2004年~2010年我国电子文件中心建设研究述评

 　　 从目标定位来看，电子文件中心应成为：（1）现行电子文件的利用中心。张照余指出，电子文件中心是顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的，[20]因而，其收集范围应是具有利用价值的现行电子文件，[21]许建智等认为，电子文件中心是电子文件的集中“着陆地”，主要工作就是负责电子文件的报送、接收和利用。[22]（2）永久保管电子档案的基地。黄玉明认为，电子文件中心是档案馆的有机组成部分，其核心目标在于保证电子文件完整、真实、有效和长久可用。[23]（3）信息资源体系的子系统。胡杰认为，电子文件中心是一个承担集中、分散、异构、可扩充、可集成、有统一数据模型、有多种角度视图的、可交换的和安全可靠的复合数据库系统，是信息资源体系的重要组成部分。[24]正因为如此，胡杰、张照余等强调，在电子文件中心发展完善的过程中，要始终突出信息服务利用的功能，[25]项文新等还强调，需要对采集到的信息进行必要的分类、著录、标引，[26]陈勇还指出，应借助提供基于权限的电子文件全文检索或浏览、电子文件借阅和归还、专题或个人收藏、信息发布等形式，实现海量电子文件信息的综合利用。[27]（4）电子政务建设的好帮手。电子文件中心既辅助了政务活动的开展，又实现了面向社会的政务信息公开，所以，黄建忠认为，电子文件中心是对电子政务系统功能的重要补充，[28]许建智等指出，电子文件中心在电子政务和档案馆之间担当“承上启下”的角色，[29]黄玉明、周建武等人在总结安徽省电子文件中心的建设时，也强调了其协助打造透明政府等方面的功能。[30]因此，姚磊认为，电子文件中心不仅是电子文件的管理者、文件安全的守护者，而且，是政府文件的整合者、政府信息的传播者、政府信息的挖掘者、政府决策的支持者，[31]扮演着多重角色，兼具多种功能。
          从技术角度而言，电子文件中心还应具备：（1）多媒体功能。胡杰指出，音频、视频等多媒体信息的集成将是一种潮流，需要通过建立多媒体数据库、基于内容的多媒体信息检索方案、流媒体技术等实现电子文件中心的多媒体功能。[32]（2）数据挖掘功能。采用数据挖掘技术，有利于通过对数据的分析处理，发现蕴藏在数据中的有用信息，挖掘数据内在联系、规则和模式，帮助领导决策。如，安徽电子文件中心从技术路线上借鉴了国外标准（VERS）作为技术参考，基于XML技术将同一电子文件的元数据与文件编码封装在一个计算机文件中，[33]其EEP文件实现了信息的自包含、自描述和自证明。（3）互联互通功能。各电子文件中心的应用软件系统在平台、数据库、网络、接口等各方面千差万别，无法适应需整体协作的管理运作体系，陈勇认为，需要借助先进的网格技术（grid，一种面向问题和应用的技术）完善电子文件中心结构体系，[34]实现各类服务组件集成化，并以一种协同的方式共享，为用户提供多种多样的服务资源。如，江苏常州市电子文件中心基于完善的OA系统和局域网网间联系，[35]建成一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制。