电算化会计系统的信息质量探析

［摘 要］ 会计实现电算化核算后,会计信息的质量问题愈来愈突出。本文从系统的硬件及软件、初始化程序的设置、各个岗位的控制、信息的审核等几个方面来探讨会计信息的质量控制。
　　［关键词］ 电算化；信息质量；控制
 
　　电算化的会计系统在提高会计核算速度，简化会计工作的同时，很大程度上确保了会计信息的反映及时性和数据的准确完整性。企业在用浪潮、用友等会计软件核算后，对系统数据的依赖与信赖超过了手工账。因此摆在会计人员面前的一大难题是怎样来保证会计电算化后的信息质量。
　　
　　1 会计的信息质量特征
　　
　　会计的信息质量从不同的角度诠释有不同的意义。从信息使用者的角度来理解，它是指多大程度满足信息使用者的需求；从会计工作人员的角度来理解，它是指符合会计准则或制度的程度。因此，我们可以用是否满足人们的需求和满足的程度大小来度量会计的信息质量，主要包括相关性、可靠性、真实性、及时性、可比性、有用性等。
　　相关性要求企业做到会计信息要满足不同使用者比如股东、经营管理者、政府部门等的需要。会计信息既要能反映过去的财务状况，也要能预测企业未来的财务趋势。可靠性要求数据真实可靠，确认和计量会计要素要符合各自的定义。例如销售材料的收入按规定要计入“其他业务收入”而不是计入“主营业务收入”。对企业影响重大的经济业务应该单独进行核算、反映。财务报表应根据实际发生的业务编制，来真实地反映资产负债表日的财务状况和会计期间的经营成果。及时性要求企业尽快编制、报送年度的财务报表。企业要在会计年度终了审计后尽快报出各类财务报表。网络技术的飞速发展让管理者更需要及时获取财务信息，一年一度的财务报告已不能满足这个要求。企业实时发生的经济业务是不断变化的，因此会计人员编制的信息也需要实时变化。
　　会计的真实特性要求会计信息能正确反映实时发生的每项经济业务的所有内容。若会计信息不具有真实的特性，就会损害到国家和社会公众的利益。企业财务人员的综合素质和会计方面的准则制度、处理信息的程序方法也会影响到信息的真实性。具有不同职业道德水平的财务人员会对信息的真实性做出不同程度的保证。财务人员根据实时发生的经济业务经过一定的程序和方法处理形成会计信息。数据的处理过程也会影响到会计信息的真实性。
　　
　　2 对电算化系统的会计信息进行质量控制的意义
　　
　　信息是人们应用会计核算软件加工处理后得到的对使用者有用的数据。它会影响使用者的决策或行为，这种影响可能是现实的，也可能是是潜在的。会计信息是会计人员将会计数据分类到相应的会计科目进行科目汇总、计算、解释和报告后产生的信息，会影响到投资者、债权人等信息使用者的决策。会计信息失真会使企业遭受财务损失或是影响声誉，严重时可能会使企业面临破产的困境。会计信息的质量控制一直是会计财经法规的一项基本要求。将电算化引入会计工作后，会计账簿、报表等都是由固定的程序生成的，会计人员的工作只是录入会计凭证。
　　为了保证电算化会计信息质量，《会计法》做出了两方面的规定：会计核算软件应与会计制度的规定相符，电脑生成的会计信息必须符合财经法规的规定。但是由于软件技术、电脑设备、系统管理及财务人员的原因，尤其是目前我国会计人员的综合水平不高，专业知识不过硬，所以最后自动生成的会计资料可能不太符合要求，存在会计信息失真。会计电算化数据不同于存储在纸质凭上的数据，对其更改（如对数据库的数据进行修改）一般不会留下痕迹。会计电算化数据的特点使一些不法分子进行违法操作有了可乘之机。
　　
　　3 电算化会计系统信息控制的手段与措施
　　
　　（１）首先是财务办公系统。购买一套质量好的硬件系统和适合企业的会计核算软件。硬件由电脑、网络环境及打印机等构成，是电算化会计系统的基础。一套好的硬件及有安全保护措施的网络环境为产生、输出会计信息提供了保证。会计核算软件是进行数据处理的基本系统。企业一定要购买正版软件，会计业务多或者业务复杂的公司尽量配置性价比高的电脑，可以和大型数据库链接的会计核算软件；经济内容比较少的企业可选择可链接小型数据库的会计核算软件。在为企业选择会计核算软件时，还要注意软件是否可扩充、软件使用者是否比较多、售后服务质量如何等。企业可以让财务部门比较细致地分析软件的各个模块，并现场演示一套账的操作。企业也可咨询已使用这个软件的其他企业的会计人员。企业在综合考虑此核算软件可满足企业目前及未来的经济业务需要后方可使用。古人言“凡事预则立”，对于会计软件而言，就是对系统进行初始化设置 。设置的方面有企业用到的各级会计科目、初始数据的录入、核算工资的程序、坏账的计提比例、累计折旧的计提方法、存货的成本核算方法等。