职能部门入手审计法初探

职能部门入手审计是将职能部门的业务记录和财务部门相应的记录相互印证、核对，从而获取审计证据的一种审计方法。这种审计方法以组织管理系统为基础，把企业管理体系中职能部门的工作与会计部门的工作有机地结合起来。职能部门入手审计法同账簿入手的审计法相比，克服了对会计报表完整性难以证实的弊端；同内部控制制度入手的审计法相比，具有操作简单，结论可靠的优越性。笔者通过审计实践认识到，职能部门入手审计法，有其存在的理论基础，实务操作可行，是会计报表审计的一种新方法。

一、职能部门入手审计法的理论基础

企业按职能设置组织机构是企业经营及其组织管理体系的客观要求。企业是以盈利为目的的组织，财富最大化是企业管理的目标。企业同时又是一开放性的系统，提供社会所需的商品和劳务，向社会采购所需的生产资料，向政府交纳税金，并为满足财富最大化目标向社会投资、融资，进行资本化经营。

职能部门根据企业类型、规模、经营特点设置，体现了分工原则，有利于提高效率，但按职能设置组织机构也有其缺点：职能部门之间存在着“界限”，相互之间沟通有一定困难，很难做到协调配合；重视本部门的利益和目标，对企业的整体利益和目标的重要性认识不足。会计部门的基本职能是反映，即通过会计核算，提供经济信息。会计核算程序的特点，决定了会计所反映的经济信息主要来源于其他职能部门，它更加需要和其他职能部门的沟通，需要其他部门的配合。

虽然会计报表反映了企业的经济信息，但在企业内部，经济信息还可从其他职能部门获得，且董事会或企业管理层往往更注重从其他部门获得所需经济信息，这是因为其他职能部门提供的信息更专业、更原始、更可靠，而经过会计加工的信息可靠性相对较弱。职能部门入手审计法顺应企业经营管理的要求，从会计核算的前道工序，即经济信息的源头上开始，得到第一手的、更加真实和完整的经济信息，并通过和会计报表相互核对、纠偏，获得可信的经济信息。

职能部门入手审计法账户入手审计法和内部控制制度入手审计法一样，都有其理论基础。账户入手审计法的理论基础是建立在相信财会部门工作人员的专业水平。敬业精神、会计记录的基础上；内部控制制度入手审计法的理论基础是建立在企业内部控制制度健全有效，内部控制主体有能力且诚信的基础上；职能部门入手审计法的理论基础是相信企业设置的职能部门，能够满足企业管理的需要，相信职能部门工作人员的专业能力、职业道德。职能部门的人员由专业人员或有经验的人员组成，企业经济核算要求职能部门必须提供经济信息的基础资料（即有关经济业务预测、实施、记录等资料）。这些资料是最原始的资料，专业性更强，证据上更为可靠。

职能部门入手审计法能够有效发现故意舞弊行为，因为故意舞弊的参与人越多，作弊就越困难，而职能部门入手审计法则正是利用多个部门的业务记录，来验证会计报表项目的真实性。合法性，从而充分发现被审计单位的舞弊行为，最大限度地降低审计风险。

二、账簿基础审计法和制度基础审计法局限性

（－）账簿基础审计法的主要目标是会计报表的真实性，难以实现会计报表的完整性审计目标

会计报表的真实性和完整性是会计报表信息质量最基本的要求，也是会计报表审计要达到的审计目标。会计报表的真实性是指会计报表上所列示的必须是会计主体确实已经发生的、真实经济业务的反映。会计报表的完整性是指会计主体事实上已经发生的经济事项，按照客观性原则，必须全面地在会计报表上进行反映。

账簿基础审计法，是以反映经济业务的会计报表、账簿、凭证等会计资料为基础，规划和实施审计的方法。它具体运用这种审计方法团依据的是原始凭证，评价的是会计报表，审计过程基本上没有脱离财务会计部门，只要原始凭证、会计处理方法无误，即可作出会计报表是真实的结论。而对那些已经发生的、没有进行会计核算、没有会计记录的经济业务，则无法进行审计，因而对会计报表是否完整就无法判断。

会计报表不完整，不仅造成小金库泛滥，国家税收流失，并且严重影响了企业投资者、债权人等报表使用者的正确决策，潜在着很大的审计风险，仅从账簿入手的审计方法已不能满足社会主义市场经济的要求。

（二）内部控制制度入手审计法，在很大程度上能够保证会计报表真实、完整，但调查、测试、评价过程复杂，需有一定的职业判断

设置内部控制制度的目的和审计目的有一定的差异。内部控制制度的主体是企业管理系统的职能部门和经办人员，客体是企业内部的经营管理活动，因而内部控制制度的目的与企业管理的目的有一致性，主要是维护企业财产的完全、完整，保证企业经营管理活动的性、效率性和效果性。因为董事会及管理部门完全可以从财会部门以外的企业其他职能部门获得更专业的、更可靠的信息，而对于信息的真实性，董事会及管理部门并不看重，而这一目标恰是审计的主要目的，是外部投资人、债权人、税务部门的需要。而保证会计信息的真实可靠这一目标有时是和董事会、管理部门的要求是背道而驰的，内部控制制度是否有效，取决于董事会和管理部门对内部控制制度的态度和意识，取决于职能部门人员的能力、诚信和道德，取决于组织机构的协调及相互之间的信息沟通，并被内部控制制度的成本和效益所困：建立组织机构是为了有效地进行生产经营管理，如果为了前者而牺牲后者的话，控制的成本将会大得无法承受。

内部控制制度人手的审计方法，主要目的是减少审计工作量。但实际操作起来比较麻烦，并且存在这样的情况：前期做了大量的符合性测试工作，结果表明内部控制制度不可依赖，浪费人力物力，加大审计成本。而正常运营且内部控制制度完善的企业，如果要作弊，仅仅几笔账务处理即可满足其需要，这同企业整个浩繁的大量的会计记录比较，完全可以忽略不计，由此可见通过符合性测试判断内部控制制度可依赖性也存在着不小的风险。

三、职能部门入手的步骤及要求

一般来说，职能部门双方或多方的业务记录与会计报表项目核对一致，即认为会计报表反映真实、完整；若核对不一致，分析并查明原因，如对企业的销售收入审计，可将销售部门的销售业务记录（如销售台账、销售合同执行情况登记簿等资料），按照会计核算口径进行分类汇总，用此结果和财会部门“销售收入”、“应收账款”科目核对，若核对一致，即可判定销售收入及应收账款会计核算正确；若有差额，审计人员应同企业销售部门和财会部门的经办人员核对，分析原因，查找具体差错数额，并进行认证。

（一）职能部门入手审计法的步骤

第一步，取得企业组织机构设置图，了解组织机构中各部门的职能及经济业务活动；

第二，对有经济业务活动的职能部门，详细了解内部人员分工，了解经济业务活动的记录情况，并取得职能部门有关经济业务活动记录；

第三，了解财会部门会计报表、会计账簿对相关经济业务如何分类反映，并和从业务部门搜集到的数据进行核对；

第四，若双方数据核对一致，即可确定账簿记录正确，若双方数据核对不一致，对与该项业务其他关联部门的记录继续核对，查不一致的原因及其产生的差额；

第五，对核对出的差额进行调整，确定审计结果。

（二）运用职能部门审计法的要求

1．索取职能部门的业务记录应与索取财务部门的会计资料同时进行，若先索取会计资料，在审查账簿过程中再索取职能部门的业务记录，将会造成被审计单位财会部门的误会，给索取职能部门的资料造成困难。

2．由于职能部门和会计部门双方经办人员对各自的业务比较熟悉，核对过程一般要求由双方经办人员共同参与，这样既可提高工作效率，又便于对结果的认可，纠正错误的记录。

3．审计工作可根据企业管理组织机构的职能部门进行分工。如生产性企业，一般设置有销售部、供应部、生产部、财务部、人事部、行政部等，审计分工应针对业务部门的特点，安排审计人员，搜集各部门的业务资料，通过分析、审查、，将结果和财会部门会计记录进行核对。

4．职能部门入手审计法的核心是对反映经济业务的会计部门和执行经济业务的职能部门的记录进行核对，主要工作量体现在双方记录不一致即数据差额的核对上。差额有正常差额和不正常差额：正常差额是由会计分期原则、未达账项等引起的。对这类差额，按照会计原则和口径调整一致即可。不正常差额包括漏记、重记和故意弄虚作假、徇私舞弊等，对这类差错，要分清原因和性质，不仅要求调整账项，还应按有关财经法规规定处理。