的原则组织招投标,在大力推行工程施工招标的同时,积极推行设计、监理、重要设备、材料招标,杜绝招标和管理工作中的暗箱操作,防止无谓抬高工程造价,确保工程质量、缩短建设工期,节省建设资金,提高投资效益。
4、加强对监理单位控制
高校可以委托监理单位从可行性研究、设计、施工准备到施工、竣工验收的全过程监理,也可以只将其中部分阶段和步骤委托给监理单位。高校必须做好充分调查研究,了解拟参加招标竞争的监理单位的基本情况,选择合理的监理单位和监理工程师。在签订监理合同时,必须明确监理单位的权利和义务,把决(下转78页)(上接76页)算审减与监理公司的经济利益挂钩,并适当增加奖惩条款,促使监理单位通过科学管理,保证对工程建设各阶段实行投资、进度、安全、质量四大系统实行全过程的控制,正确处理投资、进度、安全、质量之间关系。
1、强调高校内部控制活动执行的独立性
当前高校内部控制活动执行审计部门的独立性的缺失,不仅影响到审计工作的独立性,而且不利于对内部控制工作的监督。审计质量的考核与评估由审计部门完成,也存在一定弊端“自己审计自己的事”。高校可以借鉴国内外大型集团内部审计委员会的成功经验,建立审计委员会,对重大基本建设项目、重大物资采购项目、重大投融资项目聘请国际国内知名、大型的师事务所、工程咨询所、工程监理所进行专项审计及论证以保证内审机构的独立性和对内审机构的再监督,充分借助专家的工作在提高内部控制活动质量方面的作用。
2、推行审计结果公告制度
高校各项审计结果仅向委托部门、主管领导、相关部处报告和公布,广大师生员工并不了解审计部门做了哪些工作,完成了哪些审计项目,在有的高校审计工作被戏称为“地下工作”,审计报告也往往被束之高阁,审计建议得不到落实,久而久之,审计人员的积极性受到挫伤,审计质量意识和风险意识更加淡薄。要改变这种状况,行之有效的办法就是推行审计结果公告制度,建立监督信息共享机制,实行内部监督信息报送制度和反馈制度,扩大内审成果运用。将审计部门、审计人员的工作结果置于广大师生员工的监督之下,以扩大审计成果运用。实行审计公示制度,起到“审计一家、警示一片、一方”的作用。不仅能促使审计人员严格按准则、制度、程序和要求开展审计工作,而且能保护审计人员的工作积极性,从而达到提高审计质量的目的。
3、实现高校后勤审计功能的转变
以重内部控制评价代替以往重查错防弊。内部审计的重要任务是监督和控制,目的是保证经营活动的合法性、安全性和性,促进企业提高经济效益审计部门从过去审个别案例为审系统,在控制系统中选择审计项目,寻找问题,作出全面评价,进一步完善控制系统通过对组织内部控制的评价,以确保揭露组织潜在的风险,及有效果、效率和经济地达到组织的目的和目标内部审计部门人力有限,想要对组织的各个领域深入细致地发表评价在企业中是不可能的,如何发挥内部审计的服务功能,这时候各项内部控制制度起到了提纲掣领的作用。内部审计通过对内部控制制度的设计、执行等方面进行评价,进而揭露组织潜在的风险和判断是否能有效果、效率和经济地达到组织的目的和目标。
4、提高高校后勤审计工作者的整体素质
内审机构应根据经营管理需要配备工程师、会计师、商业经济管理人员、电脑专家等。内审机构应定期一年或半年聘请相关领域专业人士授课,进行有关审计数据的保密、建设工程投资、内部控制、招投标采购等方面的专业理论培训。同时,建立一套审计质量指标体系,对内部审计人员应进行绩效考核,奖惩也应分明,审计成果显着就多付薪水,工作失误或舞弊会受到严厉处罚。以加强对内审人员工作质量的考核,严格审计程序,提高审计质量,避免审计执法的随意性,减少或消除审计误差。同时建立责任追究机制,防范审计风险,提高内审人员的责任心和审计风险意识,防止出现内审“不作为”现象。还应重视内审人员的职业道德素质建设,增强内部审计人员的责任意识、风险意识、提倡保持和发扬坚守原则、勤勉敬业和锐意进取的精神。
4结束语
内部控制乏力极易导致高校内经济犯罪的发生,从而影响高校的正常运行和发展。强化内部控制已成为高校后勤改革的核心内容之一,从长远来看,对后勤部门经济活动的控制,有助于学校后勤工作的可持续健康发展,也可以减少经济活动中的舞弊行为的发生。总之,高校内部控制活动的有效展开,不仅对于高校后勤经济活动的可持续发展至关重要,而且对于国民经济的可持续健康发展也至关重要。
5
[1] 李海文,张界新,高校内部控制及其构建的探讨,继续教育研究,2005
[2] 张晓清,高校招投标机制探讨,山西医科大学学报,2003
[3] 潘秀丽,对内部控制若干问题的研究,会计研究,2002
