浅谈更新档案管理理念，实现其科学化、制度化、规范化

　　论文摘要 本文分析了新时期档案管理工作的现状、存在的问题以及解决办法，立足于陈旧的档案管理理念和繁琐的档案管理工作，提出了更加新颖的、符合新时期工作要求的档案管理理念，对于加强档案管理工作的效率，实现其科学化、制度化、规范化，更好地适应现代社会的需求具有一定的现实意义。

　　论文关键词 档案管理科学化制度化规范化

　　随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，社会各项制度的改革日益加深，档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，其改革也日益加深。面对各界信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为重要。档案管理工作该如何改革，在哪些方面改革，向哪个方向改革，才能更加完善地服务于全局工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新时期档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。

　　一、档案管理工作改革的困难和重点

　　（一）大多数人对档案管理工作的重视不够
　　许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写，然后把档案放在档案室里存档和分类，定期整理和补查，需要用时取出即可。大多数人由于对档案管理工作缺乏认识和研究，误以为档案管理工作就是以上的简单流程，所以对其不够重视，认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点，才导致了档案管理工作的长期停滞不前，更新缓慢，改革工作无从下手。其实档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了。档案管理工作在许多人看来只是普通的事务性工作，而不是单位的主要工作和重点工作。他们认为搞好档案工作并不能给单位创造经济效益，更不会实现任何社会效益，所以从不重视档案管理工作，以至于出现了诸多档案管理方面的问题。这需要我们认真审视，正确看待档案管理工作，承认其重要性。档案管理工作是整个单位工作的基础和根基，正是这项工作有条不紊的进行，才为整个单位工作的顺利进行提供了有力保障。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料，还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息，所以加强对档案工作的重视程度是十分有必要的。
　　（二）档案交接制度不严谨
　　每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。加强档案交接工作的规范性，增强档案交接制度的严谨性，改善档案交接工作的实效性，在当今的档案管理工作中变得越来越重要。
　　（三）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务
　　很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。在今后的工作中，档案工作人员需要及时明确的告知档案持有人有关档案的相关事项，明确档案持有人的责任和不重视档案可能造成的不良后果，告知前来调取和填写档案的人员应该如何填写，并告诉他们应认真诚实的填写相关档案，如果不认真对待就会造成严重的后果，想要弥补就会变得很麻烦。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料，还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息，擅自调取或是删改档案的后果是十分严重的，所应负起的法律责任也是巨大的。
　　（四）当前的档案管理工作不够现代化和信息化
　　这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，比如档案室失火和漏水，都有可能导致大量重要的档案丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。电子信息技术借助电子管理技术和相关程序应用，以电子计算机为硬件设备，以网络技术为先导，能够有效的提高档案管理工作的实效性，加强档案管理工作的技术应用性和各类工作的效率。电子信息技术能够克服陈旧的档案管理工作的缺憾和不足，比如电子信息技术可以省去档案室的存在，将大量数据和档案存储在电脑中，保存完好，节省了人才财力的同时，也增加了档案管理的安全性和简易性。