IT环境下财务监控内容的拓展

摘要：IT技术及其在社会活动中的广泛应用，促使财务监控由人工系统向机系统转换，财务监控内容也就实现了从是否有用且可能提供到仅仅考虑是否有用的转变，在广度、深度、关联度、动态连续性等方面得到充分拓展。IT环境下的财务监控内容可以从对具体财务活动的真实合法性监控、对财务活动综合作用结果的合理性监控两方面进行描述。而财务监控结果则可按分部、期间、差异程度、重要性等方式予以揭示，也可以同时按其几种方式进行多维揭示。从某种意义上说，IT环境下财务监控内容的拓展实际上是一种数据挖掘。

关键词：IT     财务监控    财务监控内容    拓展

财务监控是通过对财务活动及其结果的监测和控制，以促进企业财务管理目标实现的过程，确定财务监控内容是实施财务监控的基础。随着IT技术的发展及其在社会经济活动中的广泛应用，我们已进入了所谓的IT时代，包括财务管理在内的企业管理的信息化已经或正在逐步成为现实。财务监控由人工系统向计算机系统的转换，使得我们可以充分利用IT技术所提供的强大功能服务于财务监控。因此，拓展财务监控内容，重新构建IT环境下完整的财务监控内容体系，就显得十分必要。

一、IT环境下财务监控内容的拓展方向

应该认为，财务监控的目标和财务监控的技术手段没有必然的联系，人工财务监控和IT环境下的财务监控都要求能对企业财务活动进行全面监控，提供管理有用的各种信息，但只有在IT环境下这个要求才有可能充分实现。IT技术在信息处理方面强大的功能主要体现在对信息的存储、加工和传输效率上，它几乎能够使我们随时可以得到可以加工的定量信息和以定量信息为基础处理的定性信息。这样，财务监控的内容就实现了从是否有用且可能提供到仅仅考虑是否有用的转变，从而大大拓展财务监控的内容。这种拓展至少包括四个方向：

1、广度，即对财务活动进行监控的范围。企业信息化和商务活动化使越来越多的财务活动信息载体转为电子介质，而IT环境下所有的财务活动数据只要输入计算机财务监控系统就能被全程监视，并按要求进行加工后予以揭示。不但如此，IT技术环境也为财务监控向生产和业务等更广泛的领域渗透提供了条件。随着企业生产经营活动日益复杂化和多样化，经营过程中供应链上的物流、信息流、资金流均应成为财务监控的内容。

2、深度，即对财务活动进行监控并予以揭示信息的详细程度。企业经营决策既需要总括信息，也需要详细具体的信息。传统的人工财务监控通常只能揭示总括信息和有限程度的详细信息，甚至在会计、财务管理电算化后，由于财务软件主要功能是模拟手务设计而成，使之只在揭示信息的准确度和效率上得到提高，而在内容方面改进不大。因此，充分利用IT技术的强大功能，财务监控应该可以揭示管理所需的财务活动和业务活动任意层次的详细信息以及综合信息。

3、关联，即财务活动有关数据信息之间的联系。企业财务活动是一个有机的整体，财务活动内容各部分之间本身存在着密切的关系，如分类组合关系、层次关系、对比关系、对应关系等。这些关系，有些已经被认识并用于管理决策中，其中最为典型的就是企业财务活动及其成果的各种考核分析指标，基本上都反映着相关财务活动数据之间的对比关系。还有大量的关系隐藏在繁杂的具体经济业务之中有待我们去发现。近年来，数据仓库和数据挖掘技术的出现和成熟，为我们发现这些关系提供了条件。数据挖掘技术是对商业数据仓库中的大量业务数据进行抽取、转化、分析、处理，揭示隐藏的、未知的或验证已知的商业，且进一步将其模式化的数据处理方法。IT环境下的财务监控，可以充分利用数据挖掘技术，发现财务活动数据之间的关联关系，从中提取决策有用的信息。

4、动态，即连续地监控财务活动。企业经营活动和财务活动都是连续不断进行的，要对所有财务活动进行监控必须是一种连续式的监控。传统财务监控由于财务信息处理能力的制约，只能记录和定期揭示财务活动情况。IT环境下，财务监控信息处理能力的制约将日益减弱并最终趋向于无，这就使随时、连续监控和揭示财务活动成为可能。

二、IT环境下财务监控和揭示的焦点

财务监控的结果只有按一定要求揭示出来才能被人们接收，成为决策有用的信息。IT环境下要对财务活动进行全面全程监控，但由于财务活动的复杂性，各种具体财务活动的影响是不同的，现实的财务监控机制是选择最能反映财务活动情况及其结果的那些方面作为焦点予以揭示。财务监控必须服从于财务管理目标的需要，促进财务活动发生的真实合法和合理性。真实合法是指财务活动发生真实、记录正确、行为符合国家和企业有关规定，通常可以通过对具体财务活动逐一监控来保证；合理性是指财务活动的发生有利于企业价值最大化的实现，它更多的表现为一定时期所有财务活动共同作用的结果。所以我们可以从这两方面描述财务监控的焦点内容。

（一）、对具体财务活动的真实合法性监控焦点

为保证财务活动的真实合法，要在财务活动发生时将有关数据输入计算机财务监控系统，由计算机系统进行检测，对于没有通过检测的数据不允许进入系统，或允许进入但在系统中予以记录揭示。由于企业所有财务活动发生都要取得或填制会计凭证（包括原始凭证和记帐凭证），财务监控系统的输入数据也主要是这些凭证中的数据。因此，对具体某一财务活动的真实合法性监控也应该以这些凭证为基础。系统检测的内容包括：

1、帐户勾稽关系是否平衡。会计复式记帐要求对每一经济业务都要在两个或两个以上相互联系的帐户中进行登记，以反映经济业务的全貌。这就使每一笔业务发生后，相关帐户之间存在着一种对应平衡关系，进而可以推及所有经济业务发生后全部帐户之间也存在着平衡关系。单一帐户经济业务的平衡关系用会计分录平衡检测，全部经济业务平衡关系则通过试算平衡表检测，经济业务处理正确，试算必定平衡。此外，在总帐与明细帐之间由于平行登记也存在着一种勾稽关系。

2、帐户对应关系是否异常。任何经济业务的发生都至少使两个或两个以上的帐户之间产生对应关系。帐户之间的对应关系是以经济业务为基础的，正常的帐户对应关系反映着正常的经济业务，而异常对应关系常常隐藏着非法舞弊行为。比如计提折旧业务使营业费用和管理费用等帐户与累计折旧帐户发生对应关系，如果累计折旧与其他应付款帐户发生对应关系就很不正常，有必要予以特别揭示。目前我国主要财务软件都允许根据凭证类型设置借方必有、借方必无、贷方必有、贷方必无、凭证必有、凭证必无科目，就是检测帐户对应关系的最基本功能。也有些财务软件已经允许设置非法帐户对应关系。

3、经办、审核、记录是否符合控制要求。根据内部控制要求，任何业务都必须授权批准才能进行，业务完成后必须填制或取得手续完备、填制准确的凭证；而且，业务的批准和执行（经办）、业务执行和记录、业务执行与审核监督必须互相分离。

4、是否与以前某业务完全一致。现实的经济业务中，完全相同的经济业务可能存在但不多见，将完全相同的经济业务作为监控焦点，可以防止重复记录，尤其是涉及资金支付的完全一致的业务，常常不仅仅是工作差错，而很可能是有意的贪污舞弊行为。

5、会计处理方法是否与以前同类业务一致，以保持一贯性。一贯性是会计的一项基本原则，它要求对业务的处理在各期保持一致，没有正当理由不得变更，如有变更应说明理由及对企业财务状况和经营成果的影响。遵循一贯性原则可以保证会计信息的纵向可比，因此对采用与前期不同的方法进行处理的财务事项必须予以特别揭示。

6、数量帐的单价波动幅度与方向是否正常。市场经济条件下商品价格受供求关系等因素影响发生波动是正常的，但如果企业材料、商品的价格波动与市场价格波动相差幅度悬殊，甚至方向相反，就应该引起关注，进行深入调查分析，分清市场原因和管理原因。

7、财务活动金额或帐户累计金额是否达到控制标准。财务活动控制金额标准通常受两方面制约，一是财务活动授权批准限额。不同层次的人得到的授权是不同的，他执行的财务活动金额不能超出授权标准，这通常只需进行单项控制。二是财务预算标准。这是为实现财务目标而制定的收入实现、费用支出、资金占用等的控制标准，既需要单项控制，也可能需要同时对其累计金额进行控制，如生产材料的限额领用、某项管理费用的总额控制等。

（二）、对财务活动综合作用结果的合理性监控焦点

企业财务活动是连续不断进行的，一定时期中各种财务活动交叉发生综合作用的结果，反映了企业的财务状况和经营情况，是财务监控的重要内容，它们通常以一系列财务指标或业绩指标的形式体现。目前，我国对国有企业的财务监控指标体系有国家统计局、财政部两个标准，对其他企业的监控指标没有统一要求，可以根据需要选择。

1、国家统计局标准。1995年11月8日国家公布了工业企业综合评价指标体系，并于1997年以国家统计局，国家计委、国家经贸委三家名义颁发实施。这套指标体系采用了“比率分析、功效记分、总分评定”的办法，从企业规模实力，投入产出效率、营运能力、盈利能力、偿债能力、发展能力等六个方面对工业企业的总体情况进行综合评定，形成了由总资产贡献率、资本保值增值率、资产负债率、流动资产周转率、成本费用利润率、全员劳动生产率、产品销售率等七项指标组成的指标体系。

2、财政部标准。1999年6月，国家财政部联合人事部、国家经贸委、国家计委四部门颁布了《国有资本金效绩评价规则》及《国有资本金效绩评价操作细则》，对工商类企业效绩评价内容按竞争性企业、非竞争性企业分别制定，其中：竞争性企业主要包括财务效益状况、资产营运状况、偿债能力状况和发展能力状况４个方面，企业效绩评价指标体系由基本指标、修正指标、评议指标三个层次构成，其内容如下表：

财政部颁布的工商类竞争性企业效绩评价指标体系

3、非统一的评价指标

其他企业的财务监控指标可以根据需要自由选择。目前几乎所有财务管理教材中也将其按性质分为偿债能力指标、营运能力指标、盈利能力指标和发展能力指标四类，其具体指标名称和内含与财政部标准基本相同，这里不再赘述。近年来学术界对经济增加值指标给予很高评价，经济增加值是指一定时期的税后利润与投入资本的资金成本的差额，与基于会计利润的企业业绩评价指标的最大区别在于将权益资本的机会成本计入资本成本，从而能更准确地评价企业业绩，反映资产运作效率，因此将其作为财务监控焦点是合适的。

应该认为，在当前财务监控研究中，这一方面是最完善的，值得肯定。本文只想补充两点：一是财务指标的形式既要有相对数即财务比率形式，也要有绝对数的形式，包括利润、成本费用、资产、负债、权益等的总括与明细的绝对金额或数量。绝对数指标更能被直接地监测，更能根据监测结果采取控制措施，有时候，绝对数指标也更能反映企业经营管理实绩，比如利润指标就比利润率指标更重要，所以许多企业通过降价扩大销售提高利润额，而不管这种行为必然导致利润率下降。二是在具体项目上增加现金流量类指标，以克服由于采用权责发生制而带来的人为操纵财务指标的缺陷。现金流量指标主要包括现金流入、现金流出、现金净流量、现金盈利值、现金增加值等。现金流量指标在出现财务危机时特别有用，但在正常的持续经营期内，它只能起补充、配合作用。权责发生制毕竟是从否定收付实现制发展而来，经历了长期的实践检验，具有毋容量疑的合理性。

三、财务监控结果的揭示形式

财务监控作为企业财务管理的组成部分，监控结果的揭示也必须满足财务管理的需要，管理有用性决定着企业财务监控结果的揭示形式。解决了信息加工能力问题的现代企业财务监控结果至少可以按如下形式予以揭示：

（一）直接揭示

即将财务事项的结果数据与事先制定的控制标准直接进行比较，计算其差异。直接揭示是一种最基本的揭示，其他所有揭示方式都是以直接揭示为基础的。直接揭示的差异有绝对数差异和相对数差异两种形式，绝对数差异是将实际结果数据减去控制标准数据后的差额，它反映了差异程度；相对数差异是在绝对数差异的基础上，将其与控制标准值相除得出的差异幅度。通常，对于绝对值指标应该同时揭示两种差异，而对比率指标则可根据需要只揭示绝对数差异或同时揭示两种差异。

（二）分部揭示

所谓分部是指对企业整体进行拆分，这种拆分对于大型企业集团和股份公司是必须的，因为对于规模庞大的企业来说，其内部各组成部分对总体的影响是不同的，将各分部监控结果综合反映常常使财务管理当局无法深入分析经营得失的原因所在，进而采取有效措施予以控制。基于分部信息的重要性，二十世纪六十年代以后，分部报告逐渐成为一项国际会计惯例，我国也于2003年开始实施《企业会计准则—分部报告》，该准则允许企业按照地区、行业等进行分部，披露分部会计信息，从而为按分部揭示财务监控结果创造了基本条件。可以预见，按分部揭示将成为大中型企业财务监控结果揭示的重要方式。

（三）分期连续揭示

财务监控的结果都是分期揭示的，比如按月、按季、按年度进行揭示，分期的长度即财务监控结果信息提供的频度主要取决于信息加工能力。IT环境下的信息系统可以随时提供各种财务事项的实际结果数据，使财务监控可以按照任意时间长度揭示监控结果，也可以连续不间断地揭示财务监控结果，动态反映监控结果的变化轨迹，预测其未来趋势。

（四）分差异程度揭示

这里的差异程度是指财务活动实际结果数据与设定标准的差异程度，这种差异程度决定着财务管理者采取的控制方法和控制力度。分差异程度揭示要求对差异程度进行分级，一般是以某一绝对值（差异额）或相对值（差异率）为单位级距，以一个或几个单位级距确定差异级别区间，然后出财务监测结果的级距单位数，判断其所属于的差异级别。差异级别可根据需要分为低、中、高三档，也可以分为A、B、C、D、E五档或其他任意数量的档次。而且通常只对不利差异进行分级，有利差异则不进行分级。分差异程度揭示目前主要应用于财务风险警度揭示，其他方面的应用可以进一步拓展。

（五）按重要性提示

     即按财务活动的重要性确定财务监控结果揭示的详细程度。财务活动重要性可以用财务事项的金额或性质来评价，金额重要性是指某一财务活动的金额（对应于单一财务事项监控）或一定时期财务指标总金额（对应于财务事项综合作用结果监控）是否达到某一重要程度；性质重要性是指财务活动在性质上对实现财务管理目标的影响程度。按重要性揭示首先要对财务活动按重要性进行划分，对其中重要的事项进行详细揭示，比如按上述进行分部、分期、分差异程度揭示；对次要财务活动监控结果则简要揭示，甚至不予揭示。

（六）分层揭示

分层揭示要求揭示各个不同层次的财务监控结果信息及其相互关系。财务监控内容在深度上的拓展，必然会提供更多层次的不同详细程度的监控结果信息，每一层次的详细信息都是其上一层次相对总括信息的分解，各层次信息之间的关系恰似一棵倒立的树，故而这种层次结构也称为树型结构。树型结构的顶层是一种高度概括的监控信息，底层则是财务活动最基本的信息单元，它不但要用货币形式表现，在需要时也可能以（或同时以）实物量、时间量来计量，即“三量”计量。分层揭示经常采用可视化的图形方式，形象直观，便于理解。

（七）多维揭示

现代财务监控结果在计算机信息处理技术支持下，不但可以按上述各种形式分别揭示，也可以同时按其几种形式进行多维揭示，比如可以按差异程度来揭示各分部财务指标监控结果，或分期揭示各个分部具有不同重要性的财务指标监控结果等。多维揭示是一种综合揭示，它同时兼具几种单维揭示方式的作用，正在得到越来越广泛的应用。

四、财务控制措施

财务监控包括财务监测和财务控制两方面，财务监控内容及其揭示方式从本质上说属于财务监测，而财务控制则是财务监控的实质性环节，合适的财务控制措施是保证财务监控目标和财务管理目标实现的根本保证。IT环境下财务控制措施也可以分为防护性措施和反馈性措施。

(一)、防护性控制措施

防护性措施是为保证财务事项处理乃至所有活动过程都符合财务管理目标而制定要求严格执行的各种制度办法和规定，所以也叫财务控制制度。在既有的企业治理结构条件下，防护性财务控制措施主要包括：

1、不相容职务的相互分离。不相容职务是指同一人兼任将会引发错误和弊端的那些职务。一般认为，企业内部业务的授权审批、执行、记录、财产保管和审核监督五项职务互不相容，必须分离。具体包括授权批准与业务执行分离、业务执行与审核监督分离、业务执行与会计记录分离、财产保管与会计记录分离、业务执行与财产保管分离。

2、重要岗位的有限任期。有限任期也叫岗位轮换，是指对重要岗位的任职人员必须定期或不定期地进行更换。较长甚至是永久的岗位任期虽可以促使责任人员熟悉业务，进而提高工作效率与工作质量，但由于任职人员同时也对业务处理过程中的漏洞了如指掌，容易诱发舞弊行为，且可以从容掩饰而不被发现。许多舞弊行为在工作岗位变动时被暴露出来，就是对有限任期制度效果的最好证明。有限任期制度在政府机关已经实施多年，但在企业中尚未得到很好推广，主要原因在于轮换成本。其实，对于容易发生舞弊，或一旦发生舞弊损失巨大的重要岗位，有限任期制度是非常必要的。

3、重要业务的多人负责。即对于一些重要业务必须由两个或两个以上的人共同完成。理论和实践都已证明，通同舞弊的概率远小于单独舞弊。通同舞弊概率与单独舞弊概率之间的关系可以用下式表示：R=k.∏Ri(R为通同舞弊概率，Ri为第i个人单独舞弊概率,k为通同舞弊制约因子)。显然，R、Ri、k均小于或等于1，但R一般小于Ri，而且随着人数的增加，R会比Ri以更快的速度减少。如果有四个人，他们单独舞弊的概率均为50%，则在各自独立即不考虑制约因子的情况下四个人共同舞弊的概率也仅为6.25%（0.5×0.5×0.5×0.5），如果考虑制约因子，可以认为基本不会发生舞弊。当然，多人负责的成本也会成倍上升，企业应根据业务的重要程度选择是否实行多人负责。

4、业务处理流程标准化。业务处理流程标准化的内容主要包括业务的批准和授权、业务处理依次流经的部门和人员、各部门和人员对业务的处理手续与时限等。对于重复发生的经济业务，按照客观需要规定其处理的标准化程序，可以使业务处理有章可循，有条不紊地进行，避免职责不清、相互扯皮，提高工作效率；还可以暴露和查明错弊，追究有关人员责任。

5、预算控制。财务预算是指在的经营预测与决策的基础上，用价值和实物形式等多种指标反映企业未来一定时期内的财务状况和经营成果的一系列计划。财务预算是财务控制的依据，又能使决策具体化、定量化、系统化。利用预算来调节、控制企业的财务活动即为预算控制，预算控制是财务控制中最有效的方法。企业应采用科学合理的方法编制预算，并层层分解落实，以此作为依据来控制企业财务活动，保证财务管理目标的实现。

6、业绩评价和激励制度。激励是通过物质和（或）精神刺激，激发人的动机，使其在内在力驱动下向期望目标努力的过程。以有效方法激励并强化员工的积极性，是财务控制的重要方法。甚至可以说，财务控制的最终效率取决于是否有理想的激励机制。企业应制定科学合理的激励制度，及时而有力地对员工进行奖励或惩罚。同时要建立严格完善的考评制度，为激励提供客观公正的依据，保证奖罚分明。

（二）反馈性控制措施

反馈性措施是指根据财务监控结果揭示的问题有针对性地采取的控制措施。不同企业财务控制环境不同，面临的困难和问题也不尽相同，理想的财务控制措施应该根据企业实际情况确定。但从总体上说，财务控制的基本目标都是改善业绩水平，降低财务风险。因此，我们可以据此将财务控制的一般措施分为业绩控制措施和财务风险控制措施两类。

1、业绩控制措施。业绩是企业生存和的根本，业绩的终极形式就是企业净利润，它是企业在一定时期的收入与成本、费用、税金相抵后的差额。提高企业业绩的基本途径主要包括：（1）积极开拓市场，提高市场占有率；对于产品进入衰退期的企业则应根据市场需要开发新产品或新业务，寻找新的利润增长点，优化资源配置，投资于高收益产品。（2）、树立质量意识，提高产品的质量。质量是企业的生命，提高产品质量不但可以降低返修、三包成本，更可以树立良好的企业产品形象，赢得客户信任，利于企业长远发展。（3）、严格控制成本费用。对材料采购、产品生产、销售管理等各个环节的支出采用预算控制、审批控制等方法，努力降低成本费用水平；同时合理进行纳税筹划，节约税款支出。（4）、合理利用资金，降低资金占用水平，加速资金周转；同时优化资金来源结构，降低资金成本。

2、财务风险控制措施。良好的经营业绩是降低财务风险的根本，所以系统业绩控制措施也是重要的财务风险控制措施。同时，企业应合理安排现金收支，使现金收付在时间上保持基本同步；适当匹配资本来源与资产期限结构，加强资本结构的动态控制。而在财务风险已经发生的情况下，企业可以通过削减或延缓资本性支出，寻找新的抵押或担保贷款，寻找获得新的投资，出售资产或售后回租等方法缓解资金支付困难。当出现严重的经营亏损，收不抵支达到破产边缘时，也可以通过与债权人协商进行债务和解、债务展期、或债转股等方式进行债务重组，通过股权转让、股本回购、资产置换、兼并收购、托管租赁等方式进行资产重组。

可见，IT环境下财务控制的基本措施本身与传统人工财务监控没有本质区别。但是，IT环境下的现代财务监控系统中，各项财务控制措施及其具体内容由许多财务专家共同研究制定，并与相应的监测结果建立关联，从而形成专家知识库与专家系统。当财务监控结果揭示出来后，专家系统会自动链接并搜索专家知识库，给出最合适的财务控制措施建议，其针对性与获取效率远非人工财务监控所能比拟。

五、结论

财务监控分为财务监测和财务控制两个方面，IT环境下财务监控的目标与人工财务监控相同，其监测的内容、监测结果的揭示方式、根据检测结果应采取的财务控制措施也应该相同，但人工财务监控由于技术条件限制而无法有效实现。IT技术在财务监控中的应用，使我们能够根据财务管理有用性原则全面全程监测财务活动并按所需的方式进行揭示，而IT环境下财务控制措施的最大特点则是其针对性与获取效率。从某种意义上说，IT环境下财务监控内容的拓展实际上是一种数据挖掘。

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