加强油田开发企业档案管理,提高档案管理水平

来源:岁月联盟 作者:马建英 时间:2014-04-25

      摘要:油田开发档案在油田开发生产建设中起着重要作用。目前油田开发档案在管理工作中存在着自动化水平不高、收集整理不规范、管理和深度、幅度不够,生态环境差等问题。要加强档案的收集和整理、整合档案资源、加强生态环境建设,电子档案与纸质档案共存,加强档案人员队伍建设,提高档案整体管理水平,使档案工作在油田开发生产建设中发挥更大的作用。
  关键词:油田档案 管理水平 提高

  油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证,是实现油田企业可持续发展的重要组成部分,是油田企业管理的重要内容,是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据,也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来,虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视,油田开发档案也初具规模,现代化管理水平不断提高,但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强,本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析,提出一些见解和认识,使油田开发企业档案管理更加规范和科学,以便更好地为油田生产建设服务。
  
  一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题
  
  1.档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年,但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机,手工检索和录入等主要工作方式。
  2.档案收集不规范。在档案收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,有时出现档案员逐个跑各个部门和科室,有的以忙推脱,档案归档不及时,有些重要档案,由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动,导致重要档案不能及时归档现象,时间一长,甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁,调动人员总是急着办手续,档案人员由于都是熟人关系,只要签了字,马上让其办理调动手续,而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。
  3.档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室,只是厂行政办下面的一个班组,厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管),厂办主任、或总工程师由于工作较忙,具体的档案工作协调不可能直接管,而档案室主任只是一个班组长的级别,与各个部沟通和协调困难较大。另外,劳资、组织等业务部门还专门设有档案室,也给档案综合管理带来了困难。
  4.档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题,特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统,而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准,造成查找一个文件或资料费很长时间。
  5.档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲,档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息,生产业务不熟,导致档案利用和收集的困难;从幅度上讲,目前档案室缺乏声像档案管理,这一块目前在宣传部门,这也给加强科学管理带来了难度。
  6.档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门,没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化,培训流于形式,也影响了档案管理水平的提高。
  7.档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想,以第一采油厂为例,目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室,房屋陈旧,楼板多处裂缝,经多次鉴定,已达不到档案存放的要求,而且与其他单位合用办公,不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题:档案工作人员待遇低,绩效工资是全厂最低的,节假日无加班工资,没有与生产科技人员享受同等待遇。
  
  二、措施和建议
  
  1.规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好,幅度尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定和油田总公司的要求;二是排版形式为横排,左侧装订;三是注意检查公文制作是否履行了签发手续;四是公文字迹要清晰;五是公文引文文种要合理,用字要规范。

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