浅析如何加强中职学校的学生档案管理

    论文关键词:中职学校  学生档案管理  问题  解决办法
    论文摘要:中职学校学生档案管理工作是学校档案工作的一个重要分支。学生档案是学校对学生基本信息的了解的基本依据，是学生毕业后用人单位选拔使用、培养人才的重要依据，是做好学生管理工作的重要手段。但是，目前中职学校的学生档案管理还存在一些问题，所以，应完善学生档案管理的相关制度，加快学生档案计算机网络化管理的建设，充分挖掘档案的利用价值，为毕业生就业服务。
    中职学校学生档案是学生从人学到毕业期间学习、生活及各种社会实践的生活记录，是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，中职学校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着非常重要的作用。目前中职学校学生档案的管理有着诸多弊端，加强管理、改革学生的档案管理尤为重要。本文从以下几个方面探讨学生档案管理存在的问题和解决办法。
    一、中职学校学生档案管理存在的问题
    中职学校学生档案管理的目的在于对学生在校期间，以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，中职学校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高，不能准确全面地反映中职学校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前中职学校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题。
    1.学生档案管理体制不完善。
    学生档案是学校档案的一个分支，但是，中职学校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导.没有将学生档案管理与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，不重视学生档案管理工作，缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
    2.学生档案的收集整理不规范。
    目前中职学校学生档案一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案的收集整理缺乏标准化、规范化，错误百出，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、错别字连连、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失，等等。
    3.学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。
    档案收集不及时，整理、服务环节跟不上等，导致学生档案只成为“废纸”一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于中职学校教师了解学生，因材施教。
    4.毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。
    目前，中等职业教育学校学生档案在毕业时可移交人才交流中心保管，成人档案仍由学校管理，这两种方法都有相同的弊病。
    二、解决中职学校学生档案管理的办法
    1.加强工作人员的工作职责。
    中职学校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明，要搞好中职学校学生档案管理工作，首先必须理顺管理体制，做到组织机构落实。不论当前中职学校对学生管理采取何种模式，都要根据学校工作的实际情况，建立学生档案管理组织机构;不论学生档案是放在何处，都要有专人负责学生档案的管理工作。其次必须根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员。为了确保学生档案的管理质量，应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处下，并配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案馆，那么学生档案就应归综合档案馆统一管理。对于采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，以保证学生档案的归档和整理质量。
   2.扩大学校的学习宣传力度，强化师生档案意识。
    通过学习宣传，提高师生对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。让大家认识到，学生档案是关系到中职学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才的一件大事。一份高质量的档案，对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求，同时也要努力争取创造优良的业绩，书写自己的历史。