利用Excel轻松实现会计凭证管理

［摘要］ 本文对如何在Excel中以会计凭证表记载记账凭证信息进行了探讨，并给出了具体的操作步骤。其中，Excel中的IF函数和VLOOKUP函数的嵌套使用，可以实现输入会计科目代码后自动显示相应的会计科目的名称。同时，以会计凭证表为基础，利用Excel的数据筛选功能，可轻松生成各个会计科目的日记账和明细账，建立凭证和账簿间的联系。
　　［关键词］ Excel函数；会计凭证；数据筛选

　　一般的会计软件会按照手工记账凭证的样式设计一个填写凭证的窗口，用户在此填写凭证信息，非常方便。但有些小企业由于业务少、资金紧张或者其他原因没有购买商品化的会计软件，而采用手工会计处理又非常烦琐，对于这样的企业可以考虑借助Ｅｘｃｅｌ的制表功能来实现凭证管理的现代化。实际上，各种会计软件的凭证录入信息都是存放在后台的数据库中的，而数据库的信息都是以表格形式反映的，因此，在使用Ｅｘｃｅｌ进行会计凭证的处理时，可以用会计凭证表来直接反映经济业务的数据。
　　
　　一、前期准备
　　
　　（1）新建一张Sｈｅｅｔ工作表，取名“会计科目”，将科目代码和相对应的科目名称输入其中，如图１所示。
　　（2）将一张Sｈｅｅｔ工作表命名为“会计凭证表”，并按照会计凭证所反映的信息设计表头，如图２所示。
　　
　　二、自动显示会计科目
　　
　　录入凭证时，会计科目名称的录入比较麻烦，且速度较慢，容易出错，所以可以考虑只录入科目代码，让科目名称自动生成。这里要用到前面设置好的会计科目表。以Ｅｘｃｅｌ ２００７为操作环境，具体设置步骤如下：
　　（１）在会计凭证表中选择科目名称这一列的Ｇ３单元格。
　　（２）单击函数按钮，在插入函数窗口中选择逻辑函数ＩＦ（）。在ＩＦ（ ）函数的Ｌｏｇｉｃａｌ＿ｔｅｓｔ自变量位置输入“Ｆ３＝”””，Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｔｒｕｅ自变量位置输入“”””，如图３所示。
　　（３）将光标移至ＩＦ（）函数的Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｆａｌｓｅ自变量位置空白处，单击“ＩＦ”下拉菜单按钮，选择列查找函数ＶＬＯＯＫＵＰ（），如图４所示。
　　（４）在ＶＬＯＯＫＵＰ（）函数Ｌｏｏｋｕｐ＿ｖａｌｕｅ自变量位置输入“Ｆ３”；将光标移至Ｔａｂｌｅ＿ａｒｒａｙ自变量位置，单击“会计科目”工作表，在表中选中Ａ２：Ｂ１５７区域（即整个会计科目表的数据），Ｔａｂｌｅ＿ａｒｒａｙ自变量位置会自动出现“会计科目！Ａ２：Ｂ１５７”字样；在Ｃｏｌ＿ｉｎｄｅｘ＿ｎｕｍ自变量位置输入“２”；在Ｒａｎｇｅ＿ｌｏｏｋｕｐ自变量位置输入“１”，如图５所示，单击“确定”按钮，ＶＬＯＯＫＵＰ（）函数设置完毕。
　　 读者也可不按照以上Ｇ３单元格公式的设置步骤，直接在Ｇ３单元格中输入公式“＝ＩＦ（Ｆ３＝＂＂，＂＂，ＶＬＯＯＫＵＰ（Ｆ３，会计科目！Ａ２：Ｂ１５７，２，１））”亦可。
　　 （５）选中Ｇ３单元格，光标移至右下角，变成十字形时下拉至最后，则自动生成Ｇ３下面所有单元格的公式。
　　（６）任意在“科目代码”一列的单元格中输入一个会计科目工作表中的科目编码，则在其右侧的“科目名称”一列的单元格中将自动出现相应的科目名称。某工厂会计凭证表的部分数据资料如图６ 所示。
　　需要说明的是，图１所示的会计科目是新准则规定的一级会计科目，图６中的科目名称一列虽然是在输入图１中的一级科目代码后自动生成的，但明细科目一列却必须手工输入。那么能否直接输入完整的、包括明细科目的会计科目代码后自动生成相应的科目名称呢？答案是肯定的。企业只需根据自己的代码体系，设计类似图１的会计科目表，即可生成改进后的会计凭证表样式的凭证表（如图7所示）。
　　
　　四、结束语
　　
　　会计凭证是账务处理的重要依据，是会计核算的起点，Ｅｘｃｅｌ的表格功能可以让用户轻松制作会计凭证表，其中利用Ｅｘｃｅｌ函数实现自动显示会计科目的功能更是增加了“用Ｅｘｃｅｌ替代会计软件”这一设想实现的筹码。此外，凭证和账簿间的联系以及它们的表格性质可以使Ｅｘｃｅｌ在其中“大显身手”，以会计凭证表为基础，利用数据筛选功能轻松得到日记账及明细账。