现代中师档案管理探析

　　2、管理人员观念陈旧。馆藏档案种类单一，长期以来.由于各种原因，档案工作主要为政治服务，中师同样不例外。档案管理方式主要以行政为主，根本没纳人法制管理、科学管理轨道。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料所占比例很小，行政管理方面的较多。这种状况随着《档案法》的颁布和实施有所改善，但是与中师的实际发展相比还相差甚远。
　　3、管理方式落后，信息化管理手段运用很少。目前，许多中师的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化程度不是很高。一方面是因为档案管理人员业务素质差，没有为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务，档案人员素质制约了档案现代化管理。另一方面是由于计算机等先进的技术设备极少进人档案部门，现代信息技术手段，如中师数据库、校园网络等没有切实应用到中师档案管理工作中。
　　三、目前中师档案管理所忧之患的对策
　　1、加快中师档案馆的数字化建设。信息化的浪潮不仅加快了人类历史发展的进程，而且日益深刻地改变着人们的工作、生活和思维方式。信息化已成为当代国际竞争的战略制高点。面对全球信息化趋势的巨大冲击和以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境的逐渐形成，且电子文件的大量产生和应用，作为主要信息资源之一的档案正快速地向数字化方向发展。中师档案馆资源数字化建设要制定长远规划，采取渐进步骤，处理好短期目标与长期目标的关系。
　　2、建立文档一体化管理系统。实现办公自动化环境下的文档一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件和档案工作的要求一同嵌人管理系统，实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案管理软件所设置的OA接口，与中师文书部门连接，实现文档一体化管理，确保电子公文及时高效、安全保密地运行，使文书部门文件整理与归档工作一次完成，避免重复劳动以提高工作效率，实现中师档案为教学、科研、招生就业、评估与文化传递提供集约的便捷的服务。
　　3、加强人员培训，提高整体素质。首先，提高领导干部的档案意识。中师应配备有强烈责任心、思维具有前瞻性的领导干部，以适应档案管理的需要。其次，加强讨户算机专业人才的配备。档案现代化管理离不开网络和计算机知识的应用，无论是电子文件的归档和管理，还是馆藏档案的数字化转换、档案的网络利用等等，都离不开计算机知识和档案知识的有机结合。第三，加强对在职档案管理人员的培训。档案现代化管理不能只靠计算机人员去完成。档案部门除配备计算机专业人员外，还应提高在职人员的计算机操作技能和网络知识的应用水平，有针对性地对他们进行培训，采取有力措施，保证培训的效果。
　　4、建立中师档案信息安全保障体系。在中师档案信息化建设中，安全保障包括两方面，一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在档案信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强对档案管理系统的监控;存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离;各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，也不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。
　　
　　参考文献：
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　　[2]甘翠兰.论高校教学档案的管理[J].湖北师范学院学报,2005(5)．
　　[3]钟瑜芳.高校教学档案管理的几个问题[J].科学管理,2006(5)．