浅论ERP会计信息系统中的实时控制

　　【论文关键词】 ERP　会计信息系统　会计实时控制 
　　【论文摘要】 随着Internet的高速发展和信息技术的不断进步，企业生存和发展的外部环境发生了巨大的变化，企业管理信息化进程逐步推进，企业资源计划（Enterprise Resource Planning，即ERP）信息管理系统被广泛应用。该系统的核心是在企业内部通过计算机网络对整个供应链实现有效管理，要求通过企业各个环节的网络进行信息的及时传输，实现ERP系统对会计信息的实时控制。因此研究ERP环境下的实时控制，对从传统会计控制向会计实时控制过渡具有积极的现实意义。 
　　 
　　伴随着互联网普及和电子商务的兴起，ERP软件开发应用日益广泛，企业信息化程度逐步加深。利用先进的信息技术改革传统会计，满足信息时代对会计控制的要求，优化企业内部流程，提升内部会计控制体系质量，成为会计信息化管理研究的必然。 
　　 
　　一、ERP环境下的会计实时控制理论 
　　 
　　事后算账的传统会计往往在信息披露上存在一定的滞后性，“实时”则是指追求最有效的会计信息处理，一个控制系统如果其结果能够立即作用或影响正在被控制的过程，即可被称为实时控制系统。会计实时控制是指在网络环境下财务人员利用信息技术手段，对企业经营活动过程进行实时对比和分析，通过指导、调节和约束促进经营活动，以实现提高企业经营效益的目标。 
　　企业资源计划（Enterprise Resource Planning，即ERP）系统是一种企业管理思想的体现，是一种全新的管理思想和管理模式。具有计划的一贯性、管理系统性、数据共享性、动态应变性、模拟预见性、物流与资金流统一性等特征。数据的采集和业务处理互相融合互相支持，形成一个信息共享、有机结合的全方位管理板块。ERP系统的核心是会计信息系统，它与生产、销售、人事、管理等子系统相互融合，集财务会计、成本会计和管理会计于一体，提供着预测、决策、计划、控制所需的大量信息。这就要求传统会计控制要适应现代化管理的改变，积极发展会计的实时控制理论。 
　　目前，信息处理速度的加快为没有时滞的实时控制提供了技术平台，传输网络化为现代企业集中控制提供了可能。ERP系统中，通过各模块的实时传递，将整个系统集成一体，供应链各环节信息统一，实时地提供了反应企业运用状况的货币量、实物量和时间量信息。 
　　 
　　二、会计信息系统中实时控制的内控方法 
　　 
　　（一）传统手工环境与ERP环境中内部控制的区别 
　　首先，与传统手工环境相比，ERP环境中的内部控制风险变数更大，设计内控体系时需针对各种风险制定具有高度适应性的措施以满足需要。 
　　其次，较传统手工环境，ERP环境下业务流与信息流同步进行，既实现了内部控制执行和信息采集合二为一的集成，也为事前预防、事中检查和事后纠正的控制整合提供了条件。 
　　再次，ERP系统中计算机根据企业设置的控制标准在各业务控制点实施客观控制，人工主观控制大大减少，加强了企业的控制力度。 
　　（二）ERP环境下会计实时控制的主要方法 
　　将传统的内部会计控制与网络信息技术相互融合，在软件中集成优化，才能进一步满足ERP环境中会计实时控制的需要。 
　　首先，分离ERP环境中的不相容职务，将系统管理员、操作员、外来用户等不同的操作者设定不同的权限。对负责系统数据管理维护工作的系统管理员采用多人操作的内部牵制方式，避免其利用职权擅自更改信息，进行业务舞弊；管理员赋予操作员权限时，坚决执行不相容职务分离的内控原则，避免将需要分离的职务权限授予一人，重要的岗位可以设置两个或两个以上相同权限的操作员，实行岗位轮换制相互牵制；对于外来用户，只提供查询功能。 
　　其次，为了解决企业管理中的监管力度不足和信息不对称等问题，需打破传统的会计流程，建立起财务业务一体化的数据集成控制处理。企业集团总部可以实行集团信息的综合应用，在子公司内设置业务流程管理的ERP，连接各子公司的部门和业务环节，将会计信息的采集下放至各业务作业中，输入系统中的会计信息也自动在各业务作业中完成加工，同一作业不同方面的会计信息快速综合化地呈现于监管之下。系统不仅能够实时报告会计信息，进行预算实时管理，还可以实现信息共享，实时集中控制企业财务状况。 
　　再次，与传统会计不同，ERP系统中的大量数据都保存在存储介质上，业务轨迹查询困难，应通过设置系统日志保留审计资料，加大内部控制。日志系统记录操作用户使用软件、调用程序、访问文件和目录的起止时间，以及对文件数据的增删改与复制的操作等，日志系统中资料增多后需有转存和备份等维护，保存完整详实的审计线索，以满足企业内部稽查和外部审计的需要。 
　　此外，传统内部会计控制中包括风险控制，在ERP环境下，企业也要在系统中建立风险预警和识别系统，当遭遇企业风险时该系统立刻启动，实时地进行分析风险、调动资源、制定应急方案，事后进行风险总结，以达到不断提高企业风险防御和风险管理的水平。