浅议学校档案的收集与管理

    摘 要：学校档案的收集是档案管理的一个重要环节，文件材料收集不全，就会直接影响归档文件的质量。因此，在进行文件材料的收集时，要确定专人，及时到学校各部门查找，不能等、靠，要主动把各级部、各教研组以及办公室每学年的档案材料收集齐全。加强学校档案管理工作，对于全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有十分重要的意义。
    关键词：学校档案  收集  管理
    档案的建立是一个循序渐进的过程，档案工作是非常琐碎的。那么，资料收集工作就是档案工作的起点，没有文件资料的收集工作，就没有完整、科学、系统的档案。而学校档案馆所管理的所有档案，并不都是由档案馆自己形成的，它们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件，这些文件分散在各个管理和教学部门，不收集起来，时间一长就有可能散失。如何做好学校档案收集工作，笔者认为抓好以下几个环节很有必要：
    一、健全档案收集制度
    学校要把档案管理工和列入重要议事日程，认真组织好《档案法》学习与宣传活动，提高档案管理工作人员素质，建立健全学校档案管理工作制度，克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现归档的规范性。做好学校的档案工作的根本要求就是要强化档案管理意识。促使全校教职工增强档案意识，形成人人重视档案，人人支持档案收集工作的氛围。
    二、明确档案收集范围
    凡是反映本校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字，声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图像清晰，书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。如用传真纸打印的必须进行复制。
    三、进行科学分类
    学校档案大体上可分为五类：文书档案、教学档案、科技档案（包括财会档案、基建档案）、声像档案和实物档案。
    以教学类档案为例，可分为以下条目：一是教学管理的文件（包括上级教学管理指导性文件、学校的教学工作计划、总结、报告、规章制度和统计材料等）；二是教学改革方面的文件材料；三是有关教学与教学实践的文件材料（包括教学计划、大纲、考试管理材料）；四是学科、专业设置和实验室建设的文件材料；五是有关教研室活动的材料；六是优秀教案、课件；七是师生奖惩材料；八是各专业使用的教材目录和自编教材；九是学生管理工作的文件材料。
    确定了类目，按其中的每一条款准备一个卷盒（或卷夹），并做好标识，贴在准备好的卷盒背上，卷盒按条款的顺序排放，将处理完毕的文件或收集上来的资料“对号入座”，归入相应的卷盒内，以备查找。
    四、注重收集方式与方法
    1.平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，应及时收集。如收文、发文；请示、批复；学校与有关单位及个人签定的各种合同、协议；开学典礼、毕业典礼、运动会等各种会议材料。