ＥＲＰ环境下企业的内部控制
来源：岁月联盟
时间：2010-06-30
[关键词]ERP；内部控制；采购与付款业务
一、ERP的基本概念和特点
(一)ERP的核心思想
ERP是由美国Gartner Group公司在20世纪90年代初期提出的。所谓EBP(Enterprise Re-source Planning，企业资源计划系统)是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。20世纪90年代，ERP漂洋过海来到，接过了它的前身MRPⅡ手中的接力棒并扩展了MBPⅡ的功能，其核心思想是供应链管理，它突破了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源，融合了企业管理的先进思想与信息产业的最新成果，创造了“管理+IT”的奇迹。ERP不仅仅是一项技术，它还是一种管理思想。因为信息技术只能是一种手段，其本身不会创造任何东西，更不能变革企业管理。
(二)ERP的特点分析
ERP的特点有：一是使组织的主要业务流程集成化和自动化；二是在整个企业组织内共享数据和业务活动结果；三是在实时环境下产生和获取数据。从管理思想而言，ERP系统包含了JIT(准时生产)、SCM(供应链管理)、库存管理等理论。从管理的范围而言，ERP包含了、财务、生产、产品质量、销售、库存和人力资源等模块。一方面，它既可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、维护、财务、成本控制、决策支持、人力资源等有效地进行管理；另一方面，它又可以通过SCM模块加强企业与供应商和零售商之间的合作。这种全方位的管理模式，从范围和深度上为企业化管理提供了很好的帮助。从适用性上看，ERP的使用范围由原先的制造业扩展到高科技、航空与国防、钢铁冶金、零售业、服务、消费品、医疗卫生、公用事业、运输、产业等新领域。
二、ERP环境下采购及付款控制的目标和原则
(一)ERP环境下，采购及付款内部控制体系运行的目标是：
1、保证采购物料能及时满足生产或销售需要；
2、保证采购活动的合法性和性；
3、保证付款的真实性和合法性；
4、保证采购过程数据信息的真实性和有效性；
5、保证管理人员能够及时有效地分析和处理异常状况。
(二)在ERP环境下，内控体系运行的原则
1、职责分离、互相牵制，对不相容的管理或业务岗位进行严格分离和合适授权；
2、根据ERP的特点，保证系统数据的真实性和安全性。
三、ERP在我国实施现状分析
ERP在我国的应用已有多年的，先期应用主要立足于传统机械制造企业内的引进。当时主要是MRP的试验应用，由于ERP管理软件和机技术尚待，我国的经济体制改革尚处在起步阶段，企业管理思想落后，市场竞争环境还未形成，应用效果并不太理想。近期随着国家信息化带动化战略的确立、国内软件企业的推动、国际竞争的加剧，在我国掀起了应用ERP的高潮。
资料显示，我国目前企业实施ERP的动机具有多样性：约70％的企业选择ERP是为了提高企业的经济效益；20％的企业是为了规范企业管理行为和提高企业管理思维；5％的企业为提高企业员工士气；还有5％的企业仅仅为提高企业形象。然而，ERP就像一个烫手的山芋，让人想碰又不敢贸然伸手，目前ERP在我国的实施现状并不乐观。在过去的10多年中，我国企业投向ERP(包括MR-PⅡ)的80多亿元资金有80％左右不见成效。为什么企业使用的ERP失败率如此之高?最主要的原因是ERP系统的导入对企业传统营运体系和管理体系的冲击是根本上的、全方位的、深层次的。ERP的实施绝不只是一项计算机工程，而是涉及企业业务流程重组、理念更新的艰巨的管理工程。据调查资料显示，90％以上的“企业当家人”均坦言从未预料到ERP项目的引进竟会给企业原有的管理体系带来如此大的冲击和挑战。决策层思想上准备不足，员工培训跟不上，管理观念没有及时转变，组织与管理模式没有及时调整，ERP项目尚未实施就已经埋下了失败的隐患。决策人引进ERP的初衷是提高企业的运作效率和市场竞争力，但当发现ERP的引入会对企业既定的管理体系和利益结构产生冲击，尤其是当ERP管理触动某些核心人物的利益而遭到各种阻挠和抵触时，决策人要么缺乏应对的心理和准备，要么因种种利害关系的平衡而不得不将ERP闲置在一旁，不了了之。耗资巨大的ERP系统成了“聋子耳朵”或“面子工程”。这种现象在大型企业尤为突出。大型企业组织机构复杂，管理层次较多，因而改革的难度就更大。中小企业是中国经济的重要组成部分，但根据调查资料显示，目前中小企业实施ERP项目的相对较少，且中小企业中制造企业所占比重较高。
四、以晋江鑫华伞业有限公司为例对其采购与付款业务内部控制进行分析
鑫华伞业有限公司主要从事各种广告伞、礼品伞、晴雨伞、沙滩伞等产品的设计开发和制造。该企业集团实行集权管理，由集团总部集中管理全公司的采购、生产、销售、资金。集团为了改善经营管理，于2004年上了SAP的ERP系统，采用了财务、成本控制、销售管理、物料管理这四个模块，从而使企业实现了物流、资金流、信息流的“三流合一”，一定程度上带来了管理增值。因此，本文以鑫华伞业有限公司为例，介绍其在采购与付款流程控制上的成功经验，并对其采购与付款的内部控制设计提出几点建议。
(一)鑫华伞业有限公司采购与付款业务内部控制流程分析
就采购与付款环节而言，该集团将采购中心分为三个部门：开发部、业务部和综合部。开发部负责新原料、新供应商及供应商的评估管理；业务部负责订单的分配(在采购平台上进行竞价、招投标来分配订单)、订单跟踪到货及采购合同的签订；综合部负责订单制定、请购单初审及付款请款。具体的业务流程及内部控制为：
1、请购。ERP的一个重要作用就是物料需求管理。在ERP系统下，只要生产排程和物料主数据正确，请购计划的分解就可实现。然而，由于我国市场的不稳定，企业的采购也不能完全依赖ERP，许多环节还需要人的管理加以解决。
按照鑫华伞业公司的特点，请购单分为三类：一般物料请购单、特殊物料请购单和部门物资请购单。一般物料请购单是根据正常的销售计划结合库存情况推导来的。特殊物料请购单是据供应商供应能力和供应价格变化、营销活动需要等产生的。这一类计划根据计财部季度销售回款计划、品牌策划部产品升级换代和促销活动规划、科研中心配方更换信息，并综合考虑产品销售状况、物料采购状况等因素制订。这一类物资需求计划对此类销售型企业而言，金额大、弹性强，与企业的战略紧密相关。该集团目前由计划配送部负责每季度和针对重大节假日召开特殊物料准备计划例会，提出特殊物料准备计划草案(以产品品种和数量形式)，经与会部门讨论达成一致意见后，制订特殊物料准备计划，并以《会议备忘》的形式传递与会部门，上报集团CEO。对于由办公部门、固定资产需用部门提出的请购单，则由部门负责人、资产主管部门负责。所有的请购单均由综合部完成请购单的初审，并按物料进行分类、整理。
2、选择供应商。这一环节关键是要做到信息公开，评选流程的公平、公正，其中价格又是选择供应商的重要因素。在鑫华伞业有限公司，与采购有关的询比价、核价、竞价及招投标工作由采购中心业务部组织在采购平台上进行，采购中心主任助理和审计部对日常询比价、核价、竞价及招投标实行管理和监督。网上竞价或招投标物料价格均需采购中心主任签字确认，这种方式基本可以做到透明、公正。
同时采购中心开发部还实行了供应商定期考核的制度，以系统提供的各项指标分析表和相关检测部门提供的物料质检分析报告为主要依据。采购中心开发部设定评分标准对供应商进行评分，并输入系统，生成《供应商评估报表》，将《供应商评估报表》作为选取供应商的一个重要标准。 3、签订订购合同。采购中心业务部与供应商签订订购合同，供应商按合同规定的时间、价格供货，各种运费等费用都包含在采购合同之中。财务人员将合同资料、订购单录入ERP，订购单或合同是ERP中收货、付款的原始依据。
4、验货入库。对而言，验货入库关键是要保证货物的数量和质量。仓库保管员先将送货品种、数量等内容与订单所列内容进行核对，然后开具手工入库单、质检入库通知单，质检人员验货后，出具质检报告；对于合格物料，保管员将质检报告和质检入库通知单一起传递给记账员；如是固定资产，在资产管理模块中做收货；非固定资产，由财务系统中做收货。对于不合格物料，保管人员可根据质检人员的确认当场拒收。
由于集团新投资的产业暂时未上线，其业务处理相对较麻烦。对于这种情况的采购方案是由采购中心综合部在下订单后的两个工作日内将订单清单分不同工厂将数据邮件发给相应的产品供应中心工厂的收货人员。产品供应中心收货人员严格按照发运计划进行收货，在收货后及时在订单中对数量进行记录；每周三、五下午5点30分上传人库并匹配订单的数据给采购中心综合部，由采购中心综合部及时在系统中将入库数据与订单匹配。同时采购中心综合部在物资供应系统中进行订单匹配，并以书面形式将未完成采购申请情况经部门负责人签字后传递到计划配送部，计划配送部据此和工厂物料库存、生产需求情况制订下期采购计划(采购申请)。
5、发票校验。发票校验主要是为企业记账提供依据，ERP中的会计记录是自动生成的。只要基础设置正确，一般不会出现错误。由企业集团采购人员(月末)统计汇总需要开票的入库单，向供应商索要发票，然后将入库单和发票提交给财务会计部，财务会计部核对入库单、发票单据是否匹配。目前这一控制是在系统外进行的，财务人员如果发现发票不合格，则退票给采购中心综合部，采购部门应及时要求供应商重新开票。校验无误后在ERP系统中输入发票，系统自动实现应付账款的记账。同时该企业集团要求财务人员在收或退相关入库单、发票时要与采购中心相关人员办理票据的交接手续，入库单、发票等单据的收集与整理工作由财务会计部完成。
6、付款。在我国，银行系统并没有与ERP完全集成，因此完全意义上的自动付款是无法实现的。采购中心支付给供应商的货款，应先进行发票校验。发生支付业务时，先由请款部门经办人填制请款单。财务人员根据部门预算，进行审批。
银行出纳在经办付款业务时要检查手续是否齐全、请款单上的收款人名称、银行账号等项目。ERP系统中已经存在的涉及供应商、客户类的账号，银行票据系统可直接调用。并由专人负责相关信息的同步维护，银行出纳付款前应检查银行票据系统与ERP系统的账号数据已同步更新并保持一致。所有供应商、客户的账号原则上应只有一个活动账号可以使用，有关账号的变更应取得该单位书面的有效盖章确认函并经企业集团相关部门认可，不使用的账号应予以冻结。
付款经办后，付款票据交由制证会计进行记账处理。期末由指定会计编制银行存款余额调节表，落实、跟踪未达账项。
(二)鑫华伞业有限公司采购与付款循环内部控制风险分析与内部控制设计
在我国与上述企业类似的日化企业有很多，从以上分析可以看出，这类企业虽然采用了ERP，但仍然存在固有的风险，同时ERP也在不知不觉中带来了一些新的风险。
1、从请购环节来看，企业的计划依靠ERP，但是市场环境又决定着他不能完全信赖于ERP，对特殊情况还需要高层领导和财务人员的介入。同时ERP的计划分解还需要确保物料主数据和生产排程等基础数据的准确。
2、从选择供应商环节来看，即使有电子平台，供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个过程还需要用制度加以规范。ERP内供应商的资信、到货率、银行账号与供应商的评估、付款直接相关，供应商主数据也需要专人进行维护。在与供应商签订合同时，财务处采购会计要对采购文件中的各因素进行最终审查，确认其符合规定后方能支付预付款；如果是采购结束后才支付款项，采购会计必须参与采购计划的审核和付款计划的签订。在这点上，该企业集团财务人员在合同签订中的付款审核与监督作用发挥得不够充分。若采购部门的付款计划与财务预算不符，企业可能会发生现金危机。
3、从验货入库来看，实现了收货员、验货员与记账员的分离，可以有效防止可能发生的舞弊。在ERP内部，相关的采购单也会进行自动检查，当差异超过了预先设置的容许界限时(即有关的交货日期和数量)将会被拒收。只有实现了不相容职责分离，这一环节的风险才会降低。
4、从发票检验来看，发票是企业付款的依据，ERP会自动根据发票生成应付记录。该公司由财务人员在系统外进行入库单与发票的匹配，然后输入系统。这一步骤也可以设置在系统内，在财务会计过账环节加以控制即当发票与订单一致时才能过账，每个企业可以根据自身特点灵活设置。5、到达付款时点时，供应商会主动催款，企业也可在系统内设置预警。该公司设立请款控制，由财务人员对部门预算和付款要求核实后给予批准。出纳依据ERP中的供应商信息，银行转账付款或签发票据。这里供应商账号信息的维护又成为了企业需要关注的重点。会计人员依据付款单制单，为了确保业务的准确。建立企业银行间、企业供应商间的对账机制也是很有必要的。
五、ERP环境下采购及付款的关键控制点
由上分析可看出，ERP系统环境下的采购和付款环节，应该设置以下关键控制点：
(1)授权：可以接触采购流程的每一个人员均需要根据内控要求设定其对ERP系统的操作权限；候选供应商信息的录入须得到对数据库的操作授权；订单输入后的修改必须得到操作授权；财务部门对关键数据或凭证的业务操作应该由具有相应职责和权限的人员进行；
(2)审批：手工请购单必须得到审批核准；实体付款必须得到审核批准；
(3)验收：验收部门须严格按照订单和质量标准验收所收物料；
(4)监控：各部门管理人员应随时监控系统运行情况，收到ERP系统自动发出的错误报告或异常情况信息应该及时处理。
六、小结
ERP系统的应用结构可以方便地实现各个不同业务模块之间信息的即时传递，可以使企业的内控体系实时反映运营状况。ERP网络环境的这个特点，具备了实时控制的思想，针对各个关键控制点设定的实时控制手段使企业从传统的发现问题、事后补救，成在业务运行中进行的事前预防和事中控制。网络环境自身的安全性也同样脆弱，任何对企业内部网络系统的破坏都可能会给企业的运作带来严重后果。企业在网络安全上会面临各种控制难题，需要制订相应的措施来进行防范。
总之，ERP系统在企业的应用将会对其内部控制体系产生广泛而深远的影响。ERP的应用并不仅仅是简单的软件系统及其网络的使用，还应该配合企业内部业务流程的优化，企业内部管理体系、特别是内部控制体系质量的提升才能体现其应用价值。企业内控体系的设计和实施都必须根据ERP环境的变化进行各种调整；从另一个角度来说，新环境下内控体系设计和实施的质量也会在一定程度上决定ERP项目实施的成败。在ERP环境下，企业的内部控制体系仍然将是企业管理活动关注的焦点，是企业创造价值、实现效益的基础。
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