教学评估与院系教学档案管理的PDCA方法

摘要：教学档案在教学评估中具有十分重要的作用，高校必须加强对教学档案的管理。从近几年的新建本科院校自评情况 看，各院系在资料的准备上，经常发生这样的情况，即需要的资料找不到，无关资料却不少。本文着重探讨如何收集和保存好日常教 学资料，如何让教学资料的管理更合理、更规范，让教学工作评估在规范、齐全的教学档案支持下井然有序.
    关键词：教学评估；档案资料；PDCA；档案分类 
    2002年6月，教育部将本科教学工 作合格评估、优秀评估、随机性水平评估 合并为本科教学工作水平评估。2004年 10月，教育部“高等教育评估中心”正式 成立。此后，各高等院校每五年都要接受 一次教学工作评估，并将评估结果向社 会公布。实践证明，教学工作水平评估是 保证教学质量行之有效的手段，提高教 学质量是高等学校生存和发展的生命 线。因此，各地教育行政部门和高等学校 都十分重视教学评估工作，加大教学基 本建设投入，建立建全教学管理制度，深 化教学改革，完善质量监控体系等。为了 做好迎评工作，学校将工作重心下移，并 将责、权、利更多地下放到院系，为此，院 系要管理的教学资料将越来越多。从近 几年的新建本科院校自评情况看，各院 系在资料的准备上，经常发生这样的情 况，即需要的资料找不到，无关资料却不 少。如何收集和保存好日常教学资料，如 何让教学资料的管理更合理、更规范，让 教学工作评估在规范、齐全的教学档案 支持下井然有序？笔者从院系教学管理 特点入手，结合评估指标，引入了一套适 合院系教学档案收集整理的新方法，即 “过程方法”，供同行参考.
    一、院系的教学管理模式 在管理理论中，过程方法是相对于 目标管理的方法而言的。目标管理的方 法只作宏观目标的制约，不求微观过程 的管理。而过程方法既要宏观目标的制 约（如质量方针、质量目标），又要微观过 程的管理[1]。随着高校办学规模的扩大和 工作重心的下移，根据学校和院系教学 工作特点，很多高校对院系采取了目标 管理的模式，而院系是教学的基层单位， 与教师和学生的关系相当紧密，很大程 度上取决于系部的专业设计与教学过 程，所以院系的内部管理采用的往往是 过程方法的管理.
    二、院系教学工作资料收集 PDCA方法 1．过程方法与“PDCA” 在ISO9001：2000的2.4中有这样的 定义：“系统地识别和管理组织所应用的 过程，特别是这些过程之间的相互作用， 称之为‘过程方法’。”它是ISO9001的精 髓之一，通过识别和管理众多相互关联 的活动，分清各过程的职责，找出过程的 输入和输出（不能重叠）管理质量。GB/T1 9001-2000中提出“‘PDCA’的方法可适 用于所有过程”[2]。何为“PDCA”方法？简 略说，“PDCA”包含四个环节：P—策划： 根据顾客的要求和组织的方针，为提供 结果建立必要的目标和过程；D—实施： 实施过程；C—检查：根据方针、目标和产 品要求，对过程和产品进行监视和测量， 并报告结果；A—处置：采取措施，以持续 改进过程业绩[3]。PDCA是一个循环，在不 断的循环中保证产品的质量。对于把 ISO9000引入教育，目前存有争议[4]，本 文避开ISO9000对教学质量的影响问 题，专对教学工作资料的收集、归类作进 一步的探讨.
    院系的教学质量管理就是一个以教 学工作为中心，管理众多与教学相互关 联的活动的过程方法管理，其教学资料 的收集、整理工作便是一个寻找各过程间输入与输出的相关性问题，并对每个 过程产生的材料进行整理、归类的过程.
    借用过程方法来整理、归类零散的教学 资料，借用PDCA方法对教学过程资料进 行分类收集，这就是笔者进行院系教学 工作资料收集整理的思路.
    2．院系教学工作过程划分 院系教学工作可视为一个大过程， 大过程中又包含着小过程，而每一个小 过程都有各自的PDCA循环。过程划分 不能太大，也不能太小。过程太大了，资 料的查找困难；过程太小了，档案编码太 繁，难记、难归类。因此，找准“过程”，是 院系教学工作资料管理的关键。根据教 学工作的特点，院系教学工作可分为： （P—策划）学科、专业办学规划；（D—实 施）师资队伍、办学条件、学生资源；（C— 检查）教学工作检查及结果；（A—处置） 表彰、处分及改进措施。策划，是质量目 标环节，是院系办学的指导性规划；实 施，分出三个子过程，涵盖了院系所有的 日常教学工作内容，是教学工作资料收 集的重点；检查，是质量监控机制的重要 一环，也是支撑教学质量的关键资料；处 置，是改进教学工作业绩的重要环节；表 彰和处分是为了引导制定改进措施，持 续改善过程业绩。策划、实施、检查、处置 四个环节，包揽了所有的与教学工作有 关的各过程.
    3．院系教学工作档案分类 由于评估，档案资料显得更为重要[5]， 因为院系教学工作相关资料是学校教学 工作水平评估的重要支撑之一，更是专 业办学水平评估支撑，资料收集整理的 好坏，直接影响学校评估结论。有关高校教学档案分类的文章不少[6]，但笔者认为， 这些归类方法，不能很好地反映出“以评 促建，以评促改、以评促管、评建结合、重 在建设”的思路。系部的建设过程，是一 个不断发展的过程，也是一个PDCA循 环的过程，在院系档案的分类上也应该 能较好地体现这一个过程。按照PDCA 环节来收集、整理教学工作档案，体现了 一种动态的循环，有利于资料的利用和 动态了解院系的教学工作状况。结合评 估指标对教学资料的要求，笔者用PDCA 方法对院系教学工作资料进行归类、编 号，并说明档案立卷办法，以利院系教学 资料完整收集，合理归类.
    类目说明：一级类目：P策划、D实 施、C检查、A处置；二级类目：以1位阿 拉伯数标识（如1，2，3……）；三级类目： 以2位阿拉伯数标识（如01，02，03……）.
    具体如下： P：策划 1规划学科办学规划、专业培养 方案、系部发展规划等 2实施实现方案的各种教学管理 制度、措施和办法、院系教学工作年度计 划、会议记录等 3检查各种检查、评价制度、措施 等 4处置各种奖励、处罚办法、修 订、完善各种方案、制度的记录、会议记 录等 立卷说明：所有的策划除修订、完善 方案记录、会议记录外，装订成册（册内 按四个环节排序），并保留一份不装订， 作为下面的“实施”过程中的“策划”.
    D：实施 1师资队伍 01资格年度培养计划、师资结构 （含实验教学队伍）、培训情况、年度总 结、学历学位复印件等.
    02科研年度科研（含教研、教改） 计划、各种项目批复及立项书、专业科研 进校经费、各种教学改革资料等.
    03授课教学任务及工作量统计、 课程教学计划、课程开出率、停课、调课 情况、教学方法与手段改革、评课、评教 结果等.
    04师德履行岗位情况材料、教书 育人典型材料、教师的年终考核、社会、 学生对教师师德方面的反映等。2办学条件 01专业与课程专业建设、课程建 设、教研室建设、课程教学大纲等，相关 会议记录.
    02实验与实践实验室建设、实验 项目建设、专业教学设备值统计，实验设 备管理（申购、建账、使用、维修、报废等） 及设备资料管理，实习、实训基地建设及 设备情况等.
    03教材与使用选用教材情况及分 析，自编教材情况，专业文献资料统计 等.