搭建高校财务管理信息化平台提升服务水平
作者：马福云 徐昆龙 李雄平 徐丽萍
【摘要】近几年，随着高校办学规模的扩大和在校学生人数的大幅度增加,学校传统的财务管理方式已不能满足实际工作的需要，面临着新的挑战。以管理技术为载体，把财务管理与学校管理有机地结合起来，提升高校财务管理水平和管理效率，使财务管理信息化、网络化是高校财务的方向。
【关键词】高校； 财务管理；信息化；平台
一、财务管理信息化、网络化是高校财务发展的方向，是财务核算管理的需要
财务信息化系统是从数据的收集、存储、处理到传输使用的整体信息系统。信息系统集服务、管理、决策于一体。财务信息化系统是学、机与网络、信息技术、管理等学科知识的相互融合、贯通及运用、创新，是对会计电算化系统进行改造和整合后产生、能适应信息化社会要求的新型系统，是一个人机交互作用的“智能型”财务管理信息系统。互联网、局域网技术的高速发展为实施高校财务管理信息化、网络化提供了前提条件。财务管理信息化的目标是将财务管理与信息技术（主要是网络技术）有机结合起来。目前，绝大部分高校都有较好的校园局域网，信息化实施成功与否的一个关键因素是用户，取决于用户对信息化实施的接受程度和使用水平。而高校的教职工和学生都具有较好的基础，在高校实施财务管理信息化有较大的优势。实施高校财务管理信息化、网络化有利于把广大会计管理人员从那种日夜埋头于核算、抄写、计算、整理、汇总、核对等的繁重的手工作业中解放出来，使财务人员腾出精力，逐渐由“核算型”转向“管理型”，从而提高财务工作的效率。
财务处是一个服务窗口，财务管理工作一靠服务态度，二靠服务水平。其态度体现在服务意识的树立，水平则体现在财务管理信息化、网络化的应用程度上。从学校财务管理工作来看，财务管理信息化要求财务数据高度共享，即各数据管理系统（账务、资产、预算和项目经费、收费、工资、教务、学生、后勤等）之间实现数据的“无缝”链接，如工资、经费指标、收费管理等系统的数据与账务处理系统进行链接。
随着高校改革的深入进行，高校会计核算与管理工作也在发生变化。为了保证学校预算方案的正常执行，学校的所有预算经费、项目经费都要分项目进行核算管理。如，科研经费项目数量多、经费来源渠道多元化，每个课题除了要分项目进行管理外，还要根据科研经费的管理要求，对一些支出科目进行分类控制，科研人员希望通过校园网了解科研经费的开支明细及结余情况，而会计核算人员除了日常审核报销工作外，还要承担查询经费使用情况和个人欠费情况的工作，这些庞大而又繁杂的工作用人工完成是十分困难的，只有有效利用财务网络，才能适应新形势下的会计核算与管理要求。近年来，云南农业大学（下文简称“我校”）为提高财务管理信息化、网络化水平，在上海财大科发财务管理系统的基础上，先后自主研发了经费指标及工资查询系统（经费指标控制与查询、欠费、工资、公积金网上查询）、学生费用收缴管理系统（含助学贷款代扣代发管理、学生学费、宿舍费管理）、个人所得税网上申报系统以及后勤集团收费管理系统，实现了经费管理与查询的网络化，实现了学生业务、教师业务、部门经费、学生学费和住宿费管理与查询、财务管理与教务选课系统联动等的网络化。
二、学校财务管理信息化平台建设的基本做法
（一）数据共享管理系统
计算机可以进行大量的数据存储。这些被存储的资料可以由多个用户“共享”，并随时随地进行查询和调用，使用户既方便又节省人力。网络化平台建设实际上包括数据采集与管理系统、数据转换系统及数据查询系统。我校财务处充分依托校园网提高数据资源共享程度，从而提升账务管理水平、质量和效率。财务管理网络化平台建设紧紧围绕为广大教职员工和学生服务这一条主线，构建两大服务体系，即学生业务和教师业务体系，建立了数据共享管理平台。其主要做法是：录取学生后，招生就业处将从招生录取信息中提取的新生姓名、性别、学院、专业、身份证号码等信息提供给教务处，在上述基本信息的基础上再由学校教务处按规则编写学号，在新生入学1个月内对所有新生按学号采集图像信息。全校统一以教务处提供的学号、姓名为主识别信息，性别、学院、专业、身份证号码和图像信息为辅助识别信息。上述基本信息分别供教务处、招生就业处、财务处、学生处、后勤集团、图书馆、各学院共享，为学生在校办理相应的学籍、交费、饭卡、学生证、借书证和档案提供了数据。
（二）逐步开发、完善财务管理系统
依据财务管理工作的要求，我校自主研发了经费指标与工资查询系统、学生费用收缴管理系统和个人所得税网上申报系统等，网络化系统逐步覆盖财务管理的各项工作。日常会计核算完全实现电算化，实现教务、财务、学生处、学院和宿舍管理等数据的资源共享，提高了工作效率和管理水平。
1.学生收费管理。
随着学校办学规模的不断扩大和学校新校区的建设，高校的资金需求也在不断增加，而政府投入只够学校的基本运转，学校要想发展就必须开源节流，高等学校的主要收入就是向学生收取的学费和住宿费，学费收缴的收费率就成为影响学校收入能力的一个重要因素。目前在全国范围内，高等学校学生欠费的情况十分突出，如何提高学生收费率成为高等学校财务管理的一个重要任务。我校充分利用校园网络资源，建立基于校园网的缴费管理与教务联动的管理模式，财务处学费管理系统中的学生的基本信息与教务处的学生的基本信息相连接，学生进行选课、成绩查询、各种等级技能报名时，均需财务网络信息确认无欠费后才能登录教务部门管理系统开展相关业务，学生处、财务处、教务处和各处、学院通过分级密码权限实时进行数据共享，避免了以前人为传递过程中的错误、滞后现象。同时，财务处全面开放学费管理系统，相关职能部门可以通过校园网查找学院学生的交费情况，便于及时掌握学生欠、缴学费的情况，做好欠费学生的思想工作，每个学生也可以通过校园网查找自己的交费情况，网络平台管理提高了学费管理的透明度。学生欠费除了贫困原因外，有一部分属于恶意欠费，其成因一方面是学生诚信意识不强，另一方面是学校管理不到位。我校从管理上下功夫，充分利用计算机网络对收费进行管理：（1）住宿费方面，财务处研发了宿舍管理系统，对每个宿舍的每个床位信息都在网络上进行管理，使相关部、处能及时了解学生住宿费交费的情况和宿舍床位利用率。（2）学费管理方面，财务处研发了校园网软件接口，使财务处的学生收费系统和教务处选课系统以及学生处的宿舍管理系统对接，达到了信息共享的目的，使欠费学生无法进入选课系统。如果确属家庭贫困，经财务处审核相关手续合格后通知教务处对其开放选课系统，这样可有效避免学生恶意欠费。（3）催交费用方面，财务处定期在校园网上上传学生交费明细账，学生及家长可凭密码在网上随时了解学生的欠费情况，从而促使学生按时交费。（4）收费方式上，对原有的学生收费方式进行改进，采用银行代扣方式收取学费，既保障了学生的资金安全，又提高了学校的收费效率。近三年来，90%的学生都是通过银行卡实现缴费，减轻了学校收取现金的压力，同时提高了收费率。我校高度重视收费工作，加大学费、住宿费催缴的力度，将学生住宿费的收缴工作由后勤纳入财务处，定制度、抓落实，强化管理；认真清理了学生的欠费，规范了学费、住宿费的收缴管理工作和计算机管理体系，并建立健全收费管理机制，制订了《云南农业大学收费管理规定》，将学生的欠费情况落实到各学院的每一位欠费学生，由学生本人核实、确认，财务处下发欠费核对通知书。由于各部门、各学院高度重视、措施有力、方法得当，收费工作取得了突出成绩，交费率由2005年的47%提高到2008年的91%，通过技术手段和政策措施遏制了学生欠费的上升趋势，增强了学校自身的造血功能，为缓解学校巨大的资金缺口压力作出了积极的贡献。
2.日常财务管理。
学校日常财务管理业务的运行方式是：学校的经费预算经核定后，通过财务管理模块进入系统，各部门在预算核定的范围内办理相应的业务，各级领导、各部门有关人员通过相应的权限和密码随时查询和了解本部门和本人的收入、所得税、住房公积金和经费指标以及使用明细，做到了计划使用、查询方便。
为适应新形势下工资、课时、津补贴管理和个人所得税管理的需要，财务管理部门既要严格遵守国家《税法》，又要维护教职工的合法利益，做到依法纳税、优化税率。我校从2007年开始，严格按照财政要求用银行卡发放工资和各种津、补贴。具体做法是：根据税务局的要求，建立了教职工的个人台账，并实行网上申报、网上审批、自动汇总上报。该系统与财政要求对教职工的所有津、补贴都必须用银行卡发放，我校每个月都要把每位教职工的所有收入汇总到财务处核算个人所得税，然后通过银行卡发放。通过使用机网络来完成这一工作，大大提高了工作效率和准确性。（1）各部门上报数据。即各部门指定专人网上填制、申报每位教职工的个人当月收入，审核无误后网上分别提交人事处、教务处和研究生处进行审批； （2）教务处负责审批各学院本专科课时费总金额，研究生处负责审批各学院研究生课时费总金额，人事处负责审批各部门岗位津贴、业绩津贴总金额，审批完成后提交数据到财务处进行汇总。（3）财务处根据审批后的数据进行汇总并按税务局的扣税公式代扣每位教职工的个人所得税，并自动形成税务局申报报表和个人明细。 同时，为了依法代扣代缴个人所得税，财务处自行研发了网上个人所得税申报系统，使课时费、岗位津贴、业绩津贴、边疆补贴等校内工资的上报、审批、汇总都可以在校园网上进行。
为了保证财务数据的安全性，日常财务核算都是通过内部局域网进行工作，并在财务处设置一个对外查询工作站（挂在内网上），经费负责人可以自行查询、打印经费使用明细账，但不能拷贝数据，以免外来存储介质把病毒传到内网上。同时，为了更加方便经费负责人查询经费余额、保证财务数据的安全，财务处每天上传一次项目经费明细账到校园网上，供经费负责人查询。针对学校个人借款人数多、数额大的状况，财务处也定期把个人借款明细账上传到校园网上供教职工查询，以便借款人及时核销借款。
三、高校财务网络化管理平台建设应注意的问题
（一）充分考虑数据的共享性、系统性、扩展性，使用标准的对内与对外接口
从理论上讲，理想的高校财务管理信息化要得到的是这样的一种情形：财务数据之间高度共享，即各数据管理系统（账务、资产、收费、工资、教务、学生、后勤等）之间实现数据的“无缝”链接。目前，各高校对此方面的工作也正处于逐步完善的过程中。这种数据系统之间的集成管理可以通过两种方式实现：1.开发集工资管理、收费管理（学生收费和其他行政事业收费及代收代缴等）、资产管理和账务管理等于一身的高校集成式电算化管理系统。由于现在各高校各数据管理系统采用的是不同商家的软件系统，因此这些数据之间的共享实际上需要通过专门开发的“数据接口程序”来实现。2.学校管理的多样性使得任何的应用系统都无法覆盖所有用户的所有实际需求，因此管理软件还应当有一个易于扩展的框架结构，特别要考虑进行二次开发的问题。财务管理软件一定要充分考虑学校事业的、留足开发空间、统一识别码、数据通用。只有具备实用性、通用性和可扩展性的财务软件，才能满足迅速发展的财务网络化工作的需要。
（二）提高财务人员的素质
财务人员在转变财务管理观念的同时，还要不断地提高计算机专业技能，熟练地应用计算机开展财务工作。1.应加强对财务人员网络财务管理体系的培训。完善的网络财务管理体系的实施比核算软件的简单运用要复杂得多，各高校的管理模式、管理思想以及多年形成的习惯不一样，对管理软件的需求是多样化的，商品化的定式软件根本不可能满足高校的个性化需求。因此，高校财务管理部门自身还应重视技术人才的引进，即要配备具备系统维护以及懂得二次开发的技术人才。
（三）加强监督和管理，保证共享信息的安全与保密
由于计算机数据高度集中，高度依赖电脑，且受电脑病毒入侵、人为操作失误、机器故障、非法毁损等因素影响，数据很容易被破坏，因此，必须加强信息安全管理。1.应制定各种严格的管理制度，加强风险控制。2.应加强对员工的信息安全，严禁未经授权人员上机操作；不能连接与业务无关的终端，禁止与互联网连接；采用先进的加密技术，通过硬件或软件加密技术，实施严格的权限与密码管理，建立用户、模块、数据间的对应关系，即相应的用户使用相应的管理、查询模块，读取、存储、加工相应的数据。
网络管理使财务工作由手工分散操作转变为计算机集中数据处理，数据处理形式发生了质的变化，财务管理软件必须考虑到存放在服务器和磁盘等设施上的数据安全和在传输过程中的信息安全，着重考虑通过内部控制提高信息安全性问题。要建立健全内部控制体系，建立数据保护机制，加强数据的保密和安全。采用防火墙技术、网络防毒、信息加密、身份识别、授权、数据备份等措施增强网络安全防范能力。针对上述风险，应着重从内部管理制度和计算机技术两方面进行风险防范。内部管理制度方面主要是建立完善的操作规程，明确会计记账操作人员、审核记账人员、网络维护人员、数据分析员及会计档案管理人员等各个岗位的操作权限，每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业，必须分工明确，各司其责。在计算机技术方面，主要是加强机房环境和设备安全的管理，严禁无关人员接触系统，使用不间断电源，防止因停电导致数据丢失或主板燃烧等事故发生；对计算机打印的书面账、证、表及存有会计数据的磁盘和相关的会计资料都应妥善保管，建立一套完整的财务网络管理档案。定期对系统数据进行备份，定期升级杀毒软件病毒库，并经常对系统进行病毒扫描，以防止因病毒侵害或系统故障等因素造成原始数据被破坏或丢失。同时，加强对输入系统的数据、代码等的审查管理，以保证原始数据的真实性、可靠性和准确性，对于不符合系统要求的数据不予存储。加强财务人员的计算机相关知识培训，提高网络环境下财务人员的素质，使他们不仅具有相应的会计业务知识和技能，还应掌握基本的计算机知识，能够处理日常工作中常见的故障以及做一些计算机的日常维护工作。
财务网络化管理解决了传统会计核算方式下财务数据实时反馈慢的问题，实现了及时性和管理资源共享，能够及时地对会计信息进行处理，学校可依此进行的决策，最大限度地优化配置高校有限的运转资金，充分发挥高校财务工作核算、管理的职能。结合高等教育事业的发展，我们不难看出，高等教育体制改革所带来的发展规模扩大、资金筹集多元化、基础设施建设、后勤社会化改革、国家助学贷款、收支预算执行和监督、专项资金的跟踪管理、学生收费与欠费等一系列问题都有待于通过强化网络管理平台来解决。展望未来，高校财务管理工作正继续向管理规范化、手段化的方向发展，我们必须充分认清当前财务工作的形势，切实增强紧迫感和责任感，以科学发展观为指导，提高财务网络化管理水平，为高校的全面、和谐、持续发展作出更大的贡献。
【主要】
［1］ 马丽.对财务电算化、网络化发展的思考［J］. 陕西农业科学， 2004，（5）.
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