巧用Excel2003/2007函数实现分类汇总

巧用Excel2003/2007函数实现分类汇总内容简介： 在Excel 中一次只能对选定的数据列进行一种方式的汇总，要么求和，要么平均值，二者不能兼顾。也可以对目标数据进行两次分类汇总，但是两个汇总结果又分布在不同的数据行，不便于统计输出。像下面笔者的同事有 　在Excel 中一次只能对选定的数据列进行一种方式的汇总，要么求和，要么平均值，二者不能兼顾。也可以对目标数据进行两次分类汇总，但是两个汇总结果又分布在不同的数据行，不便于统计输出。像下面笔者的同事有一个有关教师教学成果奖的计算问题，这两种方法都不适合，他任教两个班级，根据奖励规则，指标奖为两个班级指标奖之和3925 ，而学科优胜奖则取两个班级优胜奖的平均值1250 ，二者之和5175 就是他总的教学成果奖。这里，每位教师所带的班级数因任教学科的不同而不同（图1 ）。经过尝试，发现直接用分类汇总命令不能解决这个问题，最后发现可以通过函数来实现这样的分类汇总。

　　

　　图1

　　注：下面操作在Excel 2003/2007 中均可实现。

　　首先，选定姓名数据区域B1 ：B13 （包含数据列名称），执行“ 数据— 筛选— 高级筛选” 命令，打开“ 高级筛选” 对话框，选择“ 将筛选结果复制到其他位置” ，并在复制到框中输入$ G$1 ，勾选“ 选择不重复的记录” 。确定之后，即可完成教师姓名的筛选（图2 ）。

　　

　　图2

　　对相关数据区域进行必要的格式设置之后，在H2 单元格插入条件求和函数SUMIF ，条件比较区域Range 为B2 ：B13 ，条件Criteria 为G2 ，求和区域Sum_range 为C2 ：C13 ，确定之后，便完成了一位教师的班级指标奖的求和汇总（图3 ）。

　　

　　图3

　　注意：在复制应用该函数到下面的单元格之前，需要将条件区域和求和区域都变成绝对地址引用，行列序号前都加一个$ 符号，否则向下拖动时，这两个区域的范围都会发生变化，从而影响数据的正确统计。而学科优胜要计算平均值，Excel 没有条件平均函数AVERAGEIF ，我们可以先用条件求和函数SUMIF 对学科优胜求和，方法同上；然后再用条件计数函数COUNTIF 统计每人所任教的班级数，二者相除，就可以算出学科优胜的平均值（图4 ）。COUNTIF 函数的具体使用方法，与SUMIF 函数类似，这里不再赘述。

　　

　　图4

　　而本文介绍的分类汇总方法，对没有排序的数据也同样适用。通过上述与众不同的分类汇总方法，我很快便完成了全校几百位教师教学成果奖的计算，输出样式也符合同事的要求。曾经遇到过类似问题的朋友，不妨一试，相信这种方法能为你的数据统计工作省点力。