实施开放档案鉴定工作细节研究

　　三、实施的具体步骤、程序
　　
　　1、制订工作计划。包括确定开放鉴定档案(形成满30年、或拟提前开放的)的全宗、所属年度、数量，开放鉴定工作完成的时间、人员分工等内容。
　　
　　2、建立初审数据库。内容包括开放档案的序号、档号、全宗名称、案卷题名和卷内文件题名、形成时间、件数、保管期限、开放与否、不开放的原因和依据、涉密档案的密级。由初审人员边初审，边录入。
　　
　　3、初审。在科长的组织下，初审人员通过阅读档案原文，逐卷逐件对拟开放档案进行初审。进行此步骤需要注意的是，由于八十年代以前的文件形成不规范。有的文件的标题不能完全反映文件的内容，初审人员绝对不能仅通过卷内文件目录就确定档案文件是否开放。同时。对保密期满的原涉密档案，履行解密手续。
　　
　　4、初审总结。初审完毕后，工作人员要总结说明开放档案鉴定初审的情况，拟开放、不开放档案的内容、数量和所占比例等内容。
　　
　　5、复审。初审完毕后，交复审小组成员对初审结果进行逐件复审。通过召开复审小组会讨论、形成复审意见。
　　
　　6、局务会终审。开放鉴定人员向局务会汇报初审情况、复审小组的意见。经过局务会讨论，形成终审意见。
　　
　　7、开放鉴定结果修订。根据局务会终审决定，对开放档案鉴定的结果进行修改。
　　
　　8、形成终审报告、填写终审表。说明开放档案鉴定的情况，拟开放、不开放档案的内容、数量和所占比例等内容，鉴定审查的详细情况。初审、复审人员和局(馆)长在终审表格上履行签字手续。
　　
　　9、报区政府批准。形成《关于馆藏××××年度部分档案向社会开放的请示》，内容包括开放档案鉴定的情况，拟开放、不开放档案的主要内容和意见、数量和所占比例等。
　　
　　10、向市档案局备案。说明拟开放、不开放档案的主要内容、数量和所占比例等内容。将控制使用档案文件级目录附后，以便审查。
　　
　　11、开放标识。根据上级批复情况，进行开放档案标识，在已经获准开放的档案上加盖“已开放”标识。在相应全宗的全宗卷中加入开放鉴定情况说明材料：在相应案卷的备考表内填写说明开放档案情况。
　　
　　12、履行解密手续，标注解密标识。在已解密的原涉密档案上原标注的密级上加盖双杠(表示原标注密级作废)标识，在下面加盖“已解密”标识。同时，依据《暂行规定》第五条“提前开放馆藏经济、科学、技术、文化类涉密档案。应当向原档案形成机关、单位发出要求提前解密的通知”的规定。履行确认该部分档案予以解密的手续。
　　
　　13、编制开放档案目录。编制电子、纸质开放档案目录。方便利用者在阅览室和网络的利用。
　　
　　14、发布开放公告。在报刊、网络等媒体上，向社会发布开放档案的内容、所属年代、数量等信息。在政务网、档案信息网上发布开放档案的目录及其档案原文。
　　
　　15、年度开放档案工作总结。总结中要反应开放鉴定工作的全部过程，如参与的人员，鉴定的数量，开放档案的内容、数量、时间。开放鉴定工作的经验教训等内容。
　　
　　四、需要注意的几个问题
　　
　　1、关于涉密档案履行解密手续问题。1988年《保密法》颁布前，我国各级机关普遍存在着文件材料标密过高、定密随意的问题，许多区县级及其下属机关的内部文件也被确定为机密、甚至绝密文件，因此档案馆在进行开放档案鉴定(包括提前开放档案鉴定)过程中，肯定涉及涉密档案。档案馆必须按照《保密法》和《暂行规定》的规定，对已经解密的涉密档案进行相应的标识工作，标识“已解密”，履行解密手续。
　　
　　2、关于对控制使用档案“二十条”的理解和应用问题。《暂行规定》中第七条规定的控制使用的二十条的内容，总体来说内容较全面，但对涉及个人隐私类档案的种类，可操作性差、较难以把握。根据几年来开放档案鉴定工作的实践，主要对以下几类档案予以控制使用：涉及个人问题的调查、处理、定性、结论方面的材料；各机关、组织形成的涉及个人基本情况的表格和文件材料；招工、职工转正定级审批表；个人建房审批表及相关材料等。
　　
　　3、处理好“件”与“卷”开放的问题。区县档案馆是普遍按照一卷档案中的一件档案不能开放，则整卷档案就不开放的原则进行开放鉴定工作的。笔者认为，对无需要控制使用内容的档案不予开放，是违法违规行为、不作为的行为。必须逐件地对档案进行开放鉴定工作，而不是因为因一件档案不能开放而对整卷档案不开放。设想，如果我们采取物理隔离(人为遮盖)的方法封闭控制使用的档案，只让利用者阅读开放的内容，岂不就达到了对不开放档案控制利用的目的了吗?也就可能只有极少量的档案不能开放，就可以大大提高开放率。西方国家，如美国对复制的涉密内容的文件、档案采取涂抹墨迹遮盖涉密内容(开天窗)的方法对公众开放，应该值得我们借鉴。
　　
　　4、增加依申请开放类档案。对婚姻等涉及个人隐私的档案是否开放，各档案馆的处置是不一样的。但公民持有个人有效证件，都可以查阅本人的这类档案。这样就出现了矛盾：既然是不开放控制使用的档案。那为什么还要采取利用开放档案的接待方式、手续，只要出示身份证就可以呢?相反，对这类档案进行开放了，别人就有权利用。岂不是又侵犯了比人的隐私权?!因此，在档案管理利用的类型中，除控制使用的档案、开放档案以外，可参照《中华人民共和国政府信息公开条例》政府信息依申请公开的形式，增加依申请利用开放类档案。公民个人利用涉及个个人隐私的如婚姻、房地产等类档案，在不侵犯他人隐私的情况下，持本人证件填写申请利用表格。经过工作人员批准后利用。