电算会计记账方法分析

　　三、成批记账方法
　　从表面上看，成批记账一次能够将多张未记账凭证交叉立体同时登记入账，但它与实时记账的根本区别在于凭证必须经过审核签名后才能进行记账，而不是一次能够登记记账凭证张数的多少。也就是说，只要是凭证要求审核签字后才能记账，即使一次登记一张记账凭证也属于成批记账。现行会计软件对进入电子账套的记账凭证虽然可以从借贷平衡、凭证类型、时间顺序和内容完整等方面进行自动审核，但无法预防像数字串行、方向颠倒和借贷同时多记或者少记等这类凭证错误。为了保证电子账套中会计数据的正确性和合法性，不论是用户录入的手工凭证还是自动生成的机制凭证都必须作为未记账凭证先保存在“临时凭证库文件”之中，等待相关人员进一步审核。一旦发现其中的未记账凭证有错误，用户就能及时进行无痕迹修改，同时还可减少不必要的数据存储；审核无误的凭证经过签字后仍然要返回存放在“ 临时凭证库文件” 之中，只有经过成批记账才能转移到“ 正式凭证库文件” 之中。由于成批记账具有工作效率高、控制环节多和数据责任明确等优点，因此，它成为各种会计软件都具有的最基本的记账功能。 
　　四、电算会计的恢复记账
　　恢复记账能够将已记账凭证及其数据还原到记账前的状态。这种反记账功能不仅要把记账凭证从“正式凭证库文件”返回到“临时凭证库文件”中，而且要把当时记账过程中传递和产生的所有数据从相关数据库文件中彻底注销。可见，全面准确地保留记账线索是会计软件实现恢复记账的关键技术，现行的会计软件主要有“最近一次记账前状态”和“本月月初状态”两种恢复形式。恢复记账功能虽然具有避免错误凭证被登记入账、解决病毒导致的账证不符问题、重新进行意外中断的记账过程等优点，但同时又会给电子账套带来了新的财务风险。因此，现行会计软件对该功能通过隐藏（使用时再激活）和专人负责（如账套主管）等方式进行了严格管理。权衡恢复记账功能的利弊，鉴于已记账凭证的错误还可以采用红冲和调整方法进行有痕迹修改，笔者建议会计软件中最好还是不要设置这种记账功能。 
　　五、电算会计的跨月记账
　　会计工作要求日清月结，但在会计实务中用户可能会由于种种原因而不能按期结账。如果等到本月记账凭证全部记账和结账后，用户再来进行各项辅助账务管理和编制完整的会计报表，就会造成日常会计工作的大量积压。现行会计软件提供的跨月记账功能允许用户在上月未结账的情况下，照常将本月录入的记账凭证及时进行记账。在电子账套中，所有记录经济业务的数据库文件都可以按时间先后进行索引排序，记账凭证只要日期属实，其记账迟早并不会影响相关数据库文件的正确性，会计软件能够自动按照凭证日期有序地传递和更新账套数据。由于本月一旦结账将不能在本月再输入记账凭证，也就是说，只要本月未结账还可以继续进行凭证处理，因此，跨月记账功能使得一个电子账套同时拥有几个活动会计期间，这样不仅给日常账务处理工作带来了便利，也给年度审计调账提供了极大的方便。同时，为了防止滥用跨月记账功能而将会计工作一推再推，会计软件应该要求跨月记账不能超过两个月。