我国科技计划项目管理的监控研究
科技项目是科技计划的载体，项目实施能否成功，将直接影响科技计划目标的实现。因此，树立科技投入的风险意识，适时进行管理监督和考核，及时、全面、准确地掌握项目进展和实施状况，是科技计划项目管理工作的一个有机和重要的组成部分。
长期以来，通过各级科技管理部门的共同努力，以及评估评审机制在项目立项、检查、验收等各个环节的实施。专家和中介机构在科技活动中的作用日益突出，有力地推动了科技计划项目管理监控的化进程。然而，由于科技管理体制和监督制约机制还不够健全和完善，科技计划项目的管理活动中仍存在一些问题，缺乏规范的项目监督和实时信息反馈机制，在一定的程度上制约了我国科技管理工作的。
1 我国科技计划项目管理监控的发展过程和现状
对于科技计划项目管理监控的工作，我们历来十分重视，为不断完善对项目实施的监控。保证科技资源的合理配置和计划项目的成功，监控研究也在与时俱进，不断发展了新的模式和方法。
“八·五” 以来，各级科委在科技立法和规章制度建设工作中取得了很大的成绩，起草并颁布了一大批行政法规和部门规章，标志着我国科技法制建设跨入了一个新的时期。特别是“十·五”期间，随着体制改革的进一步发展，推动了科技体制改革的深入，特别是科技管理的法规建设有了大的发展。在项目管理上，以《国家科技计划项目管理规范》为基本规范，制订了《国家科技计划项目管理暂行办法》、《科技项目招标投标管理暂行办法》、《科技型中小技术创新基金项目监督管理实施方案》和《国家科研计划课题评估评审管理暂行办法》等一系列规章制度；进一步规定了对项目活动中进行监督检查，对违反规定的单位和个人分别情况进行责任追究，具有较强的可操作性，加强了各方面的监督作用，推动了监管工作的发展。主要表现为：建立了多层次、全方位的监督制约机制。计划管理部门、经费管理部门、项目管理部门和项目实施管理单位在加强管理和协调的同时，在不同层次上加强监督制约；充分发挥监察部门、社会中介机构、社会舆论等外部监督作用，实现对科技项目申报、审批、管理、验收和科技经费的配置、管理、使用等全过程的监督，并使之制度化。
各省市科技管理部门除进一步规范和完善为各类科技计划相配套的管理办法之外，还依据当地实际，制定了专门的对项目实施过程的管理办法。为实施对科技计划项目的监理制提供了可操作的规章制度，对项目的监控发展了新的监控管理办法。
2 我国科技计划项目管理监控的运行机制、主要特点和监控内容
从我国科技计划、项目管理的监控机制上分析，目前大致可分为以下三种机制：
2.1 行政监控机制。这种监控机制适用于各省市科技厅。其主要特点是：按科技管理职能的相应部门负责对项目实施过程进行监控。各职能部门根据科技计划项目管理办法开展监控工作。在监控组织形式上有：(1)科技部门和财政部门联合组成的专项资金监管小组。(2)科技部门相关处室组成的联合检查组。(3)科技部门相关处室独立与行业专家组成的检查组。
监控的具体职能和内容为：对项目的实施情况每年不少于一次进行检查。项目检查以面上检查为主，重点抽查为辅。重点跟踪项目的开发进度和阶段成果情况；监督检查项目资金匹配落实和专项资金经费使用情况；了解项目实施中存在的重大问题，并监督落实相应处理措施。
2.2 受行政主管部门委托的专家小组监管机制。其主要特点是：结合科技计划管理体制改革，设立了专家组，以及计划项目管理中心。在管理上形成了由政府负责宏观目标的决策、政策和措施的制定，领域专家委员会负责咨询、监督和评价，主题专家组负责技术决策和项目管理中心负责过程管理的体制。这个行政、专家和管理中心三方各负其责相互支持、相互制约的管理体制。监控的具体职能和内容基本上与第(1)点相似。监督委员会实行任期制，每届3年。
2.3 行政主管部门委托的专业管理机构监管机制。由行政主管部门委托有资格的管理机构进行监督管理，管理机构对项目实施负责全过程监督管理，定期向科技主管部门报告项目进展情况和管理建议。其主要特点是：按照运作市场化、管理规范化、人员专业化的原则，建立专业化的管理机构，对受委托的项目管理范围和领域进行监管。管理机构作为中介机构坚持独立、客观、公正、及时的原则进行项目的跟踪管理，且不干扰或干预项目的正常实施。监控的具体职能和内容为：以目标管理和过程管理相结合的方式承担各类计划项目跟踪管理的日常工作，实施各类计划项目的追踪和绩效考评，跟踪项目进展及经费使用情况，组织专家对项目资助和研究开发情况进行考评，对项目实施过程中的风险进行评估，根据项目任务节点的完成情况，提出项目继续执行、调整执行、终止执行的建议。
3 我国科技计划项目管理监控的绩效与问题
3.1 监控绩效。上述各种监督控制的运行模式，都不同程度地获得较好的管理效果。如国家科技部根据“九·五” 期间对863计划项目的实施情况，于2002年8月正式成立了由9名院士组成的863计划监督委员会，负责受理对863计划课题评审和计划执行中发生问题的投诉、举报，并对863计划管理过程进行监督检查，未发现重大管理问题，表明管理机制创新取得良好效果。
湖北省科技厅针对长期以来重立项、轻管理的科技管理部门的通病，2003年委托武汉市科技咨询评估中心对l6个“十·五”科技攻关重大项目的128个课题进行了中期评估，结果有l3个课题评为一般，被亮黄牌，有3个课题定为较差被停止执行。这一做法在全省科技管理部门和科研人员中引起了较大的震动，此举对项目承担单位是一种督促，可以更有效地促进项目合同的执行。
实践证明，加强对项目的监督检查，使科技管理部门了解计划项目运行的状态、地方资金结构的问题，为项目调整和滚动支持提供了依据，使科技计划项目管理逐步做到科学化和高效率。
3.2 监控工作中目前存在的主要问题和主要原因。科技项目管理总体上是严格的，总体状况是好的。但由于在机制、制度、管理等方面还不尽科学和完善，因而不同程度地影响了科技管理工作的质量和效率。
3.2.1 主要存在问题为：
(1)管理分散。由于科技计划项目监督管理主要由计划部门和相关处室共同负责，因而在实施监督中缺少真正的负责部门，加之相关处室分别对项目进行监督，有关项目实施进展情况和实施变化的信息系统不够完备，互通情况不够，使计划管理部门不能及时掌握项目实施过程。
(2)重立项、轻管理。科技管理部门重在资金分配，轻过程管理。由于受人力和时间的多种因素限制，只能对重大项目进行监督，项目检查容易走过场，监管不到位，多为短期行为，缺乏全过程的动态监督。
(3)监督管理办法简单。项目实施监控信息的采集依靠两种方法，一是项目承担方填报年度项目执行情况统计表，二是管理部门的抽查。检查的对象、时间、内容没有制度化，监督缺乏体系，往往很难全面、深入地了解项目实施过程的真实情况。
(4)管理观念落后。缺乏有效的监督控制机制和办法，办法生硬，缺乏适当的及时的调控能力，监管的工具和技术相对落后。
3.2.2 产生问题的原因。从项目监控存在的问题上分析，可以认为产生的原因主要是两个方面，首先反映为认识缺陷和技术缺陷。
(1)监管法规和制度不健全。大多数省市科技厅把对项目的监督作为一项内容，归入科技计划项目管理办法之中，操作性不强，对监督的职能、职责、要求、措施、内容、办法、标准缺乏严格的确认和规范，管理分散，管理者可监可不监，可多监可少监。
(2)监管观念落后，管理方法生硬，对管理的功能认识不清。管理者往往认为是一种管与被管和的关系。然而，监管的观念是，项目监管的职能实质上是为项目相关各方提供多方面的支持，项目监管将不仅仅是监管，应该是监管加咨询，也许更多的是以咨询和服务的身份参与项目的实施中去。而目前的监管观念还未充分认识到这些。
(3)项目监管缺乏科学性。长期以来，科技部门对项目的监督检查多是根据当年的工作忙闲情况，在年内的某一时段集中多部门进行一次大检查。这种检查违背了项目运行的科学。每一个项目均有自身的运行周期，每个阶段的控制节点才是有效监管的关键点，集中大检查的作法，是对项目运行缺乏理解，浪费监督资源。
(4)监管缺乏明确的程序和方法论，缺乏信息化、化管理方法。对进度控制、质量控制、风险控制等科学方法得不到应用，在遇到问题时，缺乏规范的科学的方法来处理。
3.2.3 运行机制缺陷。目前我国各级科技管理部门对项目的监控，主要采用的是行政监控方式及专家小组监控方式，其利弊也是明显的：
(1)关于行政监控机制的利弊。有利方面：管理人员直接进行监督，对管理工作比较熟悉，容易发现项目实施中的问题；监督与控制相结合，管理效率高，管理成本低。不利方面：立项和管理合一，立查不分，容易出现管理的偏差和腐败；由于行政管理部门的工作较多，对项目的监管往往是临时性的，短期行为，监管不到位，难以实现全过程管理；不利于政府职能转变和宏观管理。
(2)关于受行政主管部门委托的专家小组监管机制的利弊。有利方面：由具有专业知识的专家进行监管，利于发现项目问题；专家小组相对公平、公正，评价较为客观；行政部门可以摆脱过多的日常管理事务，有利于宏观管理。不利方面：专家也是项目承担者，有利益相关性，影响评价的公正性；专家监管也非本职工作，往往也是临时性的短期行为，难以实现全过程管理；专家监管缺乏专业化、规范化。
4 新时期科技计划项目监控管理的改革建议
新时期科技计划管理体制改革，推动了科技体制的创新，随着政府职能的转变，社会中介机构的和逐步成熟，对科技计划项目的监管工作获得了明显的发展和进步，科学监督的认识也已有了较大的提高。
首先，科技计划项目管理监控应是开放的、多元组织的共同协作，是政府、机构和公众的共同监督。其次，科技计划项目的监控应属于过程型监控，需要在项目的实施过程中进行动态的监控。再之，应从监控法规、协作团队、监控标准、信息体系和监控方法、监控对象等方面建设完备的监控系统。
为进一步使项目监控管理的科学化、制度化和规范化。提出如下改革建议：
4.1 完善政策法规和监控责任制，依法管理。计划项目的实施应有相应的管理办法作保证，严格的管理制度、管理程序以及明确的各管理主体的职能、职责、权利和义务，是确保科技计划目标得以实现的基础，项目监控系统应以这些法定文件为依据，从项目立项至验收的全过程都应遵守管理法规，依法管理和监控，因此，建立健全计划项目的管理办法有利于科学规范管理。
对于项目的监控，可以认为监控的责任不是由一个监管单位独立承担的，而是由项目的实施关联者共同承担的。因此，在设立项目的初期就应该明确各工作流程、各工作层面的有关单位、人员应负的监控责任，这其中包括行政管理部门、项目委托管理者、项目实施者和社会中介机构。为了避免监控缺位和纠纷，应建立硬约束的监管责任制，保证监管工作的有效性。
4.2 建立的运行机制， 实行委托的专业机构监管模式，保障项目监控的有效运行。项目监控活动应置于动态全过程的监控范围，改变目前主要依靠临时检查和专家小组监管的方式，由人员监控变为系统监控。
近年来政府科技投资出现不断增长趋势，政府要管的重大项目也日趋复杂，因而，政府对项目的监管难以到位。为了提高监管工作的质量，不应提倡政府内部建立庞大的监管机构，具体的监管工作可以通过由政府向社会中介机构订立合同的方式开展，中介机构在履行合同的基础上实施项目监管，保证监管工作的质量。
科技中介组织具有不可替代的功能和作用，科技中介组织作为科技宏观调控的中间环节，能替代政府延伸行使部分社会职能，其所具有的沟通作用、调节作用、监督作用、代理作用、服务作用、组织协调作用，可使政府的意图体现在微观的科技运行过程之中。科技计划项目的实施周期一般为1—3年，通过引入中介机构参与管理，可加强对项目实施全过程的动态监督，并根据国家和地方的需求、市场变化和执行情况，适当调整计划内容，项目目标和经费配置。
因此，充分利用科技中介组织的作用，加强和完善科技计划项目的监督与控制，已成为主要的方向，其项目监管的主要职能为：
(1)对行政管理者负责。对正在实施的项目进行监督，帮助行政管理者正确的完成项目，主要起到咨询、服务和建议的作用。
(2)对项目承担者进行监督和咨询。对项目实施过程进行全程的监督，同时对项目承担者的一些问题能够提供咨询，对重大问题能进行协调和解决。
(3)充当行政管理者和承担者的沟通桥梁。对项目中出现的问题，应主动与行政管理者和承担者进行沟通以解决问题，特别从一个公平公正的第三方的立场来阐述问题的本质。
科技计划的监控，涉及项目评估评审、项目进展调查、财务管理核算、组织协调、信息资料统计分析、决策建议等，有大量的日常事务性工作。因此，建立受行政委托的监管机构，将项目监督工作从行政管理中分离出来，发挥市场作用，以杠杆和适当的行政措施进行指导性开放性管理，有所为，有所不为，既有利于监控工作的正常进行，又有利于行政宏观管理。可有效地改变重立项、轻管理，管种不管收，监管不到位的现象，使对项目的跟踪管理、全过程管理得以实现。
从科技管理工作的发展趋势和管理分析，应用市场化方法，由受委托的专业化规范化的第三方机构实施对项目的监督管理，是一种较为科学的监管运行机制，效果也最好。
4.3 建设科学的项目风险监控体系，提高监管的科学性。由于项目实施过程的不确定性，因而导致项目管理过程中存在着各种各样的风险，如果不能管理和控制这些风险，就会给项目带来很大的损失，同时也给政府的科技计划及经济发展带来损失。
应用风险监控的科学方法，采用节点检查制度，通过跟踪项目的实施过程，可以识别项目的风险，即识别剩余的风险和出现的风险。预测未来风险，评估风险级别，修改风险管理计划，提出风险控制决策，评估风险控制效果等一系列风险管理过程。
传统的监控模式多数为结果型监管，一般在问题突现后才开始对项目监督检查，此时的纠偏，事倍功半，损失较大。合理的监控体系应属于过程型体系，在项目的实施过程中进行动态的监控，这样便于及时发现问题和得到纠正，将损失减少到最小，保证项目目标的实现。
4.4 根据科技项目的不同层次和重要性，采取不同的监管形式。从项目的科技经济关联度，依据项目的重要性、急迫性、样板性、复杂性和经费数额等，可将计划项目分为三个级别：“重大、重要、一般”，对不同的级别，监控关注的程度不同，方式不同，以提高效率降低成本。
对于重大项目(重大计划、重大专项等)，大多关系到科技经济结合的大项目，资金投入较大，应作为重点监管的项目。对于重要项目和一般性项目，其监控力度比重大项目降低一定的档次。委托专业的中介机构进行监管，以保证监督的科学性与实效性。在监控指标体系的建设上，应制定较全面的完备的监控指标、评价方法、评价工具，对项目的实施全过程实行动态的监控，采用节点监控法，使管理层清楚了解项目的实施情况和发展趋势。
4.5 积极培育项目监管中介机构。监督机构和监督人员是实施监督的主体，也是监督结论的责任者。监督机构的信誉、能力、经验以及监督人员的素质都是决定监督质量的关键因素。同时也必须明确科技监督机构必然是独立于决策部门或科技管理部门以外的专业机构，其监督结论也是这个机构在科学、客观、公平、公正原则下独立做出的，这是从机制上保证监督质量的必要措施。但监督机构的独立性只是这种保证的必要条件，而不是充分条件，监督机构要通过自身建设的不断完善来适应监督事业的发展。
项目的监督需要监管团队具有良好的技术背景，很好的项目风险预警能力，很好的协调解决问题的能力和项目管理知识。需要管理规范化、科学化、专业化的监管团队。
为了达到科学监管的目的，需要政府部门积极、主动地培育项目监管中介机构。
4.6 全面引入现代化技术手段， 实行化监管体系。科技计划项目的类型多样，为了提高监管效率，必须应用现代化的项目管理技术，充分利用现有的信息技术平台，创造项目监管体系。可由目前国内外一些软件开发公司开发的项目管理软件中选择合适的，或组织软件公司开发适用的管理软件，做到既可以满足项目管理各层次、级别人员对项目执行情况的需求，从项目管理最高领导层到具体的项目管理人员均可以共同使用项目管理信息系统，又能对项目进展情况进行全面的监督和控制。
