电力企业资金结算工作的信息化道路探索

【摘要】以远光财务管理新纪元系统为代表的核算软件已在电力系统内大面积推广，但在实际使用过程中，远光系统不能支持票据打印、多账套数据汇总查询、资金实际余额查询等功能。针对上述问题，笔者结合实际情况开发了资金结算系统，通过资金流、信息流和信息技术的有效结合，实现了对企业银行账户、现金流量、现金存量的统一监控和管理，完善了企业资金管理的建设，可在电力企业内大力推广使用。
　　
　　企业已步入信息时代，如何更有效的利用信息工具，结合企业财务管理系统推动企业全面，已经成为企业界关注的热点问题。本文从财务信息系统的实用性角度探索电力企业资金结算工作的信息化问题。
　　
　　一、系统开发的背景及意义
　　
　　目前，全国电力行业企业均已实现了财务信息化。以广东远光软件股份有限公司开发的远光财务管理新纪元系统为代表的核算软件专门针对电力行业企业而开发，具有很强的实用性、安全性及普遍性。该软件已在国家电网公司总部及所属的二十多个区域、省级电网公司以及多个电力集团公司内大面积的推广和使用。但在实际使用过程中，发现远光财务管理新纪元系统中的账务处理系统在提供凭证处理、对账处理、期末处理、账簿管理和数据查询等功能的同时，尚不支持下列功能（针对远光财务管理新纪元2.1版本）：
　　（一）不能提供实际库存现金余额和实际银行存款余额的查询功能(由于凭证从制证到收付款项过程中存在传递和实际收付的时间差，由此产生了实际的现金、银行存款余额与账务处理系统中的余额不符)；
　　（二）不提供票据打印功能；
　　（三）不能提供多账套数据汇总查询功能；
　　（四）不能提供备查簿（例如支票登记簿）的查询、打印功能；
　　（五）在自动生成银行存款余额调节表后不支持打印。
　　针对此状况，笔者结合国电太原第一热电厂（以下简称太一）的实际情况及远光账务处理系统开发了企业资金结算系统。本系统与远光系统配合使用，可以较好地解决上述问题，同时有效完善企业资金管理网络的建设，加快企业信息流与资金流的统一。通过实时监控、检查监督，对企业银行账户、现金流量、现金存量进行统一管理和有效配置，为企业经营发展提供高效、便捷的资金管理体系支持。
　　
　　二、系统方案设计及功能应用
　　
　　（一）系统开发平台
　　开发工具：VISUAL FOXPRO6.0、EXCEL2003；
　　运行环境：window2000、winxp操作系统。
　　（二）方案设计
　　企业资金结算管理系统方案是在调查企业在资金结算过程中实际需求的基础上，全面规划、制定整体规划模块，如图1。
　　
　　（三）系统功能设计及应用
　　本系统共包含8个功能模块，分别是系统设置模块、数据导入模块、打印模块、数据查询和修改模块、资金状况一览模块、账务处理模块、余额调节表自动生成模块和基础数据生成模块。
　　1.系统设置模块
　　此模块下有账套设置、账户设置、数据备份、设置报警期限等功能。
　　（1）账套设置。初次使用本系统的用户可以在此模块下设置核算单位，如果存在一个使用单位下设多个核算单位时，用户可以设置多个账套，并可为每个账套设置简称。如：太一存在两个核算单位，分别是国电太原第一热电厂和国电太一发电有限责任公司，须设置两个账套，简称分别是五期和六期。
　　（2）账户设置。在每个账套下用户可以按照在远光财务管理系统中设置的账户来设置账户，账户代码要与远光中科目代码相同，并为每个账户设置简码。例如：太一五期银行存款收入户账号为0502126129022142105，在远光中的科目代码为100208，简码为5701，则在资金结算系统中账户代码应设为100208，简码为5701。
　　（3）数据备份。利用此模块用户可将系统数据库进行备份，以确保在出现系统故障时对数据库进行恢复，保证系统安全可靠的运行。
　　（4）报警设置。企业会经常发生借用支票、借款等业务，但由于借款人或借支票人不能及时归还或报销，给企业造成过多未达账项或较长时间的其他应收款项，且此类业务人工管理效率较低，通过本模块可以设置借支票和借款的超期报警期限，例如存在超期未报销等业务时，系统在登录后会自动报警并可以查看超期业务明细。如图2所示。
　　
　　2.数据导入模块（如图3所示）
　　
　　（1）数据导出。此模块结合远光账务管理系统而编制，为了便于用户从远光系统中导出数据，特别添加了进入远光账务系统的快捷图标，如图三右下角所示。
　　（2）数据导入流程。导入流程先利用远光账务管理系统把指定期限内的现金和银行存款的记录导出到EXCEL表中，再通过本模块把已导出的EXCEL表中的数据导入至本系统，在导入过程中系统会自动判断导入的数据是否是现金和银行存款记录，如存在多个单位的情况下，能自动判断是否是某个单位的数据。如：太一设置两个账套，在导入数据过程中系统会自动判断所导入的数据是否符合用户所选择的导入账套。
　　（3）对已修改数据的处理。在实际账务处理过程中，会发生对已经制作的凭证进行修改的情况，有些已经导入的数据有可能已经被删除或覆盖，此时系统会自动提示，并把被删除或覆盖的凭证自动记录，用户可根据提示进行操作。
　　3.打印模块
　　此模块分为四部分，分别是现金支票打印模块、银行转账支票打印模块、支票登记簿打印模块和银行存款余额调节表打印模块。
　　（1）现金支票打印。利用本模块可进行现金支票打印，系统中自动生成所选择的单位、开户行和账号，只需输入金额及用途即可进行打印。
　　（2）银行支票打印。快捷打印：系统将自动生成开票日期（打印日期）、开户行、账号，并会显示所有未打印的记录，使用时选择需要打印的凭证，其金额的大小写会自动生成并显示出来，再输入收款人单位、收款人开户行、收款人账号、支票号、用途即可打印支票，在输入对方单位时用户可以利用单位拼音简码方式输入。自动记账：在打印支票后，系统将对所选凭证自动记账，并记入支票登记簿，同时界面下方窗口中的记录将被更新，刚打印过的凭证将不存在。多功能打印：本模块还支持用户合并打印和分拆打印，如多张凭证同时给付同一企业可利用合并打印，合并后的金额将自动生成；如一张凭证给付多个企业可利用分拆打印，分拆打印具有自动判断金额正确性的功能。其他功能：系统还具有重复打印和打印不记账功能，选择重复打印将把已打印过的凭证显示出来，打印不记账是仅对所选凭证进行记账，不对记录进行打印。如图4所示。
　　
　　（3）支票登记簿和余额调节表打印模块。选择起止时间、账套和账户可实现对所需内容的打印。
　　（4）打印参数设置。可通过此模块自行选择打印方式及各种打印参数，包括先预览后打印和直接打印方式。设置打印页面上边距和右边距的功能，以及选择EXCEL文件路径和设置打印内容与EXCEL文件对应位置的功能，帮助用户实现多种支票的打印功能。
　　4.数据查询和修改模块
　　此模块可查询和修改各个数据库中的相关记录。
　　5.资金状况一览模块
　　本模块提供查看现金和银行存款的收支状况。
　　（1）现金状况一览。反映各账套的当月及其它月份现金情况以及汇总情况。具体内容包括，月初余额、远光本月累计支出、企业实际累计支出、支出差额，远光本月累计收入、企业实际累计收入、收入差额、库存现金余额、远光账余额等。实际库存余额与远光系统余额如不同，此时的远光系统余额也可以理解为目前的现金余缺额。另可选择账套查询企业实际累计支出、企业实际累计收入、支出差额、收入差额明细等。见图5。

　　
　　（2）银行存款状况一览。其反映各账套每个账号的当月及其它月份银行存款状况以及汇总状况，具体内容分别为月初余额、本月累计收入、本月累计支出（其中包括已开支票金额和未开支票金额）、银行存款账面实际余额、远光账余额。另可选择账套查询已开支票、未开支票和收入款项明细等。见图6。
　　
　　6.账务处理模块
　　本模块分为记账、报销和支票作废子模块。
　　（1）记账模块。此模块实现对现金凭证或银行存款凭证进行记账。其中现金记账主要是用户在收付每笔款项时进行记账，凭证被记账后将从支出差额、收入差额项目中转到支付累计与企业收入累计项目中。银行存款记账针对各种不须开具银行转账支票的凭证如划款、取现等凭证进行记账处理，使其从未开票项目转到已开票项目中。
　　（2）报销模块。当已借用的支票报销时，可根据此模块进行支票报销，此模块支持一张支票对应多张凭证的报销功能。凭证报销后将自动记账，记入支票登记簿并记录报销时间。
　　（3）支票作废模块。如支票发生填写错误、退回等现象，导致支票作废，利用此模块可把已开具支票标记为作废，并可重新填制支票。
　　7.银行存款余额调节表自动生成模块（见图7）
　　选择要生成的银行存款余额调节表账套、账户和起止时间，输入对应银行数据库（此数据库为银行对账单的数据库，太一银行对账单数据库是结算中心提供的foxpro数据库），系统将进行自动对账，并提示是否对账成功。无论是否对账成功，均可得出对账结果，并可查看未达账项的明细。
　　8.基础数据生成模块
　　
　　此模块包括人工或自动生成各账户期初余额、余额调节表期初数据等。
　　9.其他功能
　　如财务部门在内部联网的情况下，此系统可以在企业财务负责人使用的机上进行安装，使其能随时掌握企业的资金状况，便于进行资金的有效配置。
　　
　　三、系统运行情况分析
　　
　　（一）运行情况
　　太一应用资金结算系统两个多月以来，获得了显著成效：第一，资金结算系统易于操作，工作效率明显提高；第二，加强了对企业资金结算活动的管理，企业内控制度得到了良好的贯彻；第三，财务从“核算型”向“管理型”的得到了有效的推动。
　　资金结算系统结合远光软件开发，易于操作、实用性强。笔者认为，随着系统的进一步实践，其功能将更加完善，可在电力行业企业内推广使用。由于其可同时了解企业各核算单位的资金状况和汇总状况，对存在两个或两个以上核算主体的同一单位更加实用。
　　（二）目前系统存在的问题及解决办法
　　1.随着新凭证的不断制作，用户需及时进行数据导出和数据导入，虽操作较简便，但还是比较繁琐；另外结算系统中的账簿情况所反映的是某个时刻的资金状况，与远光的资金状况可能存在偏差，需要及时更新数据来解决。如果此系统能直接连接到远光数据库，那么即可完成数据的实时更新。
　　2.由于系统自设计开发至投入使用时间较短，在使用过程中还存在一些问题，笔者现已设计出错误报告模块，系统出现错误后将会自动记录，并提示用户是否报告给开发人员。
　　3.资金结算系统所显示的“银行存款实际余额”可能与真正的银行存款余额不符，这是由于存在未达账项的原因。但其所反映的累计支出包含已开票和未开票的数据，是对企业银行存款支出状况的实际反映。
　　笔者开发资金结算系统旨在抛砖引玉，对电力行业企业资金结算工作的信息化道路进行探索，通过将资金流、信息流和信息技术相结合，提高企业财务信息化程度，提高资金效率和资金管理水平，加强资金监控，支持企业发展。此系统开发至投入使用仅两个多月，边开发边测试，目前仍存在许多不足，望广大专家、读者、会计从业人员予以指正。