企业档案信息化系统的目标及其实现

　　2、举办网上档案展览
　　以研究院为例，可以根据以往举办实物档案展览的经验，通过内部局域网，举办网上档案展览。运用多媒体技术全面展示馆藏档案的内容及构成形式，让基层科技人员根据特定专题自己去挑选、阅览所需档案信息。网上展出的档案信息可以按专题组织，是较为集中、系统的材料。在内容上，具有先进性和代表性；在选材上，依据展出的目的不同有所差异：如主要是为科研、生产服务和以宣传教育为目的的展览，可以利用档案信息的真实性和原始性的特征，充分表明档案信息在研究院发展中所起到的重要作用；主要是为科技交流和科研、设计成果转让服务的展览，可以选择技术上有先进性和适用性的档案信息，表明交流和转让的科技成果是先进的、具有一定经济效益的。举办网上档案展览，不仅可以活跃档案工作，而且可以实现档案信息管理工作由半封闭向开放式的转变。
　　
　　3、注重档案信息咨询服务
　　咨询服务是档案人员根据利用者的需求，以馆藏档案信息和有关知识，帮助利用者解决难题的一种智能服务。与网上借阅和展览相比而言，咨询服务对档案人员的要求较高，他们不仅要具有丰富档案知识，还应具有一定的科技知识；此外，承担此项工作，还要求档案人员要认真负责，谨慎从事。对于咨询的问题，应经过反复比较论证得出结论；对于涉及政策、权益、机密的咨询，应准确处理好保密与利用的关系。
　　
　　五、加强反馈控制，是保证系统目标实现的手段
　　
　　根据控制原理，企业档案信息化系统的信息反馈，是指信息化系统输出的档案信息，经过与外部环境作用后，其输出效果返回档案信息化系统，并由此引起系统各项工作内容、规章制度的调整，以期更好地实现系统目标的过程。反馈控制的基本过程如下：
　　
　　1、搜集反馈信息
　　全面准确的反馈信息是实现反馈控制的首要环节。反馈信息获取渠道如下：一是建立利用情况网上登记制度。通过技术手段，可以及时记录有关利用者对档案信息的访问情况；而通过建立严格的利用效果登记制度，档案部门可以系统、全面了解利用者查阅档案材料的具体效果。二是深入基层随机走访用户。档案人员经常不断地深入基层，向广大用户直接了解利用档案信息产生的效果、对各种提供利用方式的满意程度及对档案部门各种规章制度的意见和建议等，可以搜集到更加准确的反馈信息。三是定期向用户发放利用情况调查表。定期通过内部网络发放利用情况调查表给那些因为工作关系不能经常留守在岗位上的员工，可以搜集到利用情况登记及随机走访过程中，难以搜集到的反馈信息。
　　
　　2、对积累的信息分析整理，宣传档案信息化工作取得的成绩，总结存在的不足并提出整改措施
　　搜集齐全的反馈信息，对企业档案信息化系统进行不间断的反馈控制的目的在于：使之真正成为保证系统目标实现的有力手段。对于系统从各种渠道搜集来的反馈信息，经过不断积累达到一定数量后，反复对其进行分析研究可以发现，反馈信息大致分为两类，一是通过档案信息化系统利用有关档案信息后产生了经济和社会效益，对于此类反馈信息应选择其中有典型意义的实例大力宣传；二是用户对档案信息化系统的意见或建议，对于此类信息经过认真地分析可以发现，用户意见较多的方面正是信息化系统存在的薄弱环节，应有针对性地加以改进。
　　
　　3、对反馈工作定期总结，使其自身不断完善，从而保证系统目标顺利实现
　　随着企业进一步走向市场，档案信息参与科研生产经营活动程度不断提高，档案部门应把档案信息化系统中的反馈控制，与企业各职能单位的职能控制有机地结合起来，并为这种职能控制提供必要的条件和良好的服务。这就要求档案部门必须定期对反馈控制工作加以总结，如反馈信息搜集是否齐全准确、定期分析整理是否客观全面、对档案信息化工作中的典型事例宣传力度是否足够、对于不足的整改措施是否有效，以便对档案信息化系统的反馈控制工作加以控制，以消除系统反馈控制执行中的误差，保证实现系统预期目标。
　　
　　参考文献：
　　1、路凤英：《档案信息电子化问题研究》，《北京档案》1999年第6期。
　　2、何嘉荪：《论电子文件生命周期》，《浙江大学学报》2001年第3期。
　　3、唐小燕：《背景信息—电子文件不可或缺的元素》，《档案学研究》2001年第5期。
　　4、陶碧云：《论档案信息化内涵及其相互关系》，《档案学通讯》2002年第6期。
　　5.、熊永根：《档案数字化与光盘存储技术》，《档案学通讯》2002年第4期。