Word 2007在实用性方面又有进步
引言：尽管微软称，Word 2007界面所做的根本性变化是为了拓展其实用性，但并非每个人都认为这个目标得以现。在此，对几个重构的方面进行分析，并以实例来谈谈其中的这些改变。
关于Office 2007新界面的议论早已是漫天纷飞，所有人都看得到Office 2007所带来的新风貌。从人们开始使用Office到现在，Office 2007的界面可以说是发生了颠覆性的变化。从Office 2000到Office 2003，除了一些美化之用户界面几乎是没有发生过大的变化。那么在新界面的背后，微软所做出的考虑是怎样的呢？
Office，特别是Word，一直都是一个让用户爱恨交织的应用程序，这已经不是什么神秘的事了。比起写出一段文字，你可能通常都花费了更多的时间和精力在对一段文字进行排版方面。Word是最受关注的应用程序，而Excel则紧随其后。有一个很好的理由可以解释这一点：每个人都会使用Word和Outlook，很多人会使用Excel，但使用Access、Publisher等等应用程序的，则要少得多。既然是最为常用的应用程序，那么按理来说Word所要求的训练和经验则应该比较少，因为它只是一个“简单”的字处理程序。相反地，Access则要求用户受更多的训练，掌握更多的技巧，毕竟它是一个数据库。
除了Word、Outlook和Excel，Office套件中的应用程序大都是比较专门化的，不管用户选择的是哪个应用程序，都需要他们通过学习和积累经验来使用。Excel通常都能更少受到挑剔，因为虽然有非常多的人将它作为一个点对点方式的数据库使用，但比起Word来说，人们利用Excel所做的事还是更少一些。而当他们需要用到高级的特性时，则又认为它太过困难。Outlook则一直都很简单易用，除了基于Word的电子邮件编辑器，以及初始配置，而这些也不会比任何其它的电子邮件客户端更糟。因此，今天主要就来看看Word 2007，看看它到底有哪些使用功能，以及它所做的改变到底哪些是与提高实用性有关的。
工具栏的改变
每个人首先注意到Word中的东西就是工具栏。实际上，这也是最主要的改变。菜单栏完全消失不见，而替代它的是一些像选项卡那样的结构，里面包含了工具栏的功能。
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为了将其简化，Word那用户终结的层叠式菜单被平坦化，变成了一组组的工具栏。在每个工具栏组内，都有一些分块，里面有一些工具的按钮，以子目录的形式排列。例如，在“页面布局”的大类下，包含了更小的组，包括主题、页面设置、页面背景、段落和排列。其它项目也不是像传统的工具栏那样，所有的按钮也都不是大小相等的。一些按钮还带有箭头，也就是说除了显示出的默认操作外，它们还有更多的选项可以选择。
最难以理解的改变之一就是，除了常规的最大化/最小化和还原关闭按钮之外，一直显示在屏幕上的仅仅只有六个小按钮项目：Office按钮能够用来打开、保存文档，还有保存、撤销、重复键入按钮以及一个向下的箭头用来选择工具栏选项，此外就是右边的一个“帮助”按钮。（见图2和图3）
其它大的变化
以下要说的是其它三项比较显著的界面中的主要变化。第一项就是，将鼠标停留在一段选定的文字之上，一个小的工具栏就会浮现出来，其中包含了一些常用的项目，能够对选定文字进行特定的编辑（见图4）。第二项就是，当鼠标移动到任意工具栏上的项目时，效果就会自动应用到选定的文字上，而当你将鼠标移开，效果又会消失（见图5）。
第三个重大的变化是对过时的图像编辑系统的重构，让那些在Word文档中需要用到外部图像编辑器的用户能够更好的工作。新的图像编辑器确实是一个弥足珍贵的改进，至少自从Office 2000以来。
怎么说新版本的Office是出于改进实用性来进行重构的呢，就是那些改变了的工具栏和常用项目的小按钮吗？从表面看来，这些设计构想似乎没有太大的说服力。在研究和使用之后，才能够揭示这些之后的一些想法。
重新设计的基本理由阐述
之前版本的Word都比较复杂，用户在使用的时候都必须下意识地去思考如何操作。所有的用户最终都必须学会在复杂的菜单树中去寻找需要的项目，这最终都会成为常规的习惯。如果有人向你寻求帮助，你也必须背出一串很长的步骤才能够访问到那个命令。WordPerfect具有键盘覆盖，能够帮助用户记忆它庞大的命令菜单；Word实际上则更糟糕，它迫使用户需要用户漫无目的地在菜单中徘徊，一直到他们找到所需要的为止。
让我们从工具栏本身说起。在任何情况下，执行特定功能都不可能比在之前版本中所需要的点击数更多，而很多时候，所需要的点击数是更少的。例如，要改变样式的话，在过去的话，先要点击“样式”，接着，如果你不需要滚动菜单的话，才能接着点击选择新的样式。而现在，你只要高亮你的文本之后，点击窗口顶部的大按钮来应用适当的样式。这些都多亏了自动预览功能，这样你就可以在选定之前先对这些样式进行查看。
粘贴现在也仅是一次的点击，除非你不是处在“开始”工具栏下，那样就需要点击两次。而更重要的是它现在所处的位置。之前，要选择粘贴功能的话，需要在屏幕顶部的“编辑”菜单中进行能够选择，或是混在其它图标中的一个小方格图标。而新的“粘贴”图标则很显眼地处在窗口的左上角。用户只需要将鼠标朝左上方的对角线移动，就可以找到这个经常需要使用到的选项。这个粘贴按钮直接就是你鼠标指针箭头所指的位置，不是右上角而是左上角。这个贴心的粘贴图标确实是一个显著的改进。
同样的，有一些你经常需要用到的功能也在考虑之中：保存、撤销、重复键入。在一开始时了解到它们所处的位置之后，就能够凭直觉地将鼠标移到所在的位置，而不需要在工具栏中费劲地搜索，最后才能在某处找到它们。虽然这些图标并没有比过去更大，但在左上方的位置，且又没有很多“邻居们”伴随左右，那么要进行这些操作也就更简单得多了。
关于按钮的大小也是很有趣的，许多过去常用的按钮看起来都被缩小了。在下级列表中最为显著的就是字体控制（字的大小、字体、加粗、斜体等等……）。相反地，样式则更加显眼了。而其中的用意是很明显的：用户们这样就会更可能去选择“强调”样式来让文本变成斜体。为什么呢？两种方法似乎都是在完成同样的操作。而其实并不是完全一样的。
虽然默认的“强调”样式确实是让文本变成斜体，但它还对文本添加了强语义值。Word或是其它能分析语法的文本现在都能够“理解”，“为什么”要对一段文字增加强调；而变为斜体则是它们的做法。如果用户之后想要通过让文字变成粗体，或是更大等等来强调文本，那么他们只需要对“强调”样式的定义做出改变即可。从内部来说，样式在Word文档中所起的作用就像是CSS在HTML文档中所起的作用一样，新的界面就让手动安排文本格式的方法从“基于为什么”的，变为“基于怎样做”的一种方法。
除了引导用户之外，按钮的大小和布局安排还有其它的用意，那就是挖掘出一些并不是很常用的命令。正如之前提到的，大多数常用的项目的位置都被安排到能够很自然地就找到的位置，但较不常用的项目则被给予了视觉上的照顾。为什么呢？当你进入“获取命令”的模式中时，你就会发现它们能够让你的操作更迅速更简单。Word中很让人头痛的一个方面就是其中有数百个可用的命令，没有人能够准确的找出他们需要什么，而他们所需要的命令也需要通过很多次的点击才能够只想那个。新的界面安排就能够让用户在利用鼠标搜寻的时候更容易找寻到那些较少使用的项目。
当然，那些“淡入”的工具条是一个明显的改变，它也是很受欢迎的，改进了的图像编辑器也是如此。那么预览功能究竟是如何起作用呢？经常与文档打交道的用户在处理文字格式的时候就知道他们过去所遵循的老路线：选定文本，一手放在鼠标上改变格式，另一手就放在Ctrl+Z上，以能够迅速地撤销并尝试新的格式。如果有能够自动更正的机制，我想你也决不愿意一直改变格式。
新的系统能够让你无须不断撤销就能够在应用选定文本之前看到文本的样子。这就像你在为你的车进行喷漆之前，现在手册中参看图片，寻找你所希望的颜色，这样就能够在销售商那里就着实看清楚自己的车究竟要怎样才能让自己最满意。仅预览功能一项，就能成为Word整个软件中非常实用的一个部分。
总结——新手使用更容易
新的Office界面是否能称得上是一流的改变呢？这由你决定了。在我看来，它确实让我体验到了很多实用的方面。那么使用它你需要再进行学习和受教育吗？很奇怪的是，我会说“不”。对于新的界面来说，最大的问题并不是去学习它，而是能不去学习旧的界面。这类似于Macintosh的界面，比起新手来说，也许经验丰富的用户还会遇到更多的困难。毫无疑问，对于大多数一直在使用Office的用户来说，他们也一定会比新手用起Office 2007更为困难。但现在我已经适应了新的操作方法，我也发现我工作的效率也因此得到了显著的提高。确实，开始的适应过程有一些阻滞，那些你平常使用惯了的功能现在几乎就可以凭直觉获得，而这一切也有些无法解释，而过去你很少使用的功能也变得更容易找到了。